2008年初，筆者參與了公司開發(fā)測試系統(tǒng)集成項目的建設(shè),并擔任該項目的項目經(jīng)理。本項目的建設(shè)是為了妥善處理好公司業(yè)務(wù)創(chuàng)新、技術(shù)進步與可靠技術(shù)保障之間的關(guān)系,通過采購一批新的設(shè)備,建立獨立的開發(fā)與測試環(huán)境,并將其與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離,以實現(xiàn)減少發(fā)生技術(shù)故障隱患的目的。本次項目采購數(shù)額較大,且涉及的設(shè)備種類包括網(wǎng)絡(luò)、主機、存儲等多種類型和型號。因此為了保證采購的設(shè)備滿足開發(fā)測試系統(tǒng)需求,盡量降低采購成本,保質(zhì)保量按時完成系統(tǒng)集成項目,就必須合理運用項目管理中的采購管理理論知識,以確保項目采購的順利成功進行。
采購在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，因為購進的零部件和輔助材料一般要占到最終產(chǎn)品銷售價值的40%~60%。這意味著，在獲得物料方面所做的點滴成本節(jié)約對利潤產(chǎn)生的影響，要大于企業(yè)其它成本—銷售領(lǐng)域內(nèi)相同數(shù)量的節(jié)約給利潤帶來的影響。所謂采購管理（Procurement Management），是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學管理。采購管理包括采購計劃、訂單管理及發(fā)票校驗三個組件?！?/span>
一、制定采購計劃
根據(jù)采購管理理論,在采購前必須制定詳盡和實施性強的采購計劃,這樣才能保證采購工作能按計劃順利實施。而在制定采購計劃時,又可以按照以下三個步驟具體實施。
1、采購分析
在采購分析中,主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較,并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)。采購分析在項目管理節(jié)點上,應(yīng)該是項目規(guī)劃和項目方案已經(jīng)產(chǎn)出,采購需要根據(jù)方案做充分采購預算、步驟及順序。
其過程是,分解方案,分解方案任務(wù),列舉采購元素。在這個過程中,分解要細,估算要準,否則采購就會出問題;采購不足,或者采購過量,都會帶來麻煩。
在本文項目建設(shè)中,筆者首先完成了開發(fā)測試系統(tǒng)的詳細設(shè)計方案。在設(shè)計方案中,我給出了開發(fā)測試系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)圖和主機存儲架構(gòu)圖,明確了系統(tǒng)架構(gòu)建設(shè)的需求。另外,還在設(shè)計方案中寫明了結(jié)構(gòu)圖中每一個網(wǎng)絡(luò)、主機及存儲設(shè)備的詳細配置、性能和功能要求。
事后證明,如果不是當時方案細節(jié)分析到位,采購到的產(chǎn)品很可能無法滿足開發(fā)測試環(huán)境的需要。因此充分的采購分析,是大型項目建設(shè)必不可少的,需要做得全面和具體。
2、合同類型的選擇
當決定需要采購時,合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點,因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方,同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵;賣方的目標是把風險降到最低,同時使利潤最大化。
常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形,買方可根據(jù)具體情況進行選擇。一般來說,其適用情況如下:
①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本,目前很少采用;
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