最近受朋友之托，給一家規(guī)模不大的企業(yè)做咨詢。
這家公司人數(shù)不足一百，年銷售額×億左右，應(yīng)該說經(jīng)營情況是不錯(cuò)的。咨詢前聽老總介紹情況，總結(jié)下來就是：項(xiàng)目多是以軟件為主的；公司??；項(xiàng)目多而周期短；公司主要問題是流程不清楚，管理不規(guī)范。但在溝通期間，發(fā)現(xiàn)他們雖然有一些流程方面的問題，但還有一些有更深層次的問題，或者說是有其它層面上的原因的。
咨詢初期主要是與研發(fā)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，公司的副總接觸。對(duì)公司項(xiàng)目的情況有了進(jìn)一步的了解。公司接項(xiàng)目的數(shù)量，何種難度的項(xiàng)目，項(xiàng)目的周期等等都是由老總一個(gè)人說了算。項(xiàng)目大多非常急，項(xiàng)目經(jīng)理接到項(xiàng)目時(shí)就知道這是一個(gè)絕對(duì)無法按時(shí)并且保證質(zhì)量完成的項(xiàng)目，但是延時(shí)就意味著丟失市場(chǎng)，于是研發(fā)人員往往在需求不明確的時(shí)候就已經(jīng)開始coding。在項(xiàng)目deadline時(shí)，項(xiàng)目組提交出一個(gè)質(zhì)量無法保證的系統(tǒng)，然后就是不斷的修bug，不斷的升級(jí)版本。
這不由讓我產(chǎn)生了這樣一個(gè)想法，幫助他們建立一個(gè)精簡(jiǎn)的項(xiàng)目管理辦公室。創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室只在它能夠?yàn)楣編硇б娴幕A(chǔ)上才具有必要性。如果這個(gè)公司已經(jīng)能夠清楚的認(rèn)識(shí)：正在進(jìn)行的每個(gè)項(xiàng)目；每個(gè)項(xiàng)目以及項(xiàng)目之間的發(fā)展?fàn)顩r（根據(jù)項(xiàng)目的范圍，時(shí)間，成本和資源）；每個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)，那就完全沒有必要建立項(xiàng)目管理辦公室。就是說，如果項(xiàng)目都獲得成功并且客戶都對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果感到滿意，那就完全沒有必要花精力在項(xiàng)目管理辦公室上。
分析一下該公司的情況：
●項(xiàng)目的啟動(dòng)：完全根據(jù)市場(chǎng)的需要，項(xiàng)目的deadline的制訂沒有真正聽取項(xiàng)目組或項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人的意見，對(duì)項(xiàng)目中可能所遇到的技術(shù)難點(diǎn)，資源不足等等可能導(dǎo)致項(xiàng)目延期和項(xiàng)目質(zhì)量差的因素沒有考慮。
●幾個(gè)項(xiàng)目間的協(xié)調(diào)：“救火式”的協(xié)調(diào)方式，哪個(gè)項(xiàng)目急，哪個(gè)項(xiàng)目在客戶層面上出問題了，那么項(xiàng)目資源的調(diào)配馬上就以該項(xiàng)目為最高優(yōu)先級(jí)，往往影響了其它正在進(jìn)行的項(xiàng)目，造成項(xiàng)目非正常延期，于是惡性循環(huán)就開始了。
●單個(gè)項(xiàng)目的協(xié)調(diào)和控制：由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，但項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的deadline沒有任何實(shí)質(zhì)的發(fā)言權(quán)，只能根據(jù)公司已經(jīng)決定的項(xiàng)目deadline倒推出項(xiàng)目進(jìn)度，造成的直接結(jié)果是：要么項(xiàng)目延期；要么交出的軟件bug不斷；要么開發(fā)人員常年加班，最終人員流失。
●項(xiàng)目收尾：由于項(xiàng)目延期或項(xiàng)目交付物的質(zhì)量問題，最后一筆項(xiàng)目款到帳的日子遙遙無期，造成對(duì)項(xiàng)目組的考核永遠(yuǎn)是“差”；項(xiàng)目的維護(hù)工作沒有終結(jié)，在短時(shí)間拼搭出的不合理的系統(tǒng)架構(gòu)為日后的軟件維護(hù)，以及客戶需求的增加帶來無窮無盡的隱患。
由此可見，除了進(jìn)行持續(xù)的改進(jìn)軟件研發(fā)過程以外，為保證公司立項(xiàng)審批，項(xiàng)目進(jìn)度安排的合理性，為保證項(xiàng)目經(jīng)理能在項(xiàng)目立項(xiàng)初期就參與項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目范圍的制訂，建立一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室是必要的。
根據(jù)公司的實(shí)際情況，這個(gè)辦公室的形式可能是非正式的，但其角色和職責(zé)的定義必須是嚴(yán)格的。
通常項(xiàng)目管理辦公室是分三個(gè)階段演進(jìn)的：項(xiàng)目支持辦公室，項(xiàng)目支持辦公室，項(xiàng)目/項(xiàng)目群管理辦公室。每個(gè)階段的特征如下表。
對(duì)于規(guī)模不大的公司來講，信息的交流渠道是暢通的，不困難的，硬性的增加一個(gè)信息交匯的節(jié)點(diǎn)只會(huì)造成不必要的浪費(fèi)，加大管理內(nèi)耗。所以，參考項(xiàng)目管理辦公室的第一、二階段的特征，將項(xiàng)目管理辦公室的職責(zé)定義為：
●使用商業(yè)戰(zhàn)略審批項(xiàng)目、校準(zhǔn)項(xiàng)目
●確定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)
●根據(jù)項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)協(xié)助消除項(xiàng)目之間的沖突和重復(fù)勞動(dòng)
●提供項(xiàng)目的活動(dòng)分析和報(bào)告，如狀態(tài)報(bào)告，問題管理
●為客戶和最高層管理者提供準(zhǔn)確的項(xiàng)目信息