軟件的需求分析必須要有對原業(yè)務(wù)的一個(gè)深入了解、提取、抽象、升華的過程，管理軟件需求分析尤其如此。
軟件的需求分析是從用戶的業(yè)務(wù)中提取出軟件系統(tǒng)能夠幫助用戶解決的業(yè)務(wù)問題，通過對用戶業(yè)務(wù)問題的分析，規(guī)劃出我們的軟件產(chǎn)品。這個(gè)步驟是對用戶業(yè)務(wù)需求的一個(gè)升華，是一個(gè)把用戶業(yè)務(wù)管理流程優(yōu)化，轉(zhuǎn)化為軟件產(chǎn)品，從而提升管理而實(shí)現(xiàn)的質(zhì)的飛躍，這一步是否成功，直接關(guān)系到開發(fā)出來的軟件產(chǎn)品能否得到用戶認(rèn)可，順利交付給客戶，客戶能否真正運(yùn)用我們的產(chǎn)品幫助他解決業(yè)務(wù)或管理問題。
按照軟件工程對軟件開發(fā)過程的描述，需求階段我們可以細(xì)分為需求調(diào)研和需求分析兩個(gè)小階段，需求調(diào)研需要充分細(xì)致的了解客戶目標(biāo)，用戶業(yè)務(wù)內(nèi)容、流程等，這是一個(gè)對需求的采集過程，是進(jìn)行需求分析的基礎(chǔ)準(zhǔn)備。當(dāng)我們已經(jīng)了解、理解了用戶的業(yè)務(wù)，于是可以開始分析需求了。軟件系統(tǒng)的需求分析可以由產(chǎn)品工程師或系統(tǒng)分析員或兩者分階段合作完成全部的需求分析工作。
一、 提取出核心、主要、急迫的業(yè)務(wù)，明晰業(yè)務(wù)流程
通過需求調(diào)研，我們會發(fā)現(xiàn)用戶各方面的業(yè)務(wù)很多，從大處著眼，包括用戶的各種業(yè)務(wù)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)流程，再明細(xì)到業(yè)務(wù)過程的每一個(gè)單據(jù)，每一條記錄，如生產(chǎn)過程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的記錄，辦公中的每一個(gè)通知，甚至包括文件報(bào)刊的收發(fā)，計(jì)劃生育指標(biāo)統(tǒng)計(jì)等等。如此繁雜的各類業(yè)務(wù)，我們從何下手？這時(shí)需要我們回頭去查看軟件的項(xiàng)目規(guī)格說明書，再次溫故客戶對軟件項(xiàng)目或產(chǎn)品的最初提出的需求目標(biāo)和范圍，我們的軟件主要是為用戶解決什么樣的問題。從眾多的業(yè)務(wù)中提取出用戶核心的、主要的、急需的業(yè)務(wù)，這些是我們軟件需求主要關(guān)心所在。寫一篇文章需要重點(diǎn)突出，主次分明，我以為規(guī)劃一個(gè)軟件產(chǎn)品也是同理。
從用戶繁雜的業(yè)務(wù)中進(jìn)行業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)流程的提取，把那些分布在各個(gè)部門的同一種業(yè)務(wù)提取出來。比如物資的管理，涉及到生產(chǎn)部門的需用計(jì)劃，匯總到物資部門的采購計(jì)劃，計(jì)劃的審批，采購合同，物資采購，物資部門的收發(fā)存業(yè)務(wù)，生產(chǎn)部門的物資領(lǐng)用消耗等等，我門需要分析用戶的這個(gè)業(yè)務(wù)流程中哪些是系統(tǒng)能幫助管理的，哪些是要在系統(tǒng)外處理的，充分分析了用戶現(xiàn)有的業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)流程，我們進(jìn)入下一步驟。
二、 運(yùn)用管理思想，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程
我們提供的是管理軟件產(chǎn)品，要幫助用戶解決的是管理問題，那么用戶是這樣的業(yè)務(wù)流程，就需要我們分析這樣的流程合理嗎，還有缺陷嗎，怎樣做能提高效率、解決問題，可以運(yùn)用更先進(jìn)的管理思想嗎……。一般情況下，我們需要從兩個(gè)方面考慮業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。一是我們采用了網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)這些新的技術(shù)手段，較之原先手工、電話等方式在信息的傳遞、信息的共享、數(shù)據(jù)的處理等方面將會帶來新的方式，必將改變原有的業(yè)務(wù)流程。另一方面就是我們根據(jù)對用戶業(yè)務(wù)的理解，考慮是否可以運(yùn)用先進(jìn)的管理思想，比如MRPII、ERP、SCM、CRM、JIT、EIA、E-Business等等管理模型，進(jìn)行現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的重組或優(yōu)化。當(dāng)然一旦牽涉到業(yè)務(wù)流程的修改一定要與客戶的中高層管理者進(jìn)行充分的溝通，只有客戶認(rèn)同方可確定，因?yàn)檫@一定會在軟件實(shí)施時(shí)需要相應(yīng)的管理制度配套執(zhí)行。