一、溝通在IT項(xiàng)目中的重要性
所謂溝通,是指兩個(gè)或兩個(gè)以上的人或組織為達(dá)成共識(shí)所進(jìn)行的信息分享。對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō),要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程,就必須進(jìn)行信息溝通。溝通對(duì)項(xiàng)目的影響往往是潛移默化的,所以,在成功的項(xiàng)目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用,在失敗項(xiàng)目的痛苦反思中,卻最能看出溝通不暢的危害:由于缺乏溝通,兩個(gè)小組同時(shí)對(duì)一個(gè)版本進(jìn)行升級(jí),結(jié)果兩個(gè)版本合不在一起;由于缺乏溝通,項(xiàng)目組的行動(dòng)和客戶的需求發(fā)生偏差,造成大量的返工和浪費(fèi);由于缺乏溝通,沖突不斷出現(xiàn),造成客戶和項(xiàng)目組矛盾重重,項(xiàng)目組內(nèi)部凝聚力下降,甚至關(guān)鍵人物拂袖離去,溝通障礙往往會(huì)造成項(xiàng)目多次返工,事倍功半,嚴(yán)重時(shí)會(huì)釀成不可挽回的損失,導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。對(duì)于IT項(xiàng)目來(lái)說(shuō),要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程,就必須進(jìn)行信息溝通。沒(méi)有良好的信息溝通,對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善,都會(huì)存在著制約作用。具體來(lái)說(shuō),溝通在項(xiàng)目中主要有以下幾方面的作用。
(一)決策和計(jì)劃的基礎(chǔ)。項(xiàng)目組要想作出正確的決策,必須以準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的信息作為基礎(chǔ)。通過(guò)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通,就可以獲得眾多的變化的信息,從而為決策提供依據(jù)。
(二)明確工作目標(biāo)。在實(shí)際工作中有的時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理不知道什么時(shí)候該給小組成員布置工作任務(wù),有的時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理明明知道自己對(duì)小組成員的期望值,但卻沒(méi)有及時(shí)告訴他們,直到發(fā)現(xiàn)他們的工作出現(xiàn)了問(wèn)題。有的時(shí)候,由于項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有說(shuō)明工作要求,小組成員花費(fèi)時(shí)間做了很多不必要的工作。無(wú)論是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)還是對(duì)于小組成員來(lái)說(shuō),這種交流不善的情況都讓他們做了很多額外的工作,也難免讓他們的心情感到沮喪。在IT項(xiàng)目中項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該同小組成員進(jìn)行及時(shí)有效的交流,讓他們了解自己工作任務(wù)明確自己的職責(zé)及項(xiàng)目組對(duì)其的期望值,從而為每個(gè)成員樹(shù)立一個(gè)明確的工作目標(biāo)避免不必要的額外工作。
(三)激勵(lì)員工。所有成功的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者,無(wú)一例外都是最優(yōu)秀的激勵(lì)者。領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)溝通,可以在對(duì)員工的精神激勵(lì)方面發(fā)揮重要作用: 1.通過(guò)描繪項(xiàng)目光明前景及其對(duì)員工個(gè)人的意義,進(jìn)行目標(biāo)激勵(lì); 2.通過(guò)不失時(shí)機(jī)地公開(kāi)表?yè)P(yáng)員工的良好表現(xiàn)、感謝員工的貢獻(xiàn),進(jìn)行榮譽(yù)激勵(lì); 3.通過(guò)熱情主動(dòng)地與員工交談、關(guān)心員工的疾苦、寬容他們無(wú)傷大局的過(guò)失進(jìn)行情感激勵(lì),等等。
(四)協(xié)調(diào)組織成員之間的關(guān)系,增強(qiáng)組織凝聚力。人是具有復(fù)雜的情感和思維的動(dòng)物。任何組織,尤其是那些規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)繁雜、人員眾多的組織,其成員之間存在各種意見(jiàn)分歧和利害沖突在所難免。美國(guó)管理協(xié)會(huì)的一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn),管理者平均要花20%的時(shí)間來(lái)處理各種沖突。領(lǐng)導(dǎo)者必須懂得采用勸說(shuō)、告誡、安撫、誘導(dǎo)、啟發(fā)等溝通語(yǔ)言和技巧,來(lái)化解矛盾或?qū)_突控制在良性范圍內(nèi)。領(lǐng)導(dǎo)者的重要職責(zé)之一,用通俗的話說(shuō),就是做好員工的思想工作。領(lǐng)導(dǎo)者通過(guò)與下屬和員工進(jìn)行溝通交流,不單可以幫助員工解決思想問(wèn)題,化解或減少各種摩擦和不良沖突;還可以增進(jìn)與下屬和員工之間的相互了解、尊重和信任,減弱甚至消除被領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者自然形成的防御甚至抗拒心理,使員工產(chǎn)生安全感和歸屬感,從而增強(qiáng)組織的凝聚力。
(五)軟件開(kāi)發(fā)的柔性標(biāo)準(zhǔn)需要溝通來(lái)彌補(bǔ)。軟件開(kāi)發(fā)不像加工螺釘、螺母,有很具體的標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。軟件的標(biāo)準(zhǔn)柔性很大,往往在用戶的心里,用戶好用是軟件成功的標(biāo)準(zhǔn),而這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在軟件開(kāi)發(fā)前很難確切地、完整地表達(dá)出來(lái)。因此,開(kāi)發(fā)過(guò)程項(xiàng)目組和用戶的溝通互動(dòng)是解決這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的唯一辦法。
(六)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新。在IT項(xiàng)目中技術(shù)問(wèn)題是項(xiàng)目溝通的重要內(nèi)容。對(duì)項(xiàng)目組來(lái)說(shuō),軟件開(kāi)發(fā)的過(guò)程既是知識(shí)共享的過(guò)程,也是技術(shù)創(chuàng)新的過(guò)程,