1.定義組織內(nèi)必須的項目組合
一般是作為組織戰(zhàn)略計劃編制和管理過程的一部分完成.所定義的項目組合要反映組織的發(fā)展戰(zhàn)略,報告結(jié)構(gòu),區(qū)域市場,產(chǎn)品線和其他重要因素.
2.根據(jù)整個組織的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)定義每個項目組合的項目類型:項目團隊編制組織的項目類型表.
3.確定合適的項目類型和大型項目里所有當(dāng)前和擬訂的項目,并對他們進行分組:比較直觀的做法是由團隊將當(dāng)前已經(jīng)批準(zhǔn)項目按適當(dāng)類別進行分組.
4.用組織的戰(zhàn)略目標(biāo)檢驗所有項目:項目實施團隊跟項目組合領(lǐng)導(dǎo)小組一起比較項目組合內(nèi)每個項目的目標(biāo)和范圍,確定他們與組織的一個或者多個戰(zhàn)略目標(biāo)是否直接聯(lián)系.如果沒有直接聯(lián)系上,上級管理者就要確定,經(jīng)過適當(dāng)調(diào)整后是否要在項目組合中取消或者保留此項目.
5.確定大型項目和項目組合中項目優(yōu)先級:由項目實施團隊設(shè)計并且推薦每個項目組合中項目或者大型項目優(yōu)先級別排序方法過程.項目組合領(lǐng)導(dǎo)小組在PMO班子的支持幫助下就可以應(yīng)用一些方法,確定當(dāng)前項目優(yōu)先級別.
6.編制項目組合總體進度計劃:
·項目實施團隊為每個項目組合設(shè)計并且制定總體進度模板,反映出每個已經(jīng)批準(zhǔn)的項目和大型項目的優(yōu)先級別并且輸入?yún)R總信息.
·可以采用大型圖形時間表,用圖表示每個項目或大型項目的開始和結(jié)束及每個項目的主要里程碑.
·也應(yīng)該表明項目組合中的不同項目或者大型項目之間,不同項目組合的項目之間的邏輯依存關(guān)系.
7.建立并且維護關(guān)鍵資源數(shù)據(jù)庫:
·設(shè)計項目組合管理流程的一個要素是篩選出要放在這個數(shù)據(jù)庫中的資源.
·這些資源的數(shù)目盡量減少,逐漸增加資源.
8.給項目組合中的各個項目和大型項目分配可用資源:
·要求為項目組合中每個當(dāng)前項目或者大型項目制定相當(dāng)詳細計劃和進度計劃.
·初始項目計劃包括:隨著項目的推進,每個項目的計劃和實施都需要什么關(guān)鍵資源.
·資源分配會顯著影響項目進度
·當(dāng)重新定義項目的優(yōu)先級別時,也要重新修正資源分配,重新調(diào)整項目進度.
9.將資金需求(主要現(xiàn)金流)與可獲得的資金進行比較:
要求為每個項目或者大型項目制定詳細計劃和進度計劃,包括與進度計劃相關(guān)的成本估算.
10.決定如何應(yīng)對資金或其他關(guān)鍵資源不足,批準(zhǔn)已投資項目列表及其優(yōu)先級:
由領(lǐng)導(dǎo)小組作出資金分配決策,反復(fù)檢查第5到第10步,直到可用資金和其他關(guān)鍵資源的分配都得當(dāng).
11.用每類項目的組織項目管理流程及其支持系統(tǒng)和工具,對每個項目和大型項目進行計劃,授權(quán)和管理:
委派到項目管理辦公室(PMO)的項目經(jīng)理和支持團隊負責(zé)提供反映PMO章程的必要指導(dǎo)和幫助.
12.根據(jù)每個項目組合中所有項目和大型項目的需要定期重新確定優(yōu)先級,重新分配資源,重新安排進度:
根據(jù)需要,定期重復(fù)12步驟.
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