2006年，有一段時間我手上有11個項目在同時進行，并且還要負責幾個系統(tǒng)的支持工作，還要管理一個小團隊的日常工作。那段時間真是有些超負荷運作，忙得是天昏地暗，不亦樂乎。
正是這種情況，讓我積累了一些如何同時管理多個項目又能完成好日常工作的寶貴經(jīng)驗?？偨Y(jié)下來，從五個方面把握好，就能讓你有了“三頭六臂”變成“超人”的感覺。
好記性不如爛筆頭 多用圖表
在多項目的境況下，一定要做好紀錄工作。俗話說：好記性不如爛筆頭。不要過分相信自己的記憶力。
第一步：建立一張項目基本狀態(tài)表，每天晚上做一次更新。這樣在第二天上班來了之后，能夠清楚的知道今天應(yīng)該做些什么。尤其是在手上項目多的情況下。
第二步：將項目按照四個象限分類，在各個象限中填上項目的名稱。四個象限分別是：
I. 重要而且緊急
II. 重要不緊急
III. 不重要但緊急
IV. 既不重要又不緊急
我做事情的順序一般是：I>III>II>IV。但對于順序II和III排列并不是絕對的。有時候要看具體的情況了。因為有些重要但是不緊急的事情最可能成為又重要又緊急的事情。
電子郵件分四類 適當拖延回復(fù)
電子郵件是我們工作的好幫手，如果運用管理得當，可以事半功倍。我的確看到有其他人在1000多封郵件中查找花30分鐘來查找某個郵件，糟糕的是最后還沒有找到。為了提高效率，我的辦法就是分類管理郵件。我想，做事情能夠分門別類、有條理也是應(yīng)該一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理應(yīng)該具有的素質(zhì)。
將日常往來的郵件分為四大類，進行管理。
第一類：項目管理目錄。其中每個項目設(shè)定為一個目錄。可以按照項目的階段再細分目錄，比如說可以創(chuàng)建：啟動，計劃，需求，分析/設(shè)計，開發(fā)，測試，實施，測試文檔目錄。將項目中來往的郵件按照這些目錄歸類，以便查找。
第二類：系統(tǒng)支持目錄。主要是針對我當時還要負責的幾個老系統(tǒng)對用戶支持的往來郵件。
第三類：團隊工作目錄。主要是針對我當時還要負責的一些團隊方面日常工作往來的郵件，什么報告拉等等。
第四類：其它郵件。包括公司時不時發(fā)布的一些政策文件等等。
做好分類后，設(shè)定郵件自動篩選條件，比如說將人事部門經(jīng)常發(fā)送的某某離職，到崗的一些既不重要又不緊急的郵件設(shè)定條件，那么當來了這些文件后，系統(tǒng)會自動將他們放入‘其它郵件‘中。經(jīng)常設(shè)定這些自動篩選條件，能有效的將你的時間利用在最值得投資的事情上。
回復(fù)郵件有技巧。并不是所有郵件都需要馬上回復(fù)和不停的檢查是否有新郵件到來。特別是對于客戶的一些郵件。因為有時候你回復(fù)的越快，事情來得越多;也許有些問題過了5個小時就不是問題了。
相信我，如果真是特別火上眉毛的問題，一個電話會馬上過來催你，而不用花上10或者20幾分鐘來寫郵件。
對待會議要堅持“五個凡是”原則
要有選擇性的參加會議。
我的原則是“三個凡是”：凡是抄送我的郵件一概不參加。即使是To我的郵件，也要看情況再決定是否參加。凡是和我要召開的項目會議出現(xiàn)沖突的會議一概不參加。當然，回絕別人的時候要寫明原因。
不能做老好人，什么會議都參加。否則耽誤了自己的有限的時間和精力。有些必須參加的會議，如果自己發(fā)言完畢而又沒有什么其他事情需要自己在這個會上的時候，我就申請離開。有時候也來個小黃花：比如說我下面還有一個會議等等。大家知道你的忙碌狀態(tài)后，以后也會在是否認真斟酌是否你必須參加某些會議。
我在自己要召開的項目會議的與會人員的選擇上也非常小心，堅持了“兩個凡是”原則：凡是可參加也