回想起2006年的時候我手上最多的時候有11個項(xiàng)目在同時進(jìn)行，同時我還要負(fù)責(zé)幾個系統(tǒng)的用戶支持工作，還要管理一個小團(tuán)隊(duì)的日常工作。那段時間真是有些超負(fù)荷運(yùn)作，忙得是天昏地暗，不亦樂乎。
正是在這種情況下我積累了一些如何同時管理多個項(xiàng)目又能完成好日常工作的一點(diǎn)點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。
其中最重要的是理清思路，對有限的時間做好管理。
1。在多項(xiàng)目的境況下，一定要做好紀(jì)錄工作。俗話說：好記性不如爛筆頭。不要過分相信自己的記憶力。
a> 建立一張項(xiàng)目基本狀態(tài)表，每天晚上做一次更新。這樣在第二天上班來了之后，能夠清楚的知道今天應(yīng)該做些什么。尤其是在手上項(xiàng)目多的情況下。
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編號
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項(xiàng)目名稱
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當(dāng)前狀態(tài)
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當(dāng)前任務(wù)
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截止時間
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相關(guān)人員
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緊急程度
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其他
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將項(xiàng)目按照四個象限分類：
四個象限：
I. 重要而且緊急
II. 重要不緊急
III. 不重要但緊急
IV. 既不重要又不緊急
在各個象限中填上項(xiàng)目的名稱。
我做事情的順序一般是：I -> III -> II -> IV。但對于順序II和III排列并不是絕對的。有時候要看具體的情況了。因?yàn)橛行┲匾遣痪o急的事情最可能成為又重要又緊急的事情。
2．郵件問題：
第一：將郵件分類：我將郵件分為四大類別：
第一類：項(xiàng)目管理目錄。其中每個項(xiàng)目設(shè)定為一個目錄。可以按照項(xiàng)目的階段再細(xì)分目錄，比如說可以創(chuàng)建：啟動，計劃，需求，分析/設(shè)計，開發(fā)，測試，實(shí)施，測試文檔目錄。將項(xiàng)目中來往的郵件按照這些目錄歸類，以便查找。這個分類說來很簡單，但是我的確看到有其他人在1000多封郵件中查找花30分鐘來查找某個郵件，糟糕的是最后還沒有找到。
做事情能夠分門別類，有條理也是應(yīng)該一個優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具有的素質(zhì)。
第二類：系統(tǒng)支持目錄。主要是針對我當(dāng)時還要負(fù)責(zé)的幾個老系統(tǒng)對用戶支持的往來郵件。
第三類：團(tuán)隊(duì)工作目錄。主要是針對我當(dāng)時還要負(fù)責(zé)的一些團(tuán)隊(duì)方面日常工作往來的郵件，什么報告拉等等。
第四類：其它郵件。包括公司時不時發(fā)布的一些政策文件等等。
做好分類后，設(shè)定郵件自動篩選條件，比如說將人事部門經(jīng)常發(fā)送的某某離職，到崗的一些
既不重要又不緊急的郵件設(shè)定條件，那么當(dāng)來了這些文件后，系統(tǒng)會自動將他們放入‘其它郵件‘中。經(jīng)常設(shè)定這些自動篩選條件，能有效的將你的時間利用在最值得投資的事情上。
第二：回復(fù)郵件。并不是所有郵件都需要馬上回復(fù)和不停的檢查是否有有新郵件到來。特別是對于客戶的一些郵件。因?yàn)橛袝r候你回復(fù)的越快，事情來得越多；也許有些問題過了5個小時就不是問題了。相信我，如果真是特別火上眉毛的問題，一個電話會馬上過來催你，而不用花上10或者20幾分鐘來寫郵件。
3．會議問題：
要有選擇性的參加會議。我的原則是: 凡是抄送我的郵件一概不參加。即使是To我的郵件，也要看情況在決定是否參加。凡是和我要召開的項(xiàng)目會議出現(xiàn)沖突的會議一概不參加。當(dāng)然，回絕別人的時候要寫明原因。不能做老好人，什么會議都參加。否則耽誤了自己的有限的時間和精力。有些必須參加的會議，如果自己發(fā)言完畢而又沒有什么其他事情需要自己在這個會上的時候，我就申請離開。有時候也來個小黃花：比如說我下面還有一個會議等等。大家知道你的忙碌狀態(tài)后，以后也會在是否認(rèn)真斟酌是否你必須參加某些會議。我在自己要召開的項(xiàng)目會議的與會人員的選擇上也非常小心，凡是可參加也可不參加的人
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