項目一旦簽訂合同開始立項，應當立即啟動第一次項目啟動會，第一次會議的召開成功與否對整個項目的影響是非常大的，好的開始是成功的一半，如果第一次會議中能夠體現(xiàn)實施公司的專業(yè)性，樹立起良好的形象，對日后的項目協(xié)調、工作安排，會有這良好的推動作用，如果在第一次會議中顯得比較被動，不夠專業(yè)，會讓項目的協(xié)助方對項目產生疑問，對日后項目的實施、驗收都會產生負面的影響，所以本次會議需要認真地準備。
1 會議的目的
項目啟動會之前均屬于項目的商務操作部分，在這個階段中，涉及的人員不是很多。在項目正式啟動后，通常會發(fā)現(xiàn)，此時雙方項目主要參與者不再是原先洽談商務的人員，所以在項目一開始啟動的時候，召集項目實際的實施者、使用者一起開會，明確項目實施周期、范圍是非常必要的。
并且在項目啟動之前，甲乙雙方由于商務價格等方面的原因，往往處于對立面。在項目正式啟動后，雙方的關系主要轉變?yōu)楹献?，此時雙方最大的利益點在于把整個項目實施成功，所以通過第一次項目協(xié)調會要讓參與的所有人員認識到這一點，這是尤為重要的。
2 會議人員
參加會議的人員應該有如下人員
甲方： 項目負責人
項目接口人
最終用戶代表（如客戶服務部部門經理）
實施方：項目經理
項目現(xiàn)場工程師
項目采購負責人
其他項目相關人員
關鍵設備的供貨商
3 會議前期準備
會議召開之前必須做好充足的準備，準備好以下資料：
1、 會議召開的目的
2、 會議召開要討論的問題（如項目實施的周期、項目人員的工作安排、項目人員協(xié)調關系等）
3、 會議召開要明確的內容（如項目實施的范圍、軟件的功能等）
4、 所有要討論的問題和內容需要寫成文檔，在開會前半天，發(fā)送給所有要開會的人員，相關的文檔如有必要也需要發(fā)送給開會人員。
4 會議內容
通常步驟如下：
a、 請甲方、乙方的領導說話
b、 項目經理介紹人員組成和工作職責，確認項目實施周期
c、 項目產品經理介紹整個項目的實施范圍和內容
d、 其他內容
會議需要做好會議記錄，如果有條件，會議記錄應當當場整理好，打印出來，會議各方代表簽字保存。