項(xiàng)目一旦簽訂合同開(kāi)始立項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)立即啟動(dòng)第一次項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，第一次會(huì)議的召開(kāi)成功與否對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的影響是非常大的，好的開(kāi)始是成功的一半，如果第一次會(huì)議中能夠體現(xiàn)實(shí)施公司的專(zhuān)業(yè)性，樹(shù)立起良好的形象，對(duì)日后的項(xiàng)目協(xié)調(diào)、工作安排，會(huì)有這良好的推動(dòng)作用，如果在第一次會(huì)議中顯得比較被動(dòng)，不夠?qū)I(yè)，會(huì)讓項(xiàng)目的協(xié)助方對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生疑問(wèn)，對(duì)日后項(xiàng)目的實(shí)施、驗(yàn)收都會(huì)產(chǎn)生負(fù)面的影響，所以本次會(huì)議需要認(rèn)真地準(zhǔn)備。
1 會(huì)議的目的
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)之前均屬于項(xiàng)目的商務(wù)操作部分，在這個(gè)階段中，涉及的人員不是很多。在項(xiàng)目正式啟動(dòng)后，通常會(huì)發(fā)現(xiàn)，此時(shí)雙方項(xiàng)目主要參與者不再是原先洽談商務(wù)的人員，所以在項(xiàng)目一開(kāi)始啟動(dòng)的時(shí)候，召集項(xiàng)目實(shí)際的實(shí)施者、使用者一起開(kāi)會(huì)，明確項(xiàng)目實(shí)施周期、范圍是非常必要的。
并且在項(xiàng)目啟動(dòng)之前，甲乙雙方由于商務(wù)價(jià)格等方面的原因，往往處于對(duì)立面。在項(xiàng)目正式啟動(dòng)后，雙方的關(guān)系主要轉(zhuǎn)變?yōu)楹献?，此時(shí)雙方最大的利益點(diǎn)在于把整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施成功，所以通過(guò)第一次項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)要讓參與的所有人員認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，這是尤為重要的。
2 會(huì)議人員
參加會(huì)議的人員應(yīng)該有如下人員
甲方： 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人
項(xiàng)目接口人
最終用戶(hù)代表（如客戶(hù)服務(wù)部部門(mén)經(jīng)理）
實(shí)施方：項(xiàng)目經(jīng)理
項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)工程師
項(xiàng)目采購(gòu)負(fù)責(zé)人
其他項(xiàng)目相關(guān)人員
關(guān)鍵設(shè)備的供貨商
3 會(huì)議前期準(zhǔn)備
會(huì)議召開(kāi)之前必須做好充足的準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好以下資料：
1、 會(huì)議召開(kāi)的目的
2、 會(huì)議召開(kāi)要討論的問(wèn)題（如項(xiàng)目實(shí)施的周期、項(xiàng)目人員的工作安排、項(xiàng)目人員協(xié)調(diào)關(guān)系等）
3、 會(huì)議召開(kāi)要明確的內(nèi)容（如項(xiàng)目實(shí)施的范圍、軟件的功能等）
4、 所有要討論的問(wèn)題和內(nèi)容需要寫(xiě)成文檔，在開(kāi)會(huì)前半天，發(fā)送給所有要開(kāi)會(huì)的人員，相關(guān)的文檔如有必要也需要發(fā)送給開(kāi)會(huì)人員。
4 會(huì)議內(nèi)容
通常步驟如下：
a、 請(qǐng)甲方、乙方的領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)話(huà)
b、 項(xiàng)目經(jīng)理介紹人員組成和工作職責(zé)，確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施周期
c、 項(xiàng)目產(chǎn)品經(jīng)理介紹整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施范圍和內(nèi)容
d、 其他內(nèi)容
會(huì)議需要做好會(huì)議記錄，如果有條件，會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)整理好，打印出來(lái)，會(huì)議各方代表簽字保存。