咨詢公司在創(chuàng)業(yè)之初，只有三五個(gè)人，有項(xiàng)目時(shí)大家一起上，總經(jīng)理同時(shí)是項(xiàng)目經(jīng)理，幾個(gè)項(xiàng)目完全重疊地共用資源。這樣的好處是，項(xiàng)目經(jīng)理（總經(jīng)理）清楚每個(gè)人的工作安排，也即工作負(fù)荷情況，所以在指派任務(wù)時(shí)就非常清楚。而且，幾個(gè)人協(xié)同作戰(zhàn)，信息的傳遞在幾個(gè)人中是沒有障礙的。項(xiàng)目的效率非常高。
在公司規(guī)模擴(kuò)大后，隨著人員的增加，項(xiàng)目的增加，資源的共用現(xiàn)象越來越多，矛盾也同時(shí)增多。比方說，甲同時(shí)參加了A和B 兩個(gè)項(xiàng)目，如果A、B兩個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都各自為政的話，甲就可能在同一時(shí)刻、不同地點(diǎn)被安排做兩件截然不同的事。尋么，如何解決這類問題的發(fā)生呢？
一般的項(xiàng)目管理理論主要是關(guān)于單項(xiàng)目管理，主要內(nèi)容不外是：項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目監(jiān)督及項(xiàng)目控制。首先，也是最重要的就是計(jì)劃了。有人會(huì)說，做計(jì)劃有什么難的，能否按計(jì)劃實(shí)施才難呢！這話有一定道理，但想深一層，為什么計(jì)劃難以實(shí)施，根本原因還在于計(jì)劃的制訂是否合理。只有合理的計(jì)劃才易于實(shí)施。比如說，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)要4個(gè)小時(shí)的會(huì)，如果計(jì)劃只有2個(gè)小時(shí)，就無論如何沒辦法實(shí)現(xiàn)了。
在咨詢公司，因?yàn)椴捎镁仃囀浇Y(jié)構(gòu)，牽涉到資源共享的問題，加上腦力勞動(dòng)的工作量很難預(yù)計(jì)，所以多項(xiàng)目管理時(shí)的計(jì)劃制定尤其困難。在制訂計(jì)劃時(shí)，要充分考慮到各方面的因素，包括客戶、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及個(gè)人三個(gè)方面。有位同事說的話很有借鑒意義： “先安排客戶的工作，再安排他人的工作，最后安排自己的工作”。在制訂項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，首先要與客戶協(xié)調(diào)好，這也真正體現(xiàn)了 “以客戶為中心”，如果一定要某人參加的會(huì)議，應(yīng)事先聯(lián)系確認(rèn)（最好是2或3個(gè)時(shí)間段），以免臨時(shí)變更，導(dǎo)致所有相關(guān)人員都要重新調(diào)整自己的工作安排，這樣牽一發(fā)而動(dòng)全身，其他項(xiàng)目也要做相應(yīng)的改變，最終的結(jié)果就是，所有的項(xiàng)目都無法按計(jì)劃實(shí)施，計(jì)劃成了 “聾子的耳朵”。轉(zhuǎn)貼于：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
客戶的時(shí)間確定后，幾個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可在一起在討論資源的分配情況，最終確定團(tuán)隊(duì)中固定的時(shí)間段。然后，再將其他工作安排到剩下的時(shí)間中。這樣，計(jì)劃將是一個(gè)可執(zhí)行性的計(jì)劃，不會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃中有的顧問一天工作時(shí)間達(dá)25小時(shí)等類似的現(xiàn)象發(fā)生。應(yīng)該注意的是，對(duì)工時(shí)的估計(jì)應(yīng)盡量準(zhǔn)確，建立在前面項(xiàng)目的基礎(chǔ)之上，這樣才不會(huì)朝令夕改。當(dāng)然，這對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提出了較高的要求，即項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)各模塊、甚至各項(xiàng)具體工作所需的工作量有清楚的了解，對(duì)項(xiàng)目成員的工作方法及效率有清楚的了解，而不是僅憑“拍腦袋”來定。
還有最重要的一點(diǎn)就是，計(jì)劃一旦制定了，就應(yīng)盡量執(zhí)行，而不應(yīng)隨便更改。實(shí)際的情況是，落后的項(xiàng)目理直氣壯地要求更多的資源，這樣為了追趕某個(gè)落后項(xiàng)目的進(jìn)度，而影響了其他項(xiàng)目的安排。這就好像火車運(yùn)行一樣，正點(diǎn)的火車對(duì)軌道的使用有優(yōu)先權(quán)，按計(jì)劃進(jìn)行的項(xiàng)目也應(yīng)有這樣，不能因?yàn)槠渌?xiàng)目的問題而導(dǎo)致本來正常的項(xiàng)目 “晚點(diǎn)”。否則，就會(huì)沒有正點(diǎn)車了。