在建設(shè)項(xiàng)目的管理過程中,伴隨著大量的信息產(chǎn)生、變化、消失。由于項(xiàng)目參與各方存在嚴(yán)重的信息不對稱和信息缺失現(xiàn)象,導(dǎo)致建設(shè)過程中的低效率。解決信息不完全造成的低效率,一是從硬件方面建立項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)或項(xiàng)目信息門戶PIP,這些系統(tǒng)是基于內(nèi)聯(lián)網(wǎng)( Intranet) 、外聯(lián)網(wǎng)(Extranet) 和國際互聯(lián)網(wǎng)( Internet) 的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的開發(fā);另一方面就是從組織上加強(qiáng)對信息的管理。建立PMO(Project Management Office) 是其組織措施之一。
有效的項(xiàng)目信息管理和溝通可以大幅度降低搜尋信息的時(shí)間,提高了工作和決策的效率,從而加快項(xiàng)目實(shí)施的速度。
一、大型建設(shè)項(xiàng)目中PMO 的類型
項(xiàng)目管理辦公室在不同的管理層次上有不同的組織層次, 不同的文獻(xiàn)有不同的論述。一般有以下類型[1～3] 。戰(zhàn)術(shù)級TPMO(Tactical PMO) ,它主要適用于小的、低成本的、影響小的、客戶少的項(xiàng)目,它的主要功能是計(jì)劃、規(guī)劃、進(jìn)度和成本管理以及問題追蹤;跨功能級CPMO(Cross2functionalPMO) ,它適用于中等大小的項(xiàng)目,它的主要功能是風(fēng)險(xiǎn)、問題、范圍、屬地、人力資源和利益相關(guān)者的管理,它的主要目標(biāo)是緩和項(xiàng)目中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)變化;戰(zhàn)略級SPMO(Strategic PMO) ,它與跨功能級CPMO 相比,也是適用于中等大小的項(xiàng)目,但是它的管理范圍更大,它包括商業(yè)藍(lán)圖、檢測績效、確定計(jì)劃收益、提供綜合項(xiàng)目管理技術(shù); 企業(yè)級EPMO
(Enterprise PMO) ,它的主要功能是提供組合管理、企業(yè)人力資源管理,它的目標(biāo)是企業(yè)的投資回報(bào)。
在大型建設(shè)項(xiàng)目中,PMO 的類型取決于項(xiàng)目的層次結(jié)構(gòu)與各層次的主要職責(zé)以及項(xiàng)目的規(guī)模。在大型建設(shè)項(xiàng)目的OBS(Organization Breakdown Structure) 中,在這個(gè)OBS 中,涉及到的角色主要有作為策略層的發(fā)起人團(tuán)體(股東) 和高層負(fù)責(zé)人;作為大型項(xiàng)目管理層的大型項(xiàng)目經(jīng)理、變更管理經(jīng)理;作為項(xiàng)目管理者的項(xiàng)目經(jīng)理。相對于這3 個(gè)層次, 形成的PMO 層次模型。
PMO 在組織中的具體角色需要根據(jù)組織的具體特點(diǎn)和組織的結(jié)構(gòu)形式的不同而有所差異,通常會(huì)充當(dāng)以下三種角色:作為項(xiàng)目管理的支持者,作為項(xiàng)目的控制者,作為項(xiàng)目戰(zhàn)略的管理者。因此,它與項(xiàng)目管理組織形成以下兩種關(guān)系: ①參謀機(jī)構(gòu)。在這種情況下,它主要提供決策支持,對高層負(fù)責(zé)人、大型項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理提供信息處理和集成以及項(xiàng)目管理指導(dǎo)的支持; ②決策管理部門。在這種情況下,工作重點(diǎn)是制定標(biāo)準(zhǔn)和制度、人員培訓(xùn)以及其他行政管理工作。
二、大型建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室的職能
大型建設(shè)項(xiàng)目辦公室在組織中的作用表現(xiàn)為它的具體職能,其中最核心職能就是信息集散中心。大型項(xiàng)目管理辦公室不一定具有全部的職能,可能只是具有某一部分職能,它可以提供的具體職責(zé)如下。
1) 管理職能
對大型建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行定義;對大型建設(shè)項(xiàng)目的利益和成本進(jìn)行量化,量化的內(nèi)容包括預(yù)定的利益、實(shí)施大型建設(shè)項(xiàng)目所需的資源、對各資源的利用,包括確切的時(shí)間及所需的質(zhì)量和數(shù)量;明確工程項(xiàng)目的組成,對實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督,進(jìn)行檢測檢查并提出建議;推進(jìn)和主持由項(xiàng)目組織成員、利益關(guān)系人和大型建設(shè)項(xiàng)目組織參加的會(huì)議;對變更進(jìn)行登記,以便進(jìn)行后續(xù)的調(diào)查和分析;風(fēng)險(xiǎn)管理與評估,對項(xiàng)目界面接口和關(guān)鍵依存關(guān)系進(jìn)行分析,向大型建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理提出適當(dāng)?shù)男袆?dòng)建議,維護(hù)利益相關(guān)人及有關(guān)利益的信息; 對要求采取行動(dòng)的項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)測,促使其及時(shí)采取行動(dòng);對要求的行動(dòng)是否已經(jīng)開展做出報(bào)告等。
2) 提供專業(yè)技能