全面信息化設置項目辦公室對項目進行支持和管理，對項目實施起到重要促進和保障作用，首先在日常管理方面起到重要作用，在項目收發(fā)文、考勤考核、會議管理、活動管理、辦公場所管理方面做了大量工作。其次，在項目的管理方面，完成了計劃的協(xié)調(diào)、匯總與溝通，項目方案制定與推進，既定事項跟催，項目文檔管理、項目宣傳等工作。第三，在項目服務和協(xié)調(diào)方面，從項目人員用車、用餐、住宿、通訊等方面提供有力的保證；從人員、辦公場所、物品、工具等方面起到重要作用。
從這些方面來說，項目管理辦公室比較合格，也取得良好效果。隨著項目的升級，信息化二期項目ERP和CCS系統(tǒng)分別涵蓋各業(yè)務模塊功能增強開發(fā)和7個試點企業(yè)的推廣工作，工作面成倍增加，這些都對項目辦公室提出了更高要求。集團總部及其他產(chǎn)業(yè)集團、成員企業(yè)對項目管理辦公室也提出項目管理指導和支持方面的多方面需求。鑒于此，信息化項目管理辦公室不能再局限于對單個項目支持和管理作用，應面向多個項目，加強對多個項目的管理與控制。需要在以下方面進行提高。
1、項目程序和工作的標準化，加強單個項目管理和控制。
項目辦需要梳理從項目的啟動，計劃實施，控制，驗收整個過程的流程，對項目中使用的工具和模板進行統(tǒng)一整理和優(yōu)化，總結(jié)以往項目知識和經(jīng)驗確定各項活動的標準和關(guān)鍵控制點，使項目能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理。對單個項目加強管理和控制首先從對項目的計劃和控制入手，重點檢查項目是否按項目主計劃在執(zhí)行，關(guān)注項目工作中出現(xiàn)的問題，及項目需要協(xié)調(diào)的資源，并對項目關(guān)鍵工作的質(zhì)量進行把關(guān)。如果說我們在試點階段的項目管理是摸著石頭過河，那么在推廣中，要實現(xiàn)規(guī)范化管理和有效控制。
2、資源的配置和內(nèi)外協(xié)調(diào)。
合理規(guī)劃配置項目資源，重點關(guān)注關(guān)鍵資源，避免出現(xiàn)資源沖突。作為信息化項目最關(guān)鍵的資源是顧問和業(yè)務人員，確定各類人員在項目過程中的需求量是資源配置的首要工作。其次是項目組織的會議安排，項目各方領(lǐng)導時間的統(tǒng)籌安排，其它還有一些會議室、培訓教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好資源配置同時還要注意內(nèi)部各組之間的橫向接口和協(xié)調(diào)，要建立整體觀念，實現(xiàn)各組的協(xié)同管理，建立溝通機制，使項目部人員能夠在理念、行動方式、溝通方面順利暢通。事實證明，多數(shù)的問題出現(xiàn)在接口處，因此項目辦要加強各模塊及各組之間接口處的管理。與外部的協(xié)調(diào)方面，項目辦要做好與項目相關(guān)各級領(lǐng)導溝通，做好與企業(yè)的各個職能部門的協(xié)調(diào)，做好合作伙伴以及其他的相關(guān)企業(yè)的溝通，爭取對項目的理解和支持，推動項目工作順利進展。
3、做好重點服務支持功能。
在項目服務支持和日常的管理方面，項目辦要有所為和有所不為，對于一些重要的職能如收發(fā)文，重要資源協(xié)調(diào)，重點會議活動組織和宣傳外，其他的服務職能充分要發(fā)揮各分項目部及項目小組各個委員的作用，讓各小組負擔起自己的行政和日常管理工作。另外就是項目辦可以在集中起來辦理效率更高的事情上多做一些工作，其他如考核、報銷、考勤考核等日常管理的職能則能放則放，關(guān)鍵要發(fā)揮好監(jiān)督和檢查作用。另外就是加強對項目經(jīng)理的支持，把項目經(jīng)理的要求和原則，能夠執(zhí)行和貫徹下去，使項目經(jīng)理能有更多精力投入到項目的核心工作中去。
目前，項目管理辦公室的突破點做好項目的整體規(guī)劃，建立并實施項目管理的標準流程，包括項目管理工具、可重復的流程和最佳實踐經(jīng)驗。挑戰(zhàn)就是如何建立一套針對信息化實施項目的信息系統(tǒng)，把項目管理的標準流程，工具和模板固定下來，實現(xiàn)所有的項目都能在系統(tǒng)內(nèi)運行。
信息化項目管理辦公室就是要利用先天優(yōu)勢，逐步提高人員整體素質(zhì)