PMO的產(chǎn)生是為了確保企業(yè)向項目型成功過渡，其發(fā)展歷程本身就是一個不斷改進(jìn)并滿足實施企業(yè)項目管理需要的過程。既然項目管理辦公室是一種成功實施企業(yè)項目管理的支持機(jī)構(gòu)，那么要使其充分發(fā)揮作用，就必然要融入到企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)中。
2.1 構(gòu)建以矩陣式為基礎(chǔ)
基于PMO 的EPM組織結(jié)構(gòu)矩陣式組織結(jié)構(gòu)在最大程度上體現(xiàn)了項目管理組織的柔性特點，在項目進(jìn)行中嚴(yán)格按照項目管理的方法執(zhí)行和考核，確保每個項目目標(biāo)的實現(xiàn)。如何揚(yáng)長避短，充分發(fā)揮其作用，項目管理辦公室可以解決這一問題。在這樣的組織結(jié)構(gòu)中，戰(zhàn)略規(guī)劃部可以根據(jù)企業(yè)的具體情況制定可行的企業(yè)戰(zhàn)略，并在項目管理辦公室的配合下選擇適合企業(yè)的項目，并且對這些項目進(jìn)行優(yōu)先級排列，最后實施項目。
2.2 基于PMO的EPM組織結(jié)構(gòu)的特點
(1)以戰(zhàn)略為導(dǎo)向。企業(yè)有專門的戰(zhàn)略規(guī)劃部制定可行的企業(yè)戰(zhàn)略，在項目運行過程中，PMO對企業(yè)內(nèi)所有項目實施戰(zhàn)略評估及控制，在實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的前提下提高企業(yè)資源利用率。
(2)權(quán)責(zé)明確化。在項目運行過程中，職能經(jīng)理是企業(yè)資源庫的領(lǐng)導(dǎo)者，但是放棄了一定的權(quán)力基礎(chǔ)，項目經(jīng)理是真正的管理者，團(tuán)隊成員必須且只對項目經(jīng)理負(fù)責(zé)。因此克服了矩陣式組織結(jié)構(gòu)存在的權(quán)責(zé)模糊的現(xiàn)象。
(3)組織的柔性化。企業(yè)可以根據(jù)項目的實際需要擴(kuò)大或縮減資源的數(shù)量，同時也可以根據(jù)戰(zhàn)略意圖、市場競爭因素對職能部門進(jìn)行調(diào)整。通過這樣的動態(tài)化管理，提高企業(yè)的適應(yīng)能力。
(4)學(xué)習(xí)型的組織結(jié)構(gòu)。通過P M O對項目管理知識及經(jīng)驗的歸集、整理和擴(kuò)展應(yīng)用，實現(xiàn)項目團(tuán)隊之間的互動學(xué)習(xí)，提高企業(yè)進(jìn)行項目管理的水平。
2.3 各部門的定位及其主要任務(wù)
(1)戰(zhàn)略規(guī)劃部。戰(zhàn)略是企業(yè)的核心。因此企業(yè)要實現(xiàn)其目標(biāo)首先應(yīng)進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃。戰(zhàn)略規(guī)劃
部是企業(yè)戰(zhàn)略的制定者。戰(zhàn)略規(guī)劃部的任務(wù)是在全面分析企業(yè)的外部環(huán)境和自身狀況的基礎(chǔ)上，制定獲取和調(diào)配資源的合理方案，實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。由于只有對企業(yè)各個方面十分清楚的企業(yè)高層才有資格制定戰(zhàn)略，所以戰(zhàn)略規(guī)劃部的權(quán)力等級不能低于項目管理辦公室，也只有這樣才能保證戰(zhàn)略規(guī)劃部制定的策略能在總經(jīng)理的推動下被項目管理辦公室認(rèn)真執(zhí)行。
(2)各項目部。各項目部是企業(yè)的運營中心。項目部把完成一個項目所需的各類人才和資源組合在一起，由這一相對穩(wěn)定的團(tuán)隊來共同完成多個項目。由于項目部有明顯的延續(xù)性，因此他們要在培養(yǎng)技術(shù)骨干、拓展客戶關(guān)系及積累經(jīng)驗等方面積極開展工作，保證本部門能隨時完成組織分配的任務(wù)，經(jīng)過一段時間后，項目部便可以發(fā)揮出最佳的團(tuán)隊協(xié)作效率，使得項目部在同樣的項目上獲取更佳的經(jīng)濟(jì)效益。項目管理者聯(lián)盟文章
(3)各職能部門。在項目的整個實施過程中，PMO一直關(guān)注企業(yè)中的所有項目，為項目提供相關(guān)咨詢和技術(shù)支持，并對項目進(jìn)行風(fēng)險控制，擁有對項目的變更權(quán)和終止權(quán)，保證項目在企業(yè)的戰(zhàn)略框架下運行，最終實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。
項目確定后，PMO就會調(diào)用企業(yè)資源庫，為項目確定合適的項目經(jīng)理人選和相關(guān)資源。此時，項目經(jīng)理直線領(lǐng)導(dǎo)組織的各個方面。職能經(jīng)理可以獲得適當(dāng)?shù)娜藛T，滿足組織持續(xù)運營和項目兩個方面的需要。職能經(jīng)理和項目經(jīng)理為一個管理團(tuán)隊共同工作，形成靈活機(jī)動的工作力量。職能經(jīng)理必須放棄其權(quán)力基礎(chǔ)，作為資源庫的領(lǐng)導(dǎo)者，負(fù)有發(fā)展和管理人力資源的責(zé)任，而具備相關(guān)技能的人力資源將會被調(diào)用到項目中。