有很多專業(yè)人士認(rèn)為，在項(xiàng)目管理中項(xiàng)目經(jīng)理需要花費(fèi)大量的時(shí)間去做溝通管理。這樣的時(shí)間甚至占到了項(xiàng)目管理時(shí)間的60%以上。軟件項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)最重要的任務(wù)就是促成團(tuán)隊(duì)中不同角色成員的直接對(duì)話，促成項(xiàng)目信息和資源的共享。這也是項(xiàng)目溝通管理最重要的任務(wù)之一。
想想這是一件多么可怕的事情，但我就開始會(huì)質(zhì)疑溝通的流程和效率，并且開始擔(dān)心溝通的產(chǎn)出物：需求文檔、系統(tǒng)/產(chǎn)品原型的質(zhì)量等種種問題。很多項(xiàng)目經(jīng)理太注重自己的存在感和權(quán)威性，使得溝通管理成了瓶頸，所有的交流都需要通過這個(gè)瓶頸。
沒錯(cuò)，溝通是很重要。因?yàn)轫?xiàng)目會(huì)不斷地發(fā)展成一個(gè)相互交織的整體。溝通的需求信息與項(xiàng)目管理的資源信息在某種程度上會(huì)成為系統(tǒng)/產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)所賴以生存的空氣和水，只到項(xiàng)目全部的功能完成、最終項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目溝通是確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的相關(guān)信息能及時(shí)、正確地產(chǎn)生、收集、傳播、儲(chǔ)存和最終處理好項(xiàng)目信息所需的各個(gè)過程。要想提升項(xiàng)目管理的成功率，管理好項(xiàng)目溝通至關(guān)重要。只有良好的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理才能夠獲取到足夠多的信息、第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目問題和風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而采取一系列應(yīng)對(duì)措施控制好項(xiàng)目的各個(gè)方面。
1、制定有條不紊的溝通計(jì)劃。
“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，與項(xiàng)目啟動(dòng)前要制定項(xiàng)目計(jì)劃一樣，項(xiàng)目溝通管理也需要預(yù)先制定溝通計(jì)劃。首先要整理一份項(xiàng)目干系人聯(lián)系清單，這個(gè)是為項(xiàng)目經(jīng)理后續(xù)節(jié)約時(shí)間，順暢實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目溝通管理的小助手。然后，明確項(xiàng)目干系人信息交流和溝通的要求，包括與誰溝通、什么時(shí)間溝通、溝通內(nèi)容以及溝通方式等等。因?yàn)樵谶@些項(xiàng)目干系人當(dāng)中，有關(guān)鍵用戶、有部門高管、也有股東和投資人。和這些關(guān)鍵的人物溝通，你若心里或紙上都沒有一個(gè)有條不紊的溝通計(jì)劃，很難一次性將需要明確和確認(rèn)的內(nèi)容溝通清楚。
2、確保溝通信息、效果的同步和反饋。
項(xiàng)目的溝通管理，要注重溝通效果的反饋，確保信息接收者完全“消化”了信息。不論是項(xiàng)目需求明確也好、還是系統(tǒng)原型評(píng)審也罷。項(xiàng)目經(jīng)理最終需要和關(guān)鍵用戶、股東或者投資人討論明確的內(nèi)容，都需要及時(shí)梳理出來，并同步反饋傳播到開發(fā)團(tuán)隊(duì)當(dāng)中去，最終形成項(xiàng)目信息、知識(shí)的共享和管理，才能正真地促進(jìn)項(xiàng)目管理的成功。
3、注重溝通效率、重要的事項(xiàng)和信息盡量用郵件。
項(xiàng)目執(zhí)行是非常復(fù)雜的一項(xiàng)工程，為確保溝通順暢，需要對(duì)溝通計(jì)劃中的任務(wù)依據(jù)緊急和重要級(jí)別進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，不同的優(yōu)先級(jí)和重要程度，可以允許不同的溝通渠道，如口頭、書面(郵件)，電話、微信等。但書面溝通需要有規(guī)范化的內(nèi)容和互動(dòng)，那些關(guān)鍵的信息和經(jīng)過多方討論達(dá)成一致的觀點(diǎn)或者方案(比如梳理明確的業(yè)務(wù)邏輯和規(guī)則)，盡量使用書面郵件的方式進(jìn)行“答復(fù)確認(rèn)”，以免最終項(xiàng)目驗(yàn)收的時(shí)候，會(huì)有分歧和沖突。
4、借助有益的項(xiàng)目溝通管理工具。
項(xiàng)目經(jīng)理都需要對(duì)項(xiàng)目的溝通進(jìn)行全面而深入的管理，這樣可以有效地提高溝通效率，提升項(xiàng)目管理效益。然而，這也僅僅是在溝通信息傳遞過程中進(jìn)行管控。在項(xiàng)目信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性上方面，借助溝通管理工具，可以實(shí)時(shí)記錄及審計(jì)跟蹤，盡早檢查數(shù)據(jù)輸入的錯(cuò)誤，并實(shí)時(shí)地發(fā)出預(yù)警，最大程度地確保溝通信息在源頭上的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，幫助項(xiàng)目減少誤解，提高團(tuán)隊(duì)合作效率以及項(xiàng)目的成功率。
5、借鑒敏捷項(xiàng)目中的溝通策略。
項(xiàng)目溝通管理，是為了確保項(xiàng)目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實(shí)施的一系列過程。由于敏捷方法的特殊性，項(xiàng)目過程中的溝通管理要做到合理“收”、“放”，在倡導(dǎo)自主溝通的同時(shí)，確保項(xiàng)目中溝通的計(jì)劃性、目的性和溝
通成本以及過程的可控性。敏捷方法的提出，改變了傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方法著眼于計(jì)劃、跟蹤和控制的視角，提出了側(cè)重于實(shí)效的快速實(shí)施、響應(yīng)變化的管理價(jià)值觀。在進(jìn)度和交付物控制的基礎(chǔ)上，敏捷方法成功的關(guān)鍵依賴于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)外溝通和對(duì)有效溝通的促成;并且，敏捷方法推薦的溝通過程以頻繁、小范圍、有效率為原則。