企業(yè)通過實施新的項目來實現(xiàn)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，達(dá)到業(yè)務(wù)目標(biāo)。而IT治理則要決定IT制定什么決策的問題，在決策制定過程中，決定選擇哪些項目投資，每個項目投入多少資金是IT組織對企業(yè)戰(zhàn)略的理解，對IT基礎(chǔ)架構(gòu)的規(guī)劃，對IT服務(wù)決策的直接反映等。項目組合管理提供一個結(jié)構(gòu)化的環(huán)境，項目決策部門可以在此建立組合標(biāo)準(zhǔn)，資產(chǎn)清單、開發(fā)計劃，用來評估的假定的業(yè)務(wù)場景，并與項目相關(guān)人員溝通并最終決定。
因為資金和開發(fā)人員是有限的，技術(shù)管理部門往往缺乏連貫統(tǒng)一的項目評估與選擇機(jī)制來決定是否應(yīng)該做這個項目，影響項目的決定因素通常是主觀的標(biāo)準(zhǔn)，缺乏科學(xué)性和客觀性。項目組合管理就是為IT管理部門的投資決策服務(wù)的。項目組合管理采取的是自上而下的管理方式，將投資與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，優(yōu)先選擇符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的項目，在資金和資源能力范圍內(nèi)有效執(zhí)行項目。
項目組織管理包括四階段：建立組合模型、產(chǎn)生項目組合清單、通過分析確定項目組合、項目監(jiān)控與評估。
一、建立組合模型
項目組合管理 提供一套科學(xué)的模型完成項目決策。這個模型定義了適合企業(yè)的評估標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)決定了項目開展的優(yōu)先級。項目組合管理 能夠提供衡量項目的最重要的指標(biāo)，包括項目收益、項目費用、與業(yè)務(wù)目標(biāo)的契合度、項目里程碑進(jìn)度表和風(fēng)險模型。
另外用戶也可以增加和輸入與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的衡量指標(biāo)如： ROI 、意外事件、業(yè)務(wù)增長目標(biāo)、質(zhì)量統(tǒng)計、業(yè)務(wù)價值評估指標(biāo)等等。這些指標(biāo)可以直接用于后階段工作的創(chuàng)建清單、確定項目優(yōu)先級、評估和決策。
二、產(chǎn)生項目清單
在這一階段，依據(jù)組合標(biāo)準(zhǔn)，項目組合管理 可以將當(dāng)前的投資和就提議的投資生成詳細(xì)的項目組合清單，在清單中包括詳細(xì)的項目、計劃、資產(chǎn)、產(chǎn)品、應(yīng)用等信息，這張清單為用戶快速提供了項目之間的關(guān)系，與業(yè)務(wù)目標(biāo)的差距、可能的意外投資和項目不能更改的部分。如果項目較大，可以分別產(chǎn)生多個資產(chǎn)組合，并且將它們按照父子關(guān)系連接在一起。每個負(fù)責(zé)的部門各自維護(hù)自己的資產(chǎn)組合，同時對于技術(shù)管理部門而言，它們是一個統(tǒng)一的整體。
三、通過分析確定項目組合
在資源有限的條件下，企業(yè)如果無法確定項目的優(yōu)先權(quán)，淘汰差的項目，就容易導(dǎo)致開發(fā)的項目很多，而成功的項目很少。因此企業(yè)需要通過分析，加強(qiáng)去 / 留決策點的有效性管理。根據(jù)關(guān)鍵的組合標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以將組合清單上的項目組合歸類并排列優(yōu)先順序。優(yōu)先級最高的是可能成為投資重點的項目組合。
在項目組合管理 中，包括多種假定場景和效率的分析，通過改變項目組合內(nèi)容，修改投資計劃表、延期投資，以及在花費與收益。對關(guān)聯(lián)的項目影響等因素，確定最佳項目組合。這個組合充分考慮投資、企業(yè)的主觀影響、風(fēng)險和收益的平衡等等因素，這樣從業(yè)務(wù)角度可以確保IT 投資的項目與企業(yè)的戰(zhàn)略決策保持一致。
四、項目監(jiān)控與評估
項目監(jiān)控與評估將貫穿在整個項目實施的全過程。它體在以下幾個方面：
1.項目管理流程標(biāo)準(zhǔn)化
IT組織普遍采用矩陣式的組織架構(gòu)。交叉的管理流程復(fù)雜低效的情況時有發(fā)生。項目組合管理 強(qiáng)調(diào)組合內(nèi)項目管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化，使項目經(jīng)理與職能經(jīng)理交義管理的職責(zé)更明確，工作更有效率。
2.從業(yè)務(wù)角度進(jìn)行項目評估
項目評估是一個反復(fù)的工作，在項目實施過程中以及項目實施后都需要不斷對它的實施狀況與實施成果進(jìn)行評估，項目組合使項目更容易將相關(guān)項目聯(lián)合進(jìn)行評估、以衡量項目最終是否能夠滿足業(yè)務(wù)目標(biāo)。
3.有效的項目風(fēng)險
管理
項目組合管理 使項目之間關(guān)系更加明確，能夠直觀地了解項目中各個因素的變化對項目組合產(chǎn)生的影響，進(jìn)而對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展造成的影響，從而及時采取相應(yīng)的措施。
4.項目管理的透明度
項目相關(guān)責(zé)任人了解項目的執(zhí)行情況不再僅限于經(jīng)過數(shù)據(jù)整合后的統(tǒng)計報表，通過項目組合管理 能夠更及時地了解到所有項目的進(jìn)度，貨源使用情況、面臨的何種困難、項目花費情況等等，更有效地對項目進(jìn)行控制。