多項(xiàng)目管理今后將是一個常態(tài)。越來越多的企業(yè)在同一時間內(nèi)必須執(zhí)行越來越多的項(xiàng)目，比如惠普公司(HP)每年有3,000個左右的項(xiàng)目、摩托羅拉公司(Motorola)也有約逾2,500個項(xiàng)目。那么，究竟應(yīng)該采取什么樣的多項(xiàng)目管理程序、機(jī)制和方法呢?現(xiàn)有按照規(guī)劃、軟件開發(fā)、運(yùn)營維護(hù)等職能劃分的IT部門，在面對多項(xiàng)目管理時，如何協(xié)調(diào)不同部門間在多項(xiàng)目參與中的人員、資源和資金的分配呢?
從過去單個辦公自動化(OA)項(xiàng)目的管理，到企業(yè)資源計劃(ERP)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)、決策支持等多項(xiàng)目的管理，再發(fā)展到全集團(tuán)范圍各種IT項(xiàng)目的統(tǒng)一管理，多項(xiàng)目管理在大型企業(yè)的CIO眼里始終是一道難題。隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)升級和集團(tuán)化管理的加強(qiáng)，一批集團(tuán)級IT項(xiàng)目正在進(jìn)行規(guī)劃和實(shí)施。同時，按照集團(tuán)“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理”的IT管理策略，分公司和控股公司的IT項(xiàng)目正納入集團(tuán)信息中心進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。
“許多CIO的工作有時就像一場無休止的摔跤比賽中的裁判?！盋IO們常常抱怨各個項(xiàng)目經(jīng)理之間缺乏合作、互相指責(zé)。而公司中有太多的正在進(jìn)行的項(xiàng)目，許多項(xiàng)目都沒能按時完成。同時，CIO也要應(yīng)付來自首席執(zhí)行官(CEO)的壓力，CEO們把公司戰(zhàn)略計劃以新項(xiàng)目的形式在組織中實(shí)施時，常常會忽略IT組織的資源是否足以應(yīng)對這些新任務(wù)。沒有良好的多項(xiàng)目管理體制，還使得項(xiàng)目的價值無法得到衡量。哪怕用最低的利率把這筆錢存到銀行中，我們至少還能收回投資并賺些錢，我們的IT經(jīng)理們總是被動地上新項(xiàng)目、進(jìn)行新投資，但公司并沒有得到回報。項(xiàng)目組合管理的最佳實(shí)踐等等都是CIO們需要越來越重視和學(xué)習(xí)的問題。
1、CIO自身的挑戰(zhàn)
除了良好的管理機(jī)制外，CIO自身管理能力的提高也是多項(xiàng)目管理成功的關(guān)鍵。在項(xiàng)目管理中，CIO首先要進(jìn)行自己的時間管理。上你需要快速地確定你要做什么和你有多少時間。首先看一看你實(shí)際可以在每一個項(xiàng)目上花費(fèi)多少時間是十分有用的。這個估計數(shù)字不必要十分精確，只要可以讓你和項(xiàng)目主管參考討論就可以。確定時間后，接下來就是要考慮項(xiàng)目的優(yōu)先權(quán)力。當(dāng)你面對多個項(xiàng)目時，決定你要做什么和以什么順序去做是很重要的。僅僅簡單地選一個你喜歡的項(xiàng)目并只關(guān)注于這一個項(xiàng)目是沒有用的。這里需要仔細(xì)分析來確保每一個項(xiàng)目都達(dá)到公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。對優(yōu)先權(quán)利概念的理解還有助于CIO應(yīng)付項(xiàng)目進(jìn)行中的工程變更。因?yàn)橛辛藘?yōu)先權(quán)利的概念，CIO就能看到什么是最緊迫的，哪些請求有所重復(fù)，以及哪些請求將會被圍繞它的其他請求所代壇
此后，就要將工作任務(wù)排序。因?yàn)樵S多時候，項(xiàng)目都是交叉并列進(jìn)行的，因此CIO要確保每一個項(xiàng)目的任務(wù)都被恰當(dāng)并且合理地排序。許多項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目與項(xiàng)目之間跑來跑去，到處抓救命稻草。將每一個項(xiàng)目明確地細(xì)分為可以管理的工作任務(wù)并將其正確地排序，這是十分必要的?！?/span>
2、建立良好的管理機(jī)制
探索多項(xiàng)目的管理是CIO職業(yè)生涯中的一條漫漫長路，建立一個良好的管理機(jī)制是第一步。項(xiàng)目管理委員會的作用是給出所有項(xiàng)目的全貌描述(從計劃、實(shí)施到收尾階段)，同時每月及時更新諸多項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。 此外，項(xiàng)目管理委員會定期向IT管理部門、執(zhí)行委員會、董事會匯報項(xiàng)目進(jìn)展，報告會列出每個項(xiàng)目的簡短描述、日程安排、項(xiàng)目進(jìn)行階段以及針對項(xiàng)目狀況的意見。每個項(xiàng)目旁邊都有一個紅色、黃色或者綠色的標(biāo)記表明項(xiàng)目處于中斷、在預(yù)算階段還是進(jìn)行狀態(tài)。這一報告也會在太保集團(tuán)的內(nèi)部局域網(wǎng)上貼出，這樣所有員工都能了解某個項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
項(xiàng)目管理委員會有著明確的工作流程。