多項(xiàng)目管理是伴隨著項(xiàng)目管理方法在企業(yè)或政府部門(mén)等組織中的廣泛運(yùn)用而形成的一種以長(zhǎng)期性組織為對(duì)象的管理模式。形象地講，就是指在企業(yè)中同時(shí)管理、協(xié)調(diào)多個(gè)項(xiàng)目的選擇、評(píng)估、計(jì)劃、控制、執(zhí)行，以及收尾等各項(xiàng)工作，使所有項(xiàng)目的綜合執(zhí)行效果達(dá)到最優(yōu)的項(xiàng)目管理方式。多項(xiàng)目管理是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目群、項(xiàng)目組合，以及項(xiàng)目的成功管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
在大型的、要求有許多并行工作流的項(xiàng)目組織或企業(yè)中，可能有許多數(shù)以百計(jì)的項(xiàng)目同時(shí)在實(shí)施，雖然每個(gè)項(xiàng)目都有它自身的一套目標(biāo)、計(jì)劃、問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，但是其中的許多項(xiàng)目都遵循共同的步驟。因此，對(duì)這些共同流程的改善，可以讓所有項(xiàng)目提高效率和效力，實(shí)現(xiàn)知識(shí)和創(chuàng)新跨項(xiàng)目分享。
第一：跨項(xiàng)目改進(jìn)展望
改善共同的流程，需要經(jīng)歷的第一步就是跨項(xiàng)目改進(jìn)展望。這一步分為五項(xiàng)活動(dòng)：發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)問(wèn)題;招募跨項(xiàng)目改進(jìn)人員;草擬跨項(xiàng)目改進(jìn)綱領(lǐng);制定會(huì)議議程、日期和時(shí)間;進(jìn)行跨項(xiàng)目展望。
發(fā)現(xiàn)焦點(diǎn)領(lǐng)域。要想發(fā)現(xiàn)跨項(xiàng)目改進(jìn)的焦點(diǎn)領(lǐng)域，負(fù)責(zé)多項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者―項(xiàng)目組合經(jīng)理，必須要召集各個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)理，大家坐在一起了解彼此的需求，從而發(fā)現(xiàn)重點(diǎn)問(wèn)題并以此修訂項(xiàng)目實(shí)施方案，以確保項(xiàng)目在每一步都能調(diào)用適當(dāng)?shù)娜藛T，把項(xiàng)目組合中的沖突降到最少。新的方案成功的保證，就在于那些被要求做出改變的人(即各個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)理)，參與了方案的制訂。
招募跨項(xiàng)目改進(jìn)人員。為跨項(xiàng)目改進(jìn)而招募的人員，如同為任何一項(xiàng)組織變革而招募的人那樣，必須是那些對(duì)改進(jìn)貢獻(xiàn)最大且獲益最多的人。跨項(xiàng)目改進(jìn)方法要求人們對(duì)實(shí)際的項(xiàng)目采取行動(dòng)，所以重要的是，要挑選那些能對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的活動(dòng)產(chǎn)生一定影響的人各個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)理往往就是這樣的人，也可能是擁有具體的相應(yīng)專(zhuān)長(zhǎng)的、證明有同等價(jià)值的其他人。
同樣重要的是，選中的人員要能夠操作擬被改進(jìn)的流程。比如，如果焦點(diǎn)是改進(jìn)需求開(kāi)發(fā)流程，則要招募那些即將參與收集需求信息的人。為最大程度地利用好組織中的人才，為進(jìn)行卓有成效的項(xiàng)目改進(jìn)，招募那些樂(lè)于提升項(xiàng)目成果的人，也很重要。這種動(dòng)力可能源于他們避免成果交付受挫的渴望，或者他們本質(zhì)上就是追求完美的人。
草擬跨項(xiàng)目改進(jìn)綱領(lǐng)。當(dāng)人員被招募后，項(xiàng)目組合經(jīng)理就要和所有參與人員一起協(xié)商草擬一份簡(jiǎn)要的“綱領(lǐng)”：“業(yè)務(wù)個(gè)案”及相關(guān)問(wèn)題陳述書(shū)、要達(dá)到的業(yè)務(wù)目的或目標(biāo)、關(guān)鍵里程碑、團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目范圍、成本和收益。構(gòu)建業(yè)務(wù)個(gè)案和問(wèn)題陳述書(shū)時(shí)，要利用多個(gè)項(xiàng)目回顧總結(jié)中產(chǎn)生的那些數(shù)據(jù)。
在制訂綱領(lǐng)時(shí)，我們要考慮：是什么令我們最早關(guān)注到這個(gè)問(wèn)題?這個(gè)問(wèn)題在跨項(xiàng)目中已經(jīng)產(chǎn)生了什么影響?有什么證據(jù)顯示這是一個(gè)值得解決的問(wèn)題?這個(gè)問(wèn)題的可能根源是什么?如果問(wèn)題不解決，有何后果?
制定展望會(huì)議議程、日期和時(shí)間。正如單個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)展望會(huì)議那樣，跨項(xiàng)目改進(jìn)展望會(huì)議議程要能夠使項(xiàng)目改進(jìn)小組明確其目標(biāo)，以及實(shí)施改進(jìn)和制定新方法的角色。你必須考慮以下幾點(diǎn)：?jiǎn)栴}是什么?解決這個(gè)問(wèn)題的目的是什么?參與解決這個(gè)問(wèn)題的人員各自的角色和責(zé)任是什么?有哪些時(shí)間和預(yù)算約束?可能進(jìn)行的改進(jìn)有哪些?這些改進(jìn)將在哪些項(xiàng)目中試行?
在跨項(xiàng)目改進(jìn)展望會(huì)議討論中，跨項(xiàng)目改進(jìn)綱領(lǐng)必須作為首要文件來(lái)使用。項(xiàng)目組合經(jīng)理和跨項(xiàng)目改進(jìn)教練，要根據(jù)自己的判斷，來(lái)確定每個(gè)領(lǐng)域要花費(fèi)的時(shí)間。所有這些情況下，都要制定或重新考慮小組討論的基本規(guī)則。
在會(huì)議結(jié)束之前，項(xiàng)目組合經(jīng)理和教練要幫助跨項(xiàng)目改進(jìn)小組成員明確：他們?cè)跁?huì)后如何能夠在其項(xiàng)目中，定義和實(shí)施項(xiàng)目改進(jìn)。項(xiàng)目改進(jìn)小組成員需要在各自的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中