加強(qiáng)對多個(gè)項(xiàng)目的管理與控制。需要在以下方面進(jìn)行提高。
1、項(xiàng)目程序和工作的標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)單個(gè)項(xiàng)目管理和控制。
項(xiàng)目辦需要梳理從項(xiàng)目的啟動(dòng)，計(jì)劃實(shí)施，控制，驗(yàn)收整個(gè)過程的流程，對項(xiàng)目中使用的工具和模板進(jìn)行統(tǒng)一整理和優(yōu)化，總結(jié)以往項(xiàng)目知識和經(jīng)驗(yàn)確定各項(xiàng)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，使項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化管理。對單個(gè)項(xiàng)目加強(qiáng)管理和控制首先從對項(xiàng)目的計(jì)劃和控制入手，重點(diǎn)檢查項(xiàng)目是否按項(xiàng)目主計(jì)劃在執(zhí)行，關(guān)注項(xiàng)目工作中出現(xiàn)的問題，及項(xiàng)目需要協(xié)調(diào)的資源，并對項(xiàng)目關(guān)鍵工作的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。如果說我們在試點(diǎn)階段的項(xiàng)目管理是摸著石頭過河，那么在推廣中，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和有效控制。
2、資源的配置和內(nèi)外協(xié)調(diào)。
合理規(guī)劃配置項(xiàng)目資源，重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵資源，避免出現(xiàn)資源沖突。作為信息化項(xiàng)目最關(guān)鍵的資源是顧問和業(yè)務(wù)人員，確定各類人員在項(xiàng)目過程中的需求量是資源配置的首要工作。其次是項(xiàng)目組織的會(huì)議安排，項(xiàng)目各方領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的統(tǒng)籌安排，其它還有一些會(huì)議室、培訓(xùn)教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好資源配置同時(shí)還要注意內(nèi)部各組之間的橫向接口和協(xié)調(diào)，要建立整體觀念，實(shí)現(xiàn)各組的協(xié)同管理，建立溝通機(jī)制，使項(xiàng)目部人員能夠在理念、行動(dòng)方式、溝通方面順利暢通。事實(shí)證明，多數(shù)的問題出現(xiàn)在接口處，因此項(xiàng)目辦要加強(qiáng)各模塊及各組之間接口處的管理。與外部的協(xié)調(diào)方面，項(xiàng)目辦要做好與項(xiàng)目相關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)溝通，做好與企業(yè)的各個(gè)職能部門的協(xié)調(diào)，做好合作伙伴以及其他的相關(guān)企業(yè)的溝通，爭取對項(xiàng)目的理解和支持，推動(dòng)項(xiàng)目工作順利進(jìn)展。
3、重視項(xiàng)目管理方法指導(dǎo)，加強(qiáng)知識管理。
項(xiàng)目辦要指導(dǎo)和推動(dòng)各成員企業(yè)項(xiàng)目的開展，總結(jié)實(shí)點(diǎn)單位項(xiàng)目管理的整個(gè)過程，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行制定項(xiàng)目總體計(jì)劃，指導(dǎo)項(xiàng)目管理工具和模板的使用。項(xiàng)目辦要加強(qiáng)知識管理，整理和優(yōu)化項(xiàng)目管理知識和技能，減小后續(xù)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率，同時(shí)也可以為其他產(chǎn)業(yè)集團(tuán)信息化提供借鑒。事實(shí)證明，一個(gè)項(xiàng)目的知識積累量占總知識量的70%，在知識轉(zhuǎn)移中逐步沉淀，真正能在下個(gè)項(xiàng)目中使用的只有25% ，項(xiàng)目的知識管理需要項(xiàng)目辦
做好每一個(gè)環(huán)
節(jié)的工作。
4、做好項(xiàng)目的人員規(guī)劃。
信息化項(xiàng)目對IT技術(shù)、項(xiàng)目管理、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)方面的綜合人才需求量會(huì)日益增大，除了從企業(yè)外部招聘以外，更重要的就是內(nèi)部培養(yǎng)，項(xiàng)目管理辦公室就是要逐步承擔(dān)起這個(gè)責(zé)任。保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，同時(shí)要加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的活力，做到人員能進(jìn)能出，實(shí)現(xiàn)一般人員的及時(shí)輪換和優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，為信息化的推廣儲備人才，培養(yǎng)更多的信息化方面的復(fù)合型人才及專業(yè)人才。在項(xiàng)目部內(nèi)部通過輪崗鍛煉等各種方式，進(jìn)行各方面能力的培養(yǎng)，逐步建立自己的項(xiàng)目梯隊(duì)式人才庫。建立項(xiàng)目中各類人才的通道，通過項(xiàng)目顧問資格認(rèn)證和項(xiàng)目津貼的形式，做好項(xiàng)目成員職業(yè)規(guī)劃和相應(yīng)的信酬福利。在做好規(guī)劃時(shí)還要與職能部門協(xié)同做好各企業(yè)相關(guān)人員的規(guī)劃。
5、做好重點(diǎn)服務(wù)支持功能。
在項(xiàng)目服務(wù)支持和日常的管理方面，項(xiàng)目辦要有所為和有所不為，對于一些重要的職能如收發(fā)文，重要資源協(xié)調(diào)，重點(diǎn)會(huì)議活動(dòng)組織和宣傳外，其他的服務(wù)職能充分要發(fā)揮各分項(xiàng)目部及項(xiàng)目小組各個(gè)委員的作用，讓各小組負(fù)擔(dān)起自己的行政和日常管理工作。另外就是項(xiàng)目辦可以在集中起來辦理效率更高的事情上多做一些工作，其他如考核、報(bào)銷、考勤考核等日常管理的職能則能放則放，關(guān)鍵要發(fā)揮好監(jiān)督和檢查作用。另外就是加強(qiáng)對項(xiàng)目經(jīng)理的支持，把項(xiàng)目經(jīng)理的要求和原則，能夠執(zhí)行和貫徹下去，使
項(xiàng)目經(jīng)理能有更多精力投入到項(xiàng)目的核心工作中去。
信息化項(xiàng)目管理辦公室就是要利用先天優(yōu)勢，逐步提高人員整體素質(zhì)，總結(jié)信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和成果，發(fā)展路徑就是項(xiàng)目支持辦公室-業(yè)務(wù)單元管理辦公室-產(chǎn)業(yè)集團(tuán)項(xiàng)目管理辦公室-總部集團(tuán)級項(xiàng)目辦公室。方法就是根據(jù)不同階段項(xiàng)目管理辦公室的需求，從組織、流程、系統(tǒng)、職能、標(biāo)準(zhǔn)、方法、能力等方面不斷地提升隨著，這其間需要2-3年甚至更長的時(shí)間，這也是信息化項(xiàng)目管理辦公室更大的挑戰(zhàn)。
挑戰(zhàn)就是如何建立一套針對信息化實(shí)施項(xiàng)目的信息系統(tǒng)，把項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)流程，工具和模板固定下來，實(shí)現(xiàn)所有的項(xiàng)目都能在系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行。目前，項(xiàng)目管理辦公室的突破點(diǎn)做好項(xiàng)目的整體規(guī)劃，建立并實(shí)施項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)流程，包括項(xiàng)目管理工具、可重復(fù)的流程和最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。