隨著項目管理理念日益深入人心，很多企業(yè)已開始建立類似項目管理部、PMO等部門，但在實際運作中由于PMO的定位、公司組織結(jié)構(gòu)、PMO人員自身素質(zhì)等方面的原因，PMO作用發(fā)揮得不盡人意。經(jīng)過系統(tǒng)培訓的PMP常常為企業(yè)沒有良好的項目管理環(huán)境而苦惱，PMO人員也常常為自己的職業(yè)發(fā)展而感到憂慮。為了避免項目經(jīng)理單兵作戰(zhàn)，迫切需要建立高效運營與管理的PMO，建立規(guī)范的組織級項目管理體系，使得項目管理真正植根于企業(yè)，公司的戰(zhàn)略通過項目能夠分解與落地。針對目前國內(nèi)企業(yè)PMO存在的問題，如何進行規(guī)避，并建立自己高效運行的PMO呢?下面將從PMO類型的選擇、PMO職責的確定、 PMO自身的提升三個方面進行論述。
(一)選擇合適的PMO類型
在選擇PMO的組織模式時，我們通常會選擇從第一種模式(保證型PMO)作為起點，當發(fā)展到一定程度時再進行改進，擴展其職能，升級PMO的組織模式，如果組織的決策層對于項目管理的重視程度非常高，給予PMO的權(quán)限也足夠，也可以直接采用第三種模式(戰(zhàn)略型PMO)。選擇合適類型的PMO對于組織級項目管理執(zhí)行力與推動力的提升，項目管理職責與目標的實現(xiàn)具有重要的作用。
(二)正確定位PMO的職責
很多PMO失敗的原因就在于沒有很好的定位PMO的職責，過多的從事一些行政及輔助性的工作，缺少總結(jié)與知識積累。結(jié)合國內(nèi)外PMO的經(jīng)驗與最佳實踐，成功PMO的職責應包括五個中心：即服務支持中心、學習成長中心、知識管理中心、管理控制中心、決策支持中心。
1、服務支持中心。對項目提供業(yè)務及管理領(lǐng)域咨詢支持;協(xié)助項目經(jīng)理完成項目計劃、項目監(jiān)控、里程碑評審等工作。
2、學習成長中心。制定項目經(jīng)理能力模型;開發(fā)和引進項目管理課程;針對不同人員組織相關(guān)培訓、學習等能力提升項目;制定項目經(jīng)理崗位序列的評估和晉升。
3、知識管理中心。制定項目管理流程和規(guī)范;建立知識管理平臺和系統(tǒng);總結(jié)項目管理的最佳實踐。
4、管理控制中心。依據(jù)項目要求選擇任命項目經(jīng)理;為啟動的項目調(diào)配資源動態(tài)規(guī)劃;項目計劃的審核和審批形成執(zhí)行基準;對項目進行跟蹤、分析和控制;組織項目的收尾，對項目和項目經(jīng)理做出評價與績效分配。
5、決策支持中心。制定項目選擇標準，組織項目初選、終選;對項目定期分析、評估，為決策者提供決策支持。
成功的PMO應該在項目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來審視項目;復制成功和沉淀成功經(jīng)驗、總結(jié)最佳實踐;對于項目團隊提供成功經(jīng)驗和失敗教訓，預見性地去發(fā)現(xiàn)一些項目管理中的問題，來指導項目經(jīng)理成功地完成項目。PMO應成為各部門協(xié)調(diào)與潤滑的重要部門，改變各自為政，缺少信息溝通與數(shù)據(jù)共享的局面，應成為信息交匯中心與數(shù)據(jù)分析中心。
(三)逐步改善PMO自身的能力與管理水平
PMO發(fā)展的困境，不僅僅在于外在原因，同時PMO內(nèi)部也存在人員專業(yè)技能不高、缺乏激勵考核機制等問題，因此建立高效運行的PMO，還應從內(nèi)部改革做起，設置合理的PMO崗位、建立全面的人員素質(zhì)模型、開展專業(yè)技能培訓、設計職業(yè)發(fā)展路徑、制定部門績效與激勵機制，進而量化PMO的真正價值。
1、設置合理的PMO崗位
根據(jù)PMO的不同類型可對機構(gòu)進行人員設置：至少應包括項目總監(jiān)(副總或高管級)、項目主管(PMO辦公室主任)、過程改進專家、配置管理、質(zhì)量保證、標準引進、行政助理等，在人員入職時明確每一崗位的崗位職責，