1.3設(shè)立和宣傳項(xiàng)目管理辦公室
制定設(shè)立和宣傳項(xiàng)目管理辦公室的短期 目標(biāo)和長(zhǎng)期目標(biāo)，確定在啟動(dòng)階段將“評(píng)估現(xiàn)狀、制定計(jì)劃、設(shè)立和宣傳項(xiàng)目管理辦公室、確定合適的此階段的工作流程”作為此階段的關(guān)鍵工作，通過電子郵件、 狀況公告等形式和舉行各種會(huì)議向企業(yè)高層、各級(jí)部門和人員廣泛宣傳和溝通設(shè)立項(xiàng)目辦公室的目的、工作任務(wù)和如何獲得成功，使項(xiàng)目辦公室能夠立刻開展工作， 以取得短期效果。
在人員的選擇和配備上，由于企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理都是出身于技術(shù)人員，缺乏項(xiàng)目管理專業(yè)知識(shí)，因此我們引進(jìn)了具有一定經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng) 目管理專業(yè)人士，同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部選擇具有項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的人員。在內(nèi)部選擇時(shí)，我們重點(diǎn)關(guān)注候選人員的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、溝通能力、分析和解決問題的能力、學(xué)習(xí)能力。實(shí) 踐證明在進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)狀評(píng)估時(shí)，他們的這些特質(zhì)發(fā)揮了重大作用。我們安排項(xiàng)目管理專業(yè)人士直接對(duì)這類人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括了項(xiàng)目管理基礎(chǔ)知識(shí)、工具和 方法使用技巧、溝通技巧、此階段工作流程等方面，在工作中兩類人員不斷的溝通和磨合，相互傳遞信息和知識(shí)，從而快速的建立了一支高效的團(tuán)隊(duì)。
1.4 確定合適的此階段的工作流程
在企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)查和評(píng)估中涉及的關(guān)鍵部門和人員很多，有大量的信息需要收集和整理，需要舉行多次定期和非定期的會(huì)議。為此，我們制定了信息收集、處理和發(fā)布流程，在流程中規(guī)定了如何進(jìn)行文檔的配置管理，，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、統(tǒng)一的文檔目錄、文檔的存放和讀寫權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和 方便；同時(shí)在流程中規(guī)定了如何舉行高效的會(huì)議，設(shè)立了兩個(gè)基本點(diǎn)：會(huì)前的準(zhǔn)備和會(huì)后的跟蹤，這兩點(diǎn)是最容易被忽視的，但它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。流程 規(guī)定：會(huì)前的準(zhǔn)備須將會(huì)議目的、議程和時(shí)間安排、預(yù)先準(zhǔn)備和閱讀的資料等信息提前發(fā)給參會(huì)人員并得到反饋，會(huì)議進(jìn)行中須按照會(huì)議的議程和規(guī)范進(jìn)行會(huì)議并做 好記錄，會(huì)后的跟蹤包括寫、發(fā)會(huì)議備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，安排下次匯報(bào)人選等工作。
在“啟動(dòng)”階段結(jié)束時(shí)，我們的短期、長(zhǎng)期計(jì)劃和目標(biāo)及其它成果，獲得了企業(yè)高層主管和關(guān)鍵干系人的認(rèn)可和支持，為企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理順利進(jìn)入“逐步推進(jìn)”階段打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2、第二階段：“逐步推進(jìn)”階段
2.1 幫助項(xiàng)目成功
為了能夠獲得實(shí)際的成果同時(shí)避免面面俱到，我們將項(xiàng)目按照進(jìn)度延期、預(yù)算超支、項(xiàng)目組織渙散等條件進(jìn)行了排序，這些項(xiàng)目或多或少都由于不充分的計(jì)劃、不 明確的目標(biāo)、資源沖突、溝通不良、人員士氣渙散、范圍蔓延、項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目管理能力缺乏等原因而造成項(xiàng)目失控。項(xiàng)目辦公室選擇了五個(gè)優(yōu)先級(jí)最高的失控項(xiàng)目來 幫助它們成功，評(píng)估這些項(xiàng)目，提供解決方案，并為實(shí)施這些方案提供計(jì)劃、咨詢、指導(dǎo)和專業(yè)人員的實(shí)際支持，幫助進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)。幫助失控的項(xiàng)目成功的目的和 意義在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、防止犯同樣的錯(cuò)誤、評(píng)估項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、為績(jī)效考核積累數(shù)據(jù)、對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理體系建設(shè)和項(xiàng)目文化起到了不可或缺的作用。雖然幫助失控的項(xiàng) 目成功并不容易，但項(xiàng)目最終都在計(jì)劃內(nèi)完成并達(dá)到了質(zhì)量目標(biāo)，我們?cè)谑Э仨?xiàng)目上的務(wù)實(shí)精神和取得的實(shí)際效果，得到了普遍認(rèn)可。
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文章來源：中國項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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