項(xiàng)目管理－平衡之道
項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目管理的中流砥柱，其組織、協(xié)調(diào)、管理能力，以及知識(shí)素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)水平和領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，甚至其個(gè)人脾性都對(duì)項(xiàng)目管理的成敗有著決定性的影響，在項(xiàng)目管理中，我們經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的矛盾，需要我們進(jìn)行平衡，找出更有利的或損失更小的方案，只有將矛盾平衡了，事情才會(huì)有進(jìn)展，才會(huì)朝對(duì)我們有利的方向發(fā)展，平衡，是順勢(shì)而為的一種手段，只有找到了平衡，才能取得和諧，實(shí)際上，項(xiàng)目管理就是一種平衡之道。
制定項(xiàng)目的目標(biāo)
項(xiàng)目管理是以目標(biāo)為導(dǎo)向的管理，制定項(xiàng)目章程，明確項(xiàng)目的目標(biāo)，與項(xiàng)目干系人進(jìn)行充分溝通，達(dá)成一致，獲取甲方用戶的支持和獲取項(xiàng)目組成員的承諾，讓參與項(xiàng)目的各個(gè)干系人都能為同一個(gè)目標(biāo)一起努力，提供對(duì)項(xiàng)目的支持，并能管理用戶預(yù)期，讓用戶和項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)明確，對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期達(dá)成一致，項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目預(yù)期的一致，是項(xiàng)目平衡的基礎(chǔ)。
制定詳細(xì)的計(jì)劃
沒有計(jì)劃的指導(dǎo)，項(xiàng)目工作無法有序開展，制定嚴(yán)密的、切實(shí)可行的計(jì)劃是項(xiàng)目成功的重要因素。制定詳細(xì)的計(jì)劃包括制定項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，項(xiàng)目管理計(jì)劃中要明確項(xiàng)目的目標(biāo)，項(xiàng)目的成功標(biāo)準(zhǔn)，和項(xiàng)目的范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理的方法，以及與項(xiàng)目相關(guān)的軟硬件采購的管理方法，做好各個(gè)領(lǐng)域平衡管理的規(guī)劃。
項(xiàng)目開始時(shí)，要制定項(xiàng)目總體的進(jìn)度計(jì)劃，對(duì)近期的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃要制定的足夠詳細(xì)，尤其是當(dāng)前階段的進(jìn)度計(jì)劃，在項(xiàng)目的推進(jìn)過程中，對(duì)計(jì)劃做滾動(dòng)式調(diào)整，即把即將進(jìn)行的階段較粗的計(jì)劃制定為較細(xì)的計(jì)劃，每項(xiàng)任務(wù)要指定具體的負(fù)責(zé)人，盡量不要對(duì)一項(xiàng)任務(wù)指定一名以上的負(fù)責(zé)人，指定多個(gè)負(fù)責(zé)人，等于沒有負(fù)責(zé)人。
對(duì)制定的項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃要進(jìn)行計(jì)劃的評(píng)審確認(rèn)，評(píng)審的過程需要全體項(xiàng)目組成員參與，當(dāng)項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃達(dá)成一致后，其實(shí)也就獲得了項(xiàng)目組成員對(duì)計(jì)劃內(nèi)容的承諾，即項(xiàng)目組成員已清楚了自己在項(xiàng)目中的角色，以及按計(jì)劃完成自己任務(wù)的承諾。
項(xiàng)目計(jì)劃還必須得到甲方用戶的確認(rèn)，只有得到用戶認(rèn)可的項(xiàng)目計(jì)劃，才會(huì)得到用戶的大力支持，用戶了解項(xiàng)目計(jì)劃后，才會(huì)清楚的了解項(xiàng)目工作的開展，和項(xiàng)目所處的階段，項(xiàng)目后續(xù)要進(jìn)行的工作。 項(xiàng)目管理計(jì)劃是項(xiàng)目是否完成的依據(jù)，項(xiàng)目計(jì)劃的確認(rèn)是甲方用戶對(duì)項(xiàng)目實(shí)施規(guī)劃的認(rèn)可。
推行聯(lián)合開發(fā)模式
調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵用戶的積極性，與項(xiàng)目組成員一起努力工作，讓業(yè)務(wù)部門成員有收獲和成就感，通過正式和非正式的交流，使之認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目給他們帶來的好處和成就感，使個(gè)人在項(xiàng)目中學(xué)到知識(shí)（業(yè)務(wù)知識(shí)），能力得到提升（組織能力，做事方法等），使用戶從心心理上得到平衡。
在項(xiàng)目執(zhí)行過程中進(jìn)行方法論培訓(xùn)，每做一件事情讓他們明白為什么做，怎么做，以及這樣做的價(jià)值等，幫助他們形成工作的能力， 和他們一起分享工作的成果，讓他們感受到工作的價(jià)值，讓他們有表現(xiàn)的機(jī)會(huì)，如讓他們?cè)跁?huì)議上介紹他所做的工作。
通過各種方式感謝他們的工作，如利用各種機(jī)會(huì)在他們領(lǐng)導(dǎo)面前表揚(yáng)其所做的工作以及工作的價(jià)值，使用戶成為項(xiàng)目組的成員，具有共同的榮譽(yù)感和責(zé)任感，為同一個(gè)目標(biāo)，共同促進(jìn)項(xiàng)目工作的開展。
注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)
項(xiàng)目管理是以團(tuán)隊(duì)建設(shè)為基礎(chǔ)的。了解每一個(gè)成員的工作背景，工作經(jīng)驗(yàn)，技能水平，甚至人的性格喜好等等，了解每一個(gè)成員最想獲取的知識(shí)，在能力允許的范圍內(nèi)幫助團(tuán)隊(duì)成員制定職業(yè)規(guī)劃，員工的競(jìng)爭(zhēng)力是組織核心競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)，因此項(xiàng)目經(jīng)理必須根據(jù)管理需要調(diào)整員工實(shí)踐，致力于促進(jìn)和激發(fā)員工的競(jìng)爭(zhēng)力。作為團(tuán)隊(duì)成員不僅僅是滿足他們的最基本的需求，而且要讓他們體會(huì)到受尊敬的愉悅和自我實(shí)現(xiàn)的成就感，使得項(xiàng)目組成員達(dá)到心理上的平衡，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，并讓他們充分參與到項(xiàng)目管理中去。
穩(wěn)定的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。因此必須建立一種機(jī)制，來提高團(tuán)隊(duì)吸引、開發(fā)、激勵(lì)、統(tǒng)籌并留住人才的能力，了解團(tuán)隊(duì)成員也是在了解自己，通過團(tuán)隊(duì)成員對(duì)自己的反饋，也可以知道自己在項(xiàng)目管理過程中的得失情況，有助于更好得制定項(xiàng)目管理計(jì)劃。建立人員挽留機(jī)制，減少項(xiàng)目開展后的人員流動(dòng)造成的風(fēng)險(xiǎn)。
具有綜合能力的項(xiàng)目組成員是項(xiàng)目快速推進(jìn)的基礎(chǔ)，項(xiàng)目組需要的不僅僅是會(huì)Coding的程序員，更需要具備綜合能力的軟件工程師和軟件設(shè)計(jì)師，每個(gè)項(xiàng)目組成員都必須具備良好的技術(shù)水平、團(tuán)隊(duì)合作能力、溝通能力；因此我們有義務(wù)和責(zé)任通過培訓(xùn)和交流幫助團(tuán)隊(duì)成員不斷提高他們的綜合能力。根據(jù)內(nèi)部對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的技能水平的評(píng)估，確定合適的培訓(xùn)人選進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，提高成員溝通和交流能力；內(nèi)部培訓(xùn)可以有效的減少培訓(xùn)費(fèi)用，可以在更加輕松的氛圍內(nèi)進(jìn)行交流；內(nèi)部培訓(xùn)包括技術(shù)培訓(xùn)和項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)以及就任何值得分享的知識(shí)進(jìn)行小型培訓(xùn)。 通過內(nèi)部培訓(xùn)，可以充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的潛質(zhì)，也有利于團(tuán)隊(duì)內(nèi)部形成學(xué)習(xí)的氛圍，使項(xiàng)目成員能力得到提高，項(xiàng)目成員能力的提高反過來也就提高整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的效率，形成良性循環(huán)，不斷推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。
加強(qiáng)溝通
溝通管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分。項(xiàng)目溝通包括內(nèi)部溝通和外部溝通，內(nèi)部溝通是項(xiàng)目組內(nèi)部的溝通，外部溝通指與項(xiàng)目成員以外的項(xiàng)目干系人之間的溝通，比如與甲方用戶的溝通，與第三方集成商的溝通和與公司管理部門的溝通，溝通貫穿項(xiàng)目整個(gè)生命周期。
建立清晰的溝通管理計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)可管理的溝通。首先要對(duì)項(xiàng)目干系人進(jìn)行識(shí)別、進(jìn)行分類。根據(jù)項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的影響程度，制定針對(duì)干系人的溝通計(jì)劃，對(duì)不同類別的干系人采用不同的溝通方式。
對(duì)于與項(xiàng)目關(guān)系最為緊密的干系人，比如甲方用戶，日常溝通每周至少進(jìn)行一次，包括周工作的總結(jié)和下周工作計(jì)劃和目前存在的問題，對(duì)存在的問題，要通過溝通得出問題解決方案，對(duì)出現(xiàn)的對(duì)項(xiàng)目影響較大的問題，更要進(jìn)行及時(shí)溝通，對(duì)正式的溝通要形成會(huì)議紀(jì)要，出現(xiàn)的問題記錄在項(xiàng)目問題跟蹤表，對(duì)問題進(jìn)行跟蹤，直到問題解決，在每個(gè)階段結(jié)束和到達(dá)里程碑節(jié)點(diǎn)時(shí)，要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，對(duì)出現(xiàn)的問題和解決情況再次進(jìn)行梳理。
對(duì)于甲方領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)，在每個(gè)階段結(jié)束和到達(dá)里程碑節(jié)點(diǎn)時(shí)，要進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)的工作匯報(bào)，讓高層能及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況和項(xiàng)目中存在的問題，及時(shí)對(duì)問題進(jìn)行決策。
對(duì)于內(nèi)部溝通，要制定周報(bào)制度，及時(shí)溝通，要注重文檔化，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)及組織經(jīng)驗(yàn)的有效積累，一是要注重信息格式規(guī)范化，要求制作的文檔格式符合項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)規(guī)定的文檔模板要求，以統(tǒng)一文檔風(fēng)格。主要目的是用相對(duì)固定的格式統(tǒng)一語境平臺(tái)，令溝通更為便捷、準(zhǔn)確，防止各人隨意發(fā)揮，文檔不規(guī)范。二是要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確。在項(xiàng)目建設(shè)中，即使是一些普通的業(yè)務(wù)，也涉及到大量的數(shù)據(jù)工作，在項(xiàng)目的需求過程中都需要作真實(shí)、準(zhǔn)確的記載。提高技術(shù)溝通的準(zhǔn)確性，減少?zèng)_突，方便項(xiàng)目新成員學(xué)習(xí)及日后的維護(hù)；三是文檔的共享與學(xué)習(xí)，文檔目的是在團(tuán)隊(duì)中快速共享技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，避免成員間的重復(fù)溝通、反復(fù)溝通，增加溝通成本。
及時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行
有了切實(shí)可行的計(jì)劃，項(xiàng)目成功的關(guān)鍵就是監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行。將任務(wù)分配到具體的負(fù)責(zé)人后，不能到計(jì)劃任務(wù)的完成點(diǎn)再來看任務(wù)完成情況，要在任務(wù)執(zhí)行過程中及時(shí)了解任務(wù)執(zhí)行的情況，在任務(wù)執(zhí)行的過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和和解決問題，包括是否有范圍蔓延，是否有需求鍍金的情況；是否出現(xiàn)需求變更，是否要走需求變更的流程；進(jìn)度是否有延遲，延遲的原因和應(yīng)對(duì)的策略；成本預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)，對(duì)超出預(yù)算的情況及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施；任務(wù)完成質(zhì)量是否符合要求，對(duì)不合格的情況及時(shí)指出并加以修正。
每個(gè)階段或里程碑開始時(shí)都要重新識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，對(duì)已發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)采取積極的應(yīng)對(duì)措施。對(duì)出現(xiàn)的問題和發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)記錄到問題跟蹤表中，對(duì)嚴(yán)重的問題和級(jí)別較高的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)與公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，尋求決策，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，確保項(xiàng)目的成功。
總之，監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行主要是及時(shí)將項(xiàng)目的執(zhí)行與項(xiàng)目的范圍基準(zhǔn)、進(jìn)度基準(zhǔn)、成本績(jī)效基準(zhǔn)做對(duì)比，進(jìn)行偏差分析，找到偏差的原因，及時(shí)采取措施，達(dá)到項(xiàng)目各個(gè)方面的平衡，確保項(xiàng)目的成功。
小結(jié)
項(xiàng)目管理就是平衡之道，就是通過合理地組織，利用一切可以利用的資源，按照計(jì)劃的成本和計(jì)劃的進(jìn)度，完成計(jì)劃的目標(biāo)的過程。項(xiàng)目管理是以目標(biāo)為導(dǎo)向的管理，明確目標(biāo)，指明方向，要計(jì)劃先行，指導(dǎo)工作的開展，推行聯(lián)合開發(fā)模式，獲取更大的支持和更有力的協(xié)調(diào)，注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升團(tuán)隊(duì)水平，提高工作效率，推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施，加強(qiáng)溝通，及時(shí)讓各個(gè)干系人了解項(xiàng)目情況，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行更好的支持，及時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行，及時(shí)了解影響項(xiàng)目進(jìn)程的因素，采取有效的應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)疏導(dǎo)疏通，使得項(xiàng)目的各個(gè)方面達(dá)到平衡，確保項(xiàng)目順利的執(zhí)行，獲得項(xiàng)目的成功。