項(xiàng)目和項(xiàng)目管理與人類文明相伴相隨如生，自從有了人類，就有組織的活動(dòng)，就一直執(zhí)行著各種規(guī)模的項(xiàng)目和項(xiàng)目管理。美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)給項(xiàng)目的定義如下：項(xiàng)目是一系列特殊的將被完成的任務(wù)，它是在一定條件（時(shí)間、成本、質(zhì)量、范圍）限制下，滿足特定目標(biāo)的多項(xiàng)相關(guān)工作的總稱。此定義實(shí)際包含三層含義：（１）項(xiàng)目是一項(xiàng)有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求；（２）在一定的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，利用有限資源（人力、物力、財(cái)力等）在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)；（３）任務(wù)要滿足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)等要求。
　　
　　因此，項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識(shí)體系被劃分為包括項(xiàng)目采購管理在內(nèi)的九個(gè)知識(shí)領(lǐng)域。項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。所謂的項(xiàng)目的采購管理就是從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效地使用這些項(xiàng)目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項(xiàng)目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。
　　梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：
　　“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對(duì)項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效地降低采購成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們?cè)陧?xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。此處從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。
一、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
　　 制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
　　制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對(duì)項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。 項(xiàng)目采購管理預(yù)算一般有采購計(jì)劃制定、詢價(jià)計(jì)劃制定、詢價(jià)、渠道的選擇以及合同管理和合同收尾等內(nèi)容。項(xiàng)目采購計(jì)劃決定采購什么、何時(shí)采購。詢價(jià)計(jì)劃是以文件記錄所需要的產(chǎn)品以及確認(rèn)潛在的渠道。詢價(jià)是取得報(bào)價(jià)單、標(biāo)書、要約或訂約提議的過程。渠道的選擇是從潛在的供應(yīng)商（或賣主）中做出選擇的過程合同管理是管理與協(xié)調(diào)利益相關(guān)者契約關(guān)系的過程。合同收尾是合同的完成和解決。
　　制定項(xiàng)目采購預(yù)算成本的方法有三種：（１）自制／外購分析法，即是利用針對(duì)成本的選擇決策分析或平衡點(diǎn)分析，來確定某種項(xiàng)目所需的資源是依靠自己生產(chǎn)還是依靠外購獲得的一種具體管理技術(shù)方法。自制／外購分析法要充分考慮組織未來發(fā)展和目前需要之間的利益關(guān)系。（２）短期租賃或長(zhǎng)期租賃分析法，即是根據(jù)租金的大小決定項(xiàng)目對(duì)外部資源進(jìn)行租賃的時(shí)限選擇。（３）專家意見法，即是項(xiàng)目組織可以向具有專門知識(shí)經(jīng)驗(yàn)或資格的單位個(gè)人進(jìn)行專業(yè)采購咨詢。
　　有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。
二、供應(yīng)商的選擇
　　供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目采購時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。
１． 選擇供應(yīng)商的數(shù)量
　　供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過 ３－４ 家為宜。
２． 選擇供應(yīng)商的方式
　　選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購、詢價(jià)采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來壓低物資價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。
三、供應(yīng)商的管理
　　基于長(zhǎng)期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長(zhǎng)期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購買批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：
１． 與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系
　　對(duì)于采購方來說，一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長(zhǎng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì)，也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長(zhǎng)期而有效的成本控制利益。
２． 供應(yīng)商行為的績(jī)效管理
　　在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績(jī)效管理的信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效指標(biāo)等等，并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等，對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效的降低項(xiàng)目采購總成本。
四、采購環(huán)境的利用
　　項(xiàng)目的外部環(huán)境對(duì)采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭(zhēng)罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。
　　充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場(chǎng)信息。比如，結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等，了解熟悉國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)的價(jià)格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場(chǎng)情況、國(guó)際貿(mào)易支付辦法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國(guó)內(nèi)、國(guó)際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場(chǎng)信息機(jī)制包括：（１）建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。（２）建立同一類貨物的價(jià)格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競(jìng)爭(zhēng)的辦法來獲得價(jià)格上的利益。（３）對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行分析和研究，作出市場(chǎng)變化的預(yù)測(cè)，使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時(shí)，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。
　　只有建立了良好的市場(chǎng)信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對(duì)采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對(duì)相關(guān)信息的熟悉，會(huì)造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢(shì)。因此，在項(xiàng)目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場(chǎng)信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。
五、全流程成本概念，控制總成本
　　在探討項(xiàng)目采購管理中降低成本的問題時(shí)，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購貨物或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低采購成本不僅指降低采購項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在 Ｕ形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不會(huì)體現(xiàn)在項(xiàng)目采購管理的利潤(rùn)之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概念，來達(dá)到對(duì)整個(gè)項(xiàng)目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低，還應(yīng)該從項(xiàng)目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項(xiàng)目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會(huì)。

【?發(fā)表評(píng)論?0條?】