要讓公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)IT部門申請(qǐng)的提案，需要準(zhǔn)確預(yù)測(cè)IT提案的成本與效益，這是CIO的一種重要能力。
Jay Rollins是Churchill Downs有限公司IT部副總經(jīng)理，他想控制不必要的開支，希望公司能以小搏大，進(jìn)而從銷售商那里獲得更優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù); 他還想清楚地闡明技術(shù)性項(xiàng)目是如何幫助公司達(dá)到其戰(zhàn)略目標(biāo)的。因此，Rollins 要求，必須為所有IT申報(bào)項(xiàng)目制定出商務(wù)方案。他稱，這種規(guī)定將有助于企業(yè)更好地分析風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)測(cè)成功并監(jiān)督管理者職責(zé)，還能使業(yè)務(wù)活動(dòng)更加優(yōu)化?！?br>
目前，IT部門和業(yè)務(wù)部門的總經(jīng)理們通常都要求制定商務(wù)方案，以證明技術(shù)提案的合理性，并且，許多公司正在將商務(wù)方案規(guī)范作為他們標(biāo)準(zhǔn)操作流程的一部分?！癐T的價(jià)格很高，那么如果你打算合理使用它，就必須制定一個(gè)計(jì)劃，”Sutter健康中心的CIO兼高級(jí)副總經(jīng)理Hummel如是說。該健康中心是一個(gè)擁有65個(gè)健康護(hù)理機(jī)構(gòu)的非盈利性組織。
制定這樣正式的分析報(bào)告可不是件容易的事情，尤其是對(duì)于那些忙于處理日常工作的部門經(jīng)理來說?！爸贫ㄒ粋€(gè)好的商務(wù)方案是非常難的?！蔽挥谄テ澅さ慕逃芾砉綜IO兼高級(jí)副總經(jīng)理Kowalsky如是說。該公司是美國最大的提供高等教育的私立學(xué)校之一。他說，這需要時(shí)間和資源，需要對(duì)技術(shù)和如何規(guī)劃該方案有深入的理解，還要對(duì)本項(xiàng)目與企業(yè)其他優(yōu)勢(shì)如何相結(jié)合有清楚的認(rèn)識(shí)。
以下7個(gè)步驟將有助于CIO高效地制定一個(gè)優(yōu)秀的IT項(xiàng)目提案。
1.理解企業(yè)目標(biāo)
IT領(lǐng)導(dǎo)者們稱，一個(gè)優(yōu)秀的商務(wù)方案能預(yù)測(cè)出成本和節(jié)省的開支額，詳細(xì)列出預(yù)期收益和風(fēng)險(xiǎn)，還能清楚地顯示出該申報(bào)項(xiàng)目如何與企業(yè)的戰(zhàn)略相吻合。美國梅里馬克學(xué)院的CIO Maxson稱: “你應(yīng)當(dāng)表述清楚: 信息技術(shù)如何提高企業(yè)效益？并能為企業(yè)的核心目標(biāo)提供哪些支持？”
Hummel表示，他的技術(shù)提案必須通過一個(gè)嚴(yán)格的審批過程才能開始執(zhí)行。畢竟，他們是在與購買病床、CAT掃描儀等項(xiàng)目競爭資金，所以必須闡述清楚這個(gè)技術(shù)性項(xiàng)目將如何改進(jìn)對(duì)病人的治療。“你不得不制定一個(gè)能讓其他部門經(jīng)理都能看懂的商務(wù)方案?！彼忉尩?。這非常重要，原因在于他的方案要在一個(gè)執(zhí)行委員會(huì)會(huì)議上通過。在該會(huì)議上，CEO、首席醫(yī)師以及分區(qū)執(zhí)行官要集體決定是否通過該申報(bào)項(xiàng)目。
2.讓數(shù)字說話
以數(shù)字開頭，要包括項(xiàng)目開支、日常支出以及可預(yù)測(cè)的收益與投資等，Nucleus咨詢公司咨詢部副總經(jīng)理Wettemann稱。該公司提供IT方面的咨詢與調(diào)查服務(wù)。
3.關(guān)注投資回報(bào)率
許多商務(wù)方案中關(guān)于投資回報(bào)率的論述都不準(zhǔn)確，Wettemann建議，盡可能收集最佳的成本與收益的數(shù)據(jù)，并且要了解這些數(shù)據(jù)的精確度和變化性。Judith Spitz是Verizon交流有限公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)部的高級(jí)副總經(jīng)理。她說，在紐約，她致力于制定商務(wù)方案，以說明某個(gè)具體項(xiàng)目的執(zhí)行流程，并以此省錢。她舉出一個(gè)語音系統(tǒng)的商務(wù)方案作為例子，在此案例中，她計(jì)算投資回報(bào)率的成功之處在于，計(jì)算出了客戶服務(wù)代表所處理的電話數(shù)量的減少量。
但是專家稱，許多項(xiàng)目的收益并不那么容易量化。例如CRM系統(tǒng)，公司如何準(zhǔn)確地計(jì)算由于客戶滿意度提高而帶來的銷售額增長呢？Wettemann說，在這種情況下，就要進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓浪恪?br>
4.關(guān)注企業(yè)文化
企業(yè)文化決定著哪些東西要寫進(jìn)商務(wù)方案中去，需要包括多少細(xì)節(jié)，寫多長、由誰、以什么形式、在什么時(shí)間提交該方案。一些公司只需要幾頁關(guān)于成本、回報(bào)、風(fēng)險(xiǎn)和收益的總結(jié)。而另外的企業(yè)則想要詳細(xì)的報(bào)告和支持性文件，外加口頭闡述。甚至在同一個(gè)公司，不同種類的項(xiàng)目可能要求不同的商務(wù)方案。Jennmar公司為采礦業(yè)和隧道工業(yè)提供地面控制技術(shù)，Ted Benham是該公司的IT副總經(jīng)理，當(dāng)IT部門需要給公司的ERP系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，他提交了一份非常詳細(xì)的商務(wù)方案，不僅說明財(cái)務(wù)信息，還概述了每日操作中可能出現(xiàn)的失誤。
5. 說明非盈利性收益
經(jīng)濟(jì)性收益固然重要，但專家稱IT經(jīng)理們決不能忽略非經(jīng)濟(jì)性收益。事實(shí)上，一些重要的提案并不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)性收益。即使不能量化潛在的收益，領(lǐng)導(dǎo)者們也應(yīng)當(dāng)用相同的規(guī)則去描述那些未來愿景?！霸绞窍冗M(jìn)的和具有創(chuàng)新精神的公司越能理解，大約有80%的項(xiàng)目是經(jīng)濟(jì)性收益驅(qū)動(dòng)的，而另外20%的驅(qū)動(dòng)力來自能夠?qū)酒鸬街匾膽?zhàn)略性推進(jìn)，”喬治亞技術(shù)管理學(xué)院的CIO Cummins說，“你必須越過那些數(shù)字，看到數(shù)字無法表述的事情?！?br>
例如，Merrimack大學(xué)正在安裝無線系統(tǒng)、控制臺(tái)PC和多媒體設(shè)備，以創(chuàng)造出優(yōu)秀的教室環(huán)境。這些項(xiàng)目需要一次性投資和一些長期性支出，但是商務(wù)方案表明，這些技術(shù)將幫助大學(xué)保持持久性競爭力。
6. 寫清楚間接支出
一個(gè)好的商務(wù)方案需要寫明一次性投資和長期支出，還有可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)與收益。但是，專家稱經(jīng)理們還應(yīng)當(dāng)說明重要的相關(guān)因素。比如，他們要詳細(xì)說明如何培訓(xùn)工人，如何推進(jìn)新技術(shù)和新流程的應(yīng)用。另外，他們還應(yīng)該精確而客觀地給出預(yù)投資額，這是經(jīng)常被忽略或者被低估的部分。
7. 咨詢你的商務(wù)伙伴
在起草商務(wù)方案的時(shí)候，成功的IT經(jīng)理們都會(huì)請(qǐng)教其他部門經(jīng)理?！白畛晒Φ陌咐际菆F(tuán)隊(duì)努力的結(jié)果?！盬ettemann說。商務(wù)方案需要清楚地解釋每個(gè)提案的業(yè)務(wù)價(jià)值。他們需要說明這是如何與全公司的總目標(biāo)及部門的目標(biāo)相結(jié)合的。而且他們需要證明，升級(jí)后的新系統(tǒng)怎樣切實(shí)促進(jìn)公司的業(yè)務(wù)。
Novell有限公司的經(jīng)理們很明白這一點(diǎn)，作為CIO的 Debra Anderson如是說。他和其他部門的經(jīng)理們一起工作，制定年度商務(wù)計(jì)劃，規(guī)劃三年內(nèi)的項(xiàng)目。他說：“這是一個(gè)讓IT部門和整個(gè)公司聯(lián)結(jié)起來的好方法。”而且此過程能促使公司領(lǐng)導(dǎo)層在各個(gè)部門的提案中優(yōu)先考慮IT部門的提案。
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