缺失關鍵需求導致項目失敗
京盛緣超市在京城發(fā)展多年，如今已擁有數(shù)十家分店。店大了，分店多了，運營效率卻隨之降低了。訂貨、結算、統(tǒng)一配貨、各店銷量統(tǒng)計數(shù)據(jù)反饋等等，各環(huán)節(jié)的運營效率都亟待提高。為此，公司決定建立一套信息化管理系統(tǒng)。
負責此項目的李經(jīng)理幾經(jīng)周折，找到專門提供IT方案服務的通達公司，并向其提交了一份需求建議書。建議書中列舉了其目標需求：根據(jù)超市連鎖經(jīng)營模式建立一套包括商品的進、銷、調、存的商業(yè)管理軟件系統(tǒng)；系統(tǒng)要具有門店自動訂貨，供應商貨款自動結算，賣場通過掃條碼實現(xiàn)銷售，管理人員能隨時查詢門店商品銷售和庫存等功能；另外，還要能為政府部門提供營運報告。
通達公司項目經(jīng)理張萱認為，建議書中只說明了整個項目的概念和目標，關于操作層面的具體需求沒有涉及。僅憑建議書中所提供的信息無法弄清客戶的真實需求，也很難提供準確、有效的時間進程表和費用預算。因此，要求對這個項目展開更詳細的需求收集工作。李經(jīng)理對此大惑不解：自己已把需求講得很明白了，張萱還要收集什么？
張萱表示，對超市的采購、營運、財務等方面的具體情況和實際需求等方面，有必要通過與使用系統(tǒng)的業(yè)務人員進一步溝通，了解他們在實際操作中對系統(tǒng)的關鍵需求，在此基礎上建立的操作流程才能比較合理。
但這一要求卻被李經(jīng)理以業(yè)務太忙為由拒絕了，而且說別的公司也沒有提出這么多要求，在公司壓力下，張萱所帶團隊只能憑經(jīng)驗匆匆進入開發(fā)及實施階段。結果，在實施中，客戶頻頻提出修改要求，并增加了很多項目，而且雙方在項目進度和費用上不斷發(fā)生分歧。一期合作結束后，雙方便終止了合作。
為什么要做需求分析
IT項目開發(fā)的成功要素在于充分了解使用者對IT的需求，否則無論多么好的系統(tǒng)設計或者多么強的實施能力，都無法彌補因需求不夠明確對整體系統(tǒng)開發(fā)所造成的危害。因此，在做項目之前，一定要弄清楚客戶的真實需求是什么。
打個簡單的比方，客戶想要定做一只杯子。那么，首先需要確定的是客戶的需求是杯子，而不是盤子或者其他什么。除了與客戶項目負責人的溝通外，與實際工作中的使用者的溝通更為重要，因為他們最了解業(yè)務流程中急需解決的問題是什么。通過與他們討論問題，能夠收集大量的客戶信息。通過對這些信息的分析，有助于項目開發(fā)者發(fā)掘出客戶的真實需求。建議渠道商堅持這一要求，這項工作雖然很繁瑣，但做得好，不僅搞清了需求，還有助于你在競標時提供懂行的意見，提出業(yè)務系統(tǒng)建設的關鍵所在。
一旦確定了客戶的需求之后，就要對客戶需求的范圍進行界定。這種界定一定要反映出客戶最現(xiàn)實的需求或者是項目的底線（Base line）。
也就是說，一旦確定客戶想要的是杯子，就要去了解客戶需要的是一個什么樣的杯子，有什么特點。不同的行業(yè)，業(yè)務系統(tǒng)的應用需求往往千差萬別。同樣是客戶關系管理，超市的客戶分兩種，一是消費者，二是供應商，而管理兩種客戶所需要定制的數(shù)據(jù)結構和邏輯又是不同的。通過對客戶使用需求的了解和分析，項目開發(fā)者才能夠知道自己該采用什么樣的技術架構、什么等級的設備以及何種應用模塊。客戶對項目的預期往往是非常好的，但有經(jīng)驗的銷售和售前工程師就可以甄別出哪些需求在技術上易實現(xiàn)，哪些功能可能不是在客戶預算和時間要求內(nèi)能完成的。
當客戶的需求已經(jīng)完全明確之后，項目的開發(fā)者還要進一步了解客戶打算為這個杯子花多少錢，希望多長時間能夠做出來，以及對杯子的漂亮程度和質量的要求。這些信息將為項目開發(fā)者制定切實可行的項目計劃提供重要的依據(jù)。換句話說，只有了解了客戶的費用預算和項目預期的時間，項目開發(fā)者才能夠決定需要投入多少人力資源、多少時間、多少費用；需要借助哪些內(nèi)外部資源；需要做何種程度的文檔管理；才能夠在預算范圍內(nèi)按時完成項目。通過一個好的項目需求分析，能夠直接知道將來做出來的杯子可以達到什么樣的水平。針對客戶往往要一個看上去很美的東西這一問題，你要教育他，統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施。
如何做IT項目需求分析
一個完整的IT項目需求分析主要有以下三方面內(nèi)容：
首先是對網(wǎng)絡架構的描述。
客戶建立信息化管理系統(tǒng)的目的是為了有效地提升企業(yè)在業(yè)務流程、財務管理、信息收集、人力資源等方面的管理能力；同時，希望通過先進的管理模式、規(guī)范的項目管理和高水平的專業(yè)技術人員的技術支持，使企業(yè)的管理水平上一個新的臺階。因此，在為客戶提供的IT項目的需求分析中，網(wǎng)絡架構的需求分析的正確與否，直接說明方案服務商對客戶的經(jīng)營模式的認識是否準確。例如，京盛緣超市采用的是連鎖經(jīng)營模式，所以，在為其設計整體網(wǎng)絡架構時，就一定要考慮到總部與門店之間的網(wǎng)絡連接方式和結點數(shù)（是采用B/S，或C/S；是專網(wǎng)還是托管）、權限設置等問題。另外，方案服務商應當對國內(nèi)國外超市的經(jīng)營模式進行研究，從中發(fā)掘出最佳的經(jīng)營模式，體現(xiàn)出方案服務商對客戶服務的真正價值。
第二是對用戶業(yè)務模式正確描述。
在為客戶做IT系統(tǒng)設計時，必須十分熟悉客戶在辦公系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等各個環(huán)節(jié)的業(yè)務模式。因此，在IT項目需求分析中，對客戶的業(yè)務模式的準確描述，是方案服務商的方案設計成敗的關鍵。在這里提醒渠道商，一定要請未來的系統(tǒng)使用者直接參與到方案的設計和項目的實施當中來，以保證開發(fā)的軟件能夠完全適合使用者使用，并能夠解決在使用過程中的遇到的實際問題。同時，方案服務商還將通過IT知識、管理及操作技能等方面的咨詢、培訓，幫助實際操作者熟練運用業(yè)務系統(tǒng)，從而真正做到大幅度提高企業(yè)的運營效率。
第三對特殊應用模塊開發(fā)的描述。
通常情況下，大多數(shù)應用模塊都是通用的，但是每個客戶都有一些帶有行業(yè)特征的需求，方案服務商就必須為他們開發(fā)客戶化的應用模塊。在IT項目的需求分析中，尤其要對這些需要定制的應用模塊的功能和用途做出清晰準確的描述，這不僅關系到客戶對應用的要求，同時也關系到開發(fā)模塊所需的時間和預算的理解。有時候，往往就因為對關鍵應用模塊開發(fā)的意義表述不清，而導致了項目的變更和爭執(zhí)。當然，在IT項目的需求分析書中，對項目的時間進程、預算、文檔管理等內(nèi)容的描述也同樣是十分重要的，這里也就不一一贅述了。
需求分析，就像扣衣服的第一個扣子，它決定你后邊的扣子能不能扣對。一位著名的銷售大師告訴我們，銷售的80%是在銷售準備上，如果做到這一點，你就等著簽單吧。
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