任何在項(xiàng)目小組工作過(guò)的人都知道，很多原因都可能導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法按期完成。很多工作實(shí)際做起來(lái)要比想象中的難得多，這并不是什么讓人感到奇怪的事情。有些時(shí)候你會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多工作的難度都被低估了。
作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，你一旦發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目不能如期完成，要做的第一件事肯定是查明原因。如果不了解導(dǎo)致項(xiàng)目不能如期完成的原因就盲目的采取補(bǔ)救措施，這些措施是很難真正奏效的。
那么，在知道了導(dǎo)致項(xiàng)目不能如期完成的原因之后，應(yīng)該怎樣做呢？是不是應(yīng)該立即通知客戶(hù)，將項(xiàng)目延期呢？當(dāng)然不。首先，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組的成員應(yīng)該努力采取補(bǔ)救措施，使項(xiàng)目能夠重新回到預(yù)計(jì)的時(shí)間軌道上來(lái)。
如果在一個(gè)預(yù)計(jì)工期很長(zhǎng)的項(xiàng)目剛剛開(kāi)始進(jìn)行的時(shí)候就發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，那么可以有很多種解決問(wèn)題的辦法。但是，如果是在項(xiàng)目快要完成的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決起來(lái)就比較麻煩了。大家可以參考一下下面所提到的技巧，看看是否能夠有所幫助。有一點(diǎn)要提醒大家，那就是下面這些技巧是沒(méi)有先后之分的，采用哪種要根據(jù)你自己的實(shí)際情況而定。
1、加班
所有人都討厭加班。但是，為了保證項(xiàng)目能夠如期完成，加班是一項(xiàng)很合理的措施。如果大家能夠延長(zhǎng)工作時(shí)間，就能夠在預(yù)定的工期內(nèi)完成更多的工作。如果項(xiàng)目已經(jīng)接近尾聲，那么為了確保能夠如期完成項(xiàng)目，加班可能是一個(gè)最好的辦法。如果項(xiàng)目才剛剛進(jìn)入初期階段，可能還能夠找到更為有效的辦法。有一點(diǎn)不能忽視，那就是如果要讓員工加班工作的話，加班費(fèi)是必須要付出的。
2、重新分配資源
項(xiàng)目經(jīng)理首先必須清楚的了解哪些工作對(duì)于項(xiàng)目的成功來(lái)說(shuō)是最最重要的。因?yàn)?，如果?xiàng)目不能如期完成的話，肯定是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上出了問(wèn)題。了解了這個(gè)問(wèn)題之后，就可以考慮重新分配資源來(lái)解決問(wèn)題了。有的工作并不重要，那么就可以延期進(jìn)行，把節(jié)省下來(lái)的資源運(yùn)用到最最需要的地方。但是必須要謹(jǐn)慎小心，因?yàn)橛行┕ぷ鞯难悠诳赡軙?huì)使整個(gè)項(xiàng)目發(fā)生變化。
3、反復(fù)檢查項(xiàng)目工期安排
任何項(xiàng)目都必須按照一定的順序完成。例如，如果你要蓋一所房子，就必須要先打地基。如果項(xiàng)目工期安排不合理，很可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目不能如期完成。
4、確定可以縮短工期的工作
有一些項(xiàng)目的工期是無(wú)法縮短的。例如，你要安排小組成員去參加為期五天的課程，派一個(gè)人去參加要用五天的時(shí)間，派十個(gè)人去參加也是要用五天的時(shí)間。所以，可以考慮一下在所有的工作當(dāng)中有哪些工作的工期是可以縮短的，有哪些工作的工期是不能縮短的?？梢圆扇〔煌姆椒▉?lái)完成同樣的工作以達(dá)到縮短工期的目的。例如，如果把一份合同傳遞到客戶(hù)那里本來(lái)需要三天的時(shí)間，通過(guò)多付郵資，連夜傳遞的方法可以把時(shí)間縮短為一天。
5、交換資源
剛才我曾經(jīng)提到過(guò)，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目可能不能如期完成的時(shí)候，要做的第一件事就是查找原因?？赡苡械馁Y源并沒(méi)有像你計(jì)劃的一樣得到了充分的利用。也許這是因?yàn)閱T工還沒(méi)有掌握正確的工作技巧。也許是因?yàn)樗麄冊(cè)谔囟ǖ墓ぷ黝I(lǐng)域里不像在其他的領(lǐng)域一樣有工作效率。不管是哪種情況，都有解決問(wèn)題的可能。有的時(shí)候，可以通過(guò)在小組內(nèi)交換資源的辦法，讓員工交換工作任務(wù)。也有的時(shí)候，也可以選擇新的員工來(lái)代替現(xiàn)有的員工。
記住，要把工作效率最高的員工分配到最為重要的工作崗位上，而把不太重要的工作留給那些工作效率稍低的員工去完成。只要最為重要的工作得以如期完成，即使是那些不太重要的工作有所拖延，整個(gè)項(xiàng)目仍然是可以如期完成的。
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