新世紀(jì)初中國加入WT0，給出版業(yè)帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為增強(qiáng)競爭力，使國內(nèi)出版業(yè)能順利應(yīng)對國外出版勢力的挑戰(zhàn)，在中國這塊土地上繁榮發(fā)展，出版經(jīng)營已逐步從單一型向集團(tuán)型轉(zhuǎn)化，這一整合過程造就了一些極有競爭力的出版集團(tuán)。而在各出版社內(nèi)部進(jìn)行的各種各樣的改革實(shí)踐也證明，靠單兵散將很難取勝。基于這樣的認(rèn)識，出版社更加重視以出版社為主體進(jìn)行的各種大型的策劃、組稿活動，以及以編輯室為主體進(jìn)行的系列書、叢套書的策劃、組稿、出版、發(fā)行活動。在這些活動中，出版社要向管理要質(zhì)量，向管理要效益。因為這些大型的組稿、出版活動資金投入量大，參與人員多，運(yùn)用科學(xué)的管理思想和管理方法，可充分降低出版風(fēng)險，保障各項活動成功開展。
本文擬對項目管理及其在出版活動中的應(yīng)用進(jìn)行一些探討。
J·D·弗雷姆認(rèn)為項目管理是指滿足性能指標(biāo)，按進(jìn)度要求，在預(yù)算范圍內(nèi)完成項目任務(wù)。從項目管理的定義中可以看出，既講經(jīng)濟(jì)效益和社會效益、又講效率的出版活動是非常適用項目管理的科學(xué)方法的。
一次大型的圖書出版活動，如四川省師范院校教材出版，是一個典型的項目。它包括策劃、組稿會、教材編寫、編輯加工、出版、發(fā)行及反饋等一系列子項目。實(shí)施項目管理可對這一項目的啟動階段、計劃階段、執(zhí)行階段、控制階段、結(jié)果階段的各部分工作進(jìn)行細(xì)分，充分考慮到各種因素對每一階段的影響及作用，并針對每一具體任務(wù)，確定所需資源(包括人力、物力、時間、資金等)及主從人員，將責(zé)任落實(shí)到人頭上。以上管理思想及方法，都必須形成文件，以免精心的項目管理流于形式。這些看似繁瑣的工作，對于確保項目滿足各項項目目標(biāo)，按進(jìn)度要求在預(yù)算范圍內(nèi)完成，有著舉足輕重的作用。比如，就組稿會而言，可以細(xì)分為選定相關(guān)學(xué)校，確定參會人員(聯(lián)絡(luò)、溝通)，組稿會議日程安排，確定編寫教材名稱，確定每一門教材的主編、副主編及編委名單，初定交稿日期等項工作。每一項具體的工作都需要投入人力、物力、時間、資金，都需要做認(rèn)真的計劃和預(yù)算。有了周密的安排，可以確保項目的每一步實(shí)施都能達(dá)到預(yù)期的成果。
一次以合作出版圖書為目的的出版活動，也可運(yùn)用項目管理。對于合作出版圖書的甲乙雙方而言，必須簽訂正式的合作協(xié)議。在協(xié)議中，可明確該合作將運(yùn)用項目管理，對擬合作出版的圖書書名、字?jǐn)?shù)、投向市場日期、所需資金、各自承擔(dān)的責(zé)任及義務(wù)、利潤分成、雙方的項目負(fù)責(zé)人及參與人等進(jìn)行明確的規(guī)定。除此之外，對每一種具體圖書的出版，還可以進(jìn)行具體而微的項目管理。這樣做的目的，在于規(guī)范甲乙雙方的行為，使這種利潤共享、風(fēng)險共擔(dān)的合作能最大限度地降低風(fēng)險，增大利潤，產(chǎn)生雙贏的結(jié)局。進(jìn)行項目管理，亦可使合作的雙方避免不必要的糾紛或者賬務(wù)不清，或者責(zé)任不明，最終陷入相互扯皮的泥潭。
以編輯室為主體進(jìn)行的圖書策劃、組稿、出版活動更帶有明顯的項目性質(zhì)。編輯室的每一個成員均是項目的干系人(指積極介入項目或利益受到項目執(zhí)行結(jié)果的正面、負(fù)面影響的個人和組織)，他們對參與項目管理有著很高的積極性，團(tuán)隊合作互助精神較強(qiáng)。由于他們在日常工作中經(jīng)常合作，因而共同完成一個項目有著很多的便利，進(jìn)行項目管理也就更得心應(yīng)手。如一個編輯室準(zhǔn)備在兩年內(nèi)推出一套傳播學(xué)書系，他們便可以運(yùn)用項目管理。
首先，進(jìn)行調(diào)研，了解此類書的市場份額、競爭對手所占的市場份額、本社這類書的銷售情況、作者的影響力，以及這類書適用于哪類讀者和潛在讀者，從而確定是否出版此書系。在此階段，要對具體的調(diào)研理由、調(diào)研方式和地點(diǎn)、調(diào)研所需經(jīng)費(fèi)、參與人員等作具體的規(guī)定，以免調(diào)研所得材料不實(shí)，造成項目失敗。
其次，形成選題預(yù)案，提出選題報告。要依據(jù)調(diào)查情況，精心策劃此書系的出版，充分運(yùn)用項目管理的思想。如此書系具體書名的確定、作者的選擇、交稿日期、每一本圖書的項目負(fù)責(zé)人、出版周期的約定、圖書宣傳及發(fā)行的方式等情況都要作出明確規(guī)定。按照這些規(guī)定，對成本(如編審費(fèi)、照排費(fèi)、印刷費(fèi)、封面設(shè)計費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、稿酬)和利潤要作仔細(xì)估算。此過程，要充分考慮到各種市場因素的影響，考慮風(fēng)險成本，使項目預(yù)算更科學(xué)，更合理，更合乎實(shí)際。
第三，進(jìn)入出版流程。一旦出版社采納了編輯室的選題，便進(jìn)入了出版流程，要經(jīng)歷諸如申報選題、簽訂合同、編輯加工、校對、印刷、發(fā)行等環(huán)節(jié)。項目開始實(shí)施，要綜合運(yùn)用各種項目管理的科學(xué)方法，如項目成本估算中的工料清單法、項目時間管理中的繪制甘特圖法、項目成本控制中的掙值分析法、項目質(zhì)量控制中的繪制帕累托圖法，對整個項目運(yùn)作過程進(jìn)行全面的計劃、預(yù)算、核算、控制。這些方法的使用，便于對項目實(shí)施科學(xué)管理和有效控制，以期在預(yù)計的時間內(nèi)，高質(zhì)量地完成項目。
第四，圖書發(fā)行及反饋。這是項目執(zhí)行的最后階段，也是項目能否最終取得成功的關(guān)鍵。圖書出版周期較長，項目干系人由于經(jīng)過長時間的辛苦勞動，此時往往已精疲力盡，但仍不能忽視這一步的作用。圖書最終是要走向社會的，只有受到讀者認(rèn)可，項目才算成功了。因此，要按照策劃好的圖書發(fā)行方式，多渠道、全方位地進(jìn)行宣傳，爭取搶占市場先機(jī)。在圖書面市后，還應(yīng)及時收集反饋信息，了解此類書系的銷售情況、讀者意見及建議，以便作進(jìn)一步的修訂、完善。對失敗的項目也應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗、教訓(xùn)，找出失敗的原因以供借鑒。
以上的一切工作在項目完成后都應(yīng)形成文件，歸入檔案。成功的項目和失敗的項目都是出版社的寶貴財富，它記錄了出版社的成長，值得珍藏。
其實(shí)，出版社每一本書的出版，都是一個小的項目，都應(yīng)該運(yùn)用項目管理的思想和方法進(jìn)行科學(xué)管理。對于每年要出幾百種圖書的出版社而言，如果沒有科學(xué)的管理，一切都會雜亂無章?！绊椖抗芾怼笨梢岳眄槼霭娴念^緒，厘清出版的繁雜，使出版活動規(guī)范有序地進(jìn)行。
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