在企業(yè)各項營運活動中，大部分的功能部門皆以處理例行性工作為主，以人事部門為例，每個月都會執(zhí)行薪資發(fā)放的工作，或是年度執(zhí)行績效考核、人才招募等工作；以財會部門為例，除了定期編制月、季、年等財務(wù)報表，也協(xié)助年度預(yù)算的編制。這些工作的周期通常比較固定，執(zhí)行工作時所需的時間也比較容易控制。
相對的，研發(fā)部門卻是以項目性質(zhì)的工作為主。一般研發(fā)部門的主要職責(zé)為設(shè)計開發(fā)新的產(chǎn)品，不論是公司自行計劃開發(fā)，或是接受客戶委托開發(fā)，每項新產(chǎn)品開發(fā)工作都是一個個項目。
在開始產(chǎn)品開發(fā)工作之前，必須針對每個項目確認(rèn)目標(biāo)、范圍、時程、展開工作計劃、分配資源。由于這些數(shù)據(jù)都是估計出來的，很容易發(fā)生實際執(zhí)行的結(jié)果與當(dāng)初預(yù)期不一致。加上大部分的公司經(jīng)常是好幾個項目同時進(jìn)行，一旦某個項目實際執(zhí)行的情形不如預(yù)期而出現(xiàn)變動或調(diào)整，很容易對其他項目造成影響，而且還會逐步擴(kuò)散甚至交互影響。
此外，新產(chǎn)品開發(fā)還需要大量的跨部門溝通與協(xié)調(diào)。為了滿足客戶的需求，同時兼顧到產(chǎn)品成本，研發(fā)人員需要其他部門協(xié)助與配合，例如業(yè)務(wù)部門在項目開始之前提供客戶的需求數(shù)據(jù)給研發(fā)部門，并在客戶改變需求時立即溝通；倉儲部門得提醒研發(fā)人員是否還有多余的零件庫存，設(shè)法先消耗掉；如果新產(chǎn)品會用到新的零件，必須由資材部門協(xié)助完成新料件確認(rèn)餓工作，如此新料件才能正式在生產(chǎn)在線使用；采購部門必須協(xié)助研發(fā)人員與供貨商溝通，設(shè)法降低零件的進(jìn)貨成本；制造部門必須協(xié)助研發(fā)人員制作樣品，同時設(shè)定制程系統(tǒng)；程序部門必須協(xié)助研發(fā)人員開發(fā)輸出入接口等程序。
整個研發(fā)流程幾乎橫跨所有部門，以大型電子制造業(yè)為例，新產(chǎn)品開發(fā)工作需要28個不同的功能單位共同努力、合力完成，所以研發(fā)項目管理以及跨部門溝通協(xié)調(diào)的效率，是企業(yè)提升競爭力時面臨的另一個挑戰(zhàn)。
制造業(yè)承受競爭壓力
長期以來交貨速度快、價格相對較低、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定一直是企業(yè)生存的利基，因此對制造業(yè)而言，必須加快產(chǎn)品開發(fā)的速度，減少不必要的成本與浪費，降低實際過程中的錯誤以追求更高的產(chǎn)品質(zhì)量，如此才能維持獲利能力。
雖然新產(chǎn)品開發(fā)以成為提升競爭力的關(guān)鍵，我們卻常常在企業(yè)的研發(fā)流程中發(fā)現(xiàn)以下項目管理方面的問題：
●研發(fā)項目的啟動之前沒有適當(dāng)規(guī)劃，包含研發(fā)的目的、產(chǎn)品的期望功能、預(yù)計的工作項目、作業(yè)時程及人力需求等并未詳細(xì)推展，導(dǎo)致實際執(zhí)行的情形與預(yù)期落差太大，不但影響時程，甚至影響到其他項目的進(jìn)行。
●研發(fā)人力等相關(guān)資源在項目啟動前的分配以及項目進(jìn)行中的調(diào)整，缺乏適當(dāng)?shù)臋C(jī)制或判斷標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致項目成員不適當(dāng)?shù)恼{(diào)動，造成資源無法有效運用，也影響新產(chǎn)品開發(fā)的時間與質(zhì)量。
●研發(fā)項目工作時程的規(guī)劃以及進(jìn)度的控制缺乏適當(dāng)機(jī)制，造成部門間無法有效掌握對方的工作進(jìn)度，而高層主管也無法及時得知特定項目的作業(yè)速度。
●項目組織不明確、項目成員間缺乏適當(dāng)?shù)耐ㄓ嵡?，造成部分主管每天都有看不完的E-mail（上百封），而重大問題不知道要通知誰來做決定，造成問題的延誤并影響到產(chǎn)品開發(fā)進(jìn)度。
●項目變更缺乏適當(dāng)?shù)臋C(jī)制，決議事項也未跟蹤是否確實遵循，一直到客戶要求的期限快到時，才發(fā)現(xiàn)許多重要作業(yè)皆未完成，造成作業(yè)混亂并影響產(chǎn)品質(zhì)量。
●項目與項目之間的資源競爭，各項目對于使用資源的搶奪，導(dǎo)致企業(yè)整體項目的無效率。
過去作者提供研發(fā)項目管理的服務(wù)時，曾經(jīng)訪談一家大型代工業(yè)，基本上這家公司的項目管理制度不是很健全，而且沒有研發(fā)項目變更的機(jī)制。
有一次該公司研發(fā)部門的某個技術(shù)單位因為產(chǎn)品的一個瑕疵無法在短期內(nèi)解決，召開會議決定調(diào)整產(chǎn)品的功能及開發(fā)時程，然而這個決議事項并未通知到所有的單位，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門未能事先與客戶做好溝通，一直到原先預(yù)定的交期快到了，客戶打電話來詢問進(jìn)度時，才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的功能項目以及時程已改變。
后來客戶雖然同意接受變動后的產(chǎn)品功能，但是堅持要在原訂的時間收到貨，并向該公司總經(jīng)理施加壓力。就在這樣的情況下，研發(fā)及相關(guān)部門為了趕工將這筆訂單及時完成而亂成一團(tuán)，為了趕時間，新開發(fā)的產(chǎn)品尚未完成所有審查作業(yè)就進(jìn)入生產(chǎn)階段，交貨之后客戶才發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品功能變動的項目與該公司的說明書有出入，而且瑕疵率偏高，因此要求退回重做。該公司只好將產(chǎn)品收回并補(bǔ)足功能，同時造成巨額的財務(wù)損失，為此該公司還要求研發(fā)副總下臺。
經(jīng)過作者防談與分析，這家公司新產(chǎn)品開發(fā)項目的管理上有以下需求：
1．高層主管部分
該公司每年都有許多產(chǎn)品開發(fā)項目在進(jìn)行，每個項目都有許多部門參與其中。高階主管需要足夠的信息，了解項目執(zhí)行的情形、掌控進(jìn)度，同時確認(rèn)預(yù)定的工作內(nèi)容是否變更、在執(zhí)行上是否遇到困難、部門間如何協(xié)調(diào)并理清責(zé)任以及問題是否解決等。
2．部門主管部分
由于項目執(zhí)行時各項工作在部門間傳遞往來，同時互相影響時程，因而部門主管需要其他部門工作執(zhí)行進(jìn)度的信息，以了解前手部門的工作何時完成、何時可取得所需的信息、何時自己部門的工作可以開始及工作完成的時間。
3．人員部分
由于每個項目應(yīng)執(zhí)行的工作項目通常不同，因而項目成員必須知道有哪些工作事項，各個工作項目之間的關(guān)聯(lián)性以及完成的時點。項目成員還得將設(shè)計圖表交由相關(guān)主管審核，主動匯報工作執(zhí)行的進(jìn)度以及遭遇到的困難，并將相關(guān)成果數(shù)據(jù)歸檔。
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