做為一個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，經(jīng)常召集會議是必然的，但如何能有效的召集會議，如何更好的利用會議來為項(xiàng)目服務(wù)呢，特別是一個(gè)沒有多少驗(yàn)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，有時(shí)對會議的把握就不是那么的準(zhǔn)確到位，以下的幾點(diǎn)希望能大家有所幫助。

一、召集會議的正當(dāng)理由

1、召集一些人一起討論某一問題。如對一某一個(gè)問題，需求一些人來進(jìn)行討論，那這將是召集會議的一個(gè)很好的理由，在項(xiàng)目中可以以專題會議的形式召開，并形成會議紀(jì)要，有結(jié)論及后續(xù)的行動方案，此類會議可以根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展經(jīng)常召開，可以是臨時(shí)的，也可以是定期的（如項(xiàng)目狀態(tài)分析會議）。
2、需求經(jīng)過大家的同意，而不是通過行政命令來做的決定事情。當(dāng)某一事項(xiàng)要經(jīng)過大家的同意，如效率考核等，這時(shí)就應(yīng)該通過召集會議的形式來確定，并得到執(zhí)行。
3、討論一些有爭論的問題。項(xiàng)目的過程中，經(jīng)常有一些問題是爭論不休的，這時(shí)從項(xiàng)目完成的角度考慮，將召集會議，對這種有爭論的問題進(jìn)行討論，并形成統(tǒng)一的觀點(diǎn)，在項(xiàng)目中很有必要。
4、當(dāng)人們以前沒有碰過面的時(shí)候需要大家召集一起開會(如kick off) 。這種見面的會議有利于項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，也是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。

二、不召集會議的理由

1、沒有必要召開會議的就不召開
如項(xiàng)目過程中，對一些會議的召開不會取得結(jié)果或效果的會議就盡量不要召開，會議是根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展來決定的，為項(xiàng)目而服務(wù)的，不是為了開會而開會。
2、一個(gè)會議如不需要某人來參加的，就不必邀請他
為了提供會議的質(zhì)量，會議的過程要進(jìn)行考慮，如果此人對會議的內(nèi)容無關(guān)或?qū)h的決不付責(zé)任，那么就不要考慮某人來參加會議。如架構(gòu)設(shè)計(jì)的會議，編碼人員就不要參加。
3、如你認(rèn)為沒有必要開會的，那么就取消他
隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，原來約定的一些會議可以會認(rèn)為沒有必要，那么你就取消他。如項(xiàng)目初期，一周開一次的項(xiàng)目狀態(tài)會議，到了項(xiàng)目進(jìn)展到一定程度后，完全可以改為二周一次。

三、會議經(jīng)驗(yàn)：

如一個(gè)會議有8位以上的人參加，那未必每個(gè)人都能對會議有所貢獻(xiàn)（除非“召集大家來通報(bào)情況”）；如會議需要討論，參加的人應(yīng)該少一些；記住要預(yù)定您開會的地點(diǎn)，并安排一個(gè)大家都有空的時(shí)間；建議由專門的人員(如項(xiàng)目助理)來安排會務(wù)相關(guān)事項(xiàng)如你需要召開一個(gè)會議，那就召開吧；項(xiàng)目的過程中，你可能對某一些問題認(rèn)為有必要召開會議，那就召開，要基于你自己的判斷，并能對項(xiàng)目產(chǎn)生極積的影響。

如團(tuán)隊(duì)成員需要開一個(gè)會，那就鼓勵他們開；這過程說明了團(tuán)隊(duì)的成員在實(shí)施過程中有困難，認(rèn)為需求使用會議的方式來討論問題，解決問題，通報(bào)問題等；應(yīng)該鼓勵他們開會來解決問題，統(tǒng)一思想。“我不知道該如何做，因?yàn)檫€沒有人召開一個(gè)關(guān)于這方面的會議”，那就由他組織一個(gè)會，這說明項(xiàng)目中存在的問題還沒有統(tǒng)一一致的目標(biāo)，這時(shí)應(yīng)該鼓勵開會來解決問題。

【?發(fā)表評論?0條?】