IT工作者在軟件開(kāi)發(fā)或系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中都面臨著極大的挑戰(zhàn)！不論是自行開(kāi)發(fā)或是外包進(jìn)行，不論是在一地開(kāi)發(fā)或者是跨國(guó)合作，都會(huì)衍生許多復(fù)雜的管理議題。因此如何利用電子化工具更好地進(jìn)行有效的IT項(xiàng)目管理，早已成為IT人員在提高程序開(kāi)發(fā)能力之外最重要的技能！
　　
內(nèi)容——IT項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)
　　
在企業(yè)IT項(xiàng)目執(zhí)行的生命周期（IT Project Execution Lifecycle）中，都要經(jīng)歷分析、設(shè)計(jì)、建置、測(cè)試、導(dǎo)入的五大階段。而每個(gè)階段在不同項(xiàng)目成員的通力合作與層層把關(guān)下，都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)成果，如文件、程序代碼、實(shí)施報(bào)告等。

舉例來(lái)說(shuō)，當(dāng)程序設(shè)計(jì)人員完成了一個(gè)簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)程序，必須經(jīng)過(guò)其他項(xiàng)目人員或主管的確認(rèn)與許可后，才能上線讓使用者測(cè)試，而當(dāng)使用者測(cè)試無(wú)誤后，才能夠發(fā)布到網(wǎng)站上提供給所有經(jīng)授權(quán)的使用對(duì)象。

在這個(gè)過(guò)程中，由于人工操作會(huì)造成延誤、遺漏、反復(fù)、責(zé)任不清等情況，從而導(dǎo)致效率低下。特別是在發(fā)生需要修改的時(shí)候，更可能造成由于版本錯(cuò)誤導(dǎo)致的資源浪費(fèi)。因此，企業(yè)需要透過(guò)一個(gè)電子化的工具，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的流程，使得工作更加效率化。如此一來(lái)，不但可以避免以上問(wèn)題發(fā)生，各項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人也能夠確切掌握文件或程序的審核狀態(tài)，群策群力地促進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展。
　　
內(nèi)容密集型IT項(xiàng)目的強(qiáng)力支持
　　
對(duì)于會(huì)產(chǎn)生大量?jī)?nèi)容的企業(yè)內(nèi)部軟件開(kāi)發(fā)或系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目，絕大部分企業(yè)還未采用相應(yīng)的協(xié)同式文件管理工具。很多企業(yè)內(nèi)部的IT項(xiàng)目仍基于以往的信息系統(tǒng)與知識(shí)基礎(chǔ)，而這種傳統(tǒng)的工作及管理方式，必然會(huì)造成經(jīng)驗(yàn)無(wú)法分享、資源不能重復(fù)使用、項(xiàng)目成員溝通不善等情況，最終造成項(xiàng)目進(jìn)展緩慢。

協(xié)同式文件管理系統(tǒng)可以獲得所有文件管理的核心功能，例如開(kāi)發(fā)、加載/取出、檢閱、傳送、核準(zhǔn)與保存，甚至還要能夠提供版本控制、檢索及搜尋、安全監(jiān)控、狀態(tài)變更與新文件通告等重要的功能。

導(dǎo)入?yún)f(xié)同式文件管理系統(tǒng)可以對(duì)內(nèi)容密集型IT項(xiàng)目提供有力保障。首先可以建立企業(yè)協(xié)同作業(yè)和文件管理的機(jī)制；其次，能夠在產(chǎn)生會(huì)議記錄及財(cái)務(wù)文件等敏感信息時(shí)，提供有效的法令保障。而通過(guò)核心業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，達(dá)到精簡(jiǎn)有效的目的。此外，還能增進(jìn)企業(yè)與供應(yīng)鏈上下游合作伙伴之間更緊密協(xié)作；讓團(tuán)隊(duì)能夠更快速有效地制定策略、解決問(wèn)題、執(zhí)行任務(wù)，達(dá)到更好的成果！
　　
花旗銀行成功案例
　　
花旗銀行平均每個(gè)月都有十余個(gè)IT項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目中大約都需要產(chǎn)生、簽署約20至25份文件，并由許多企業(yè)內(nèi)、外部的團(tuán)隊(duì)共同參與。在日常執(zhí)行與管理上，遇到許多挑戰(zhàn)。首先，沒(méi)有建立項(xiàng)目文件的管理系統(tǒng)，增加了資料尋找與再利用的難度和成本，也導(dǎo)致了許多有價(jià)值文件的丟失。其次，許多項(xiàng)目文件都是紙本形式，又需要跨部門簽署，往往造成了時(shí)間的浪費(fèi)。此外，缺乏統(tǒng)一流程、標(biāo)準(zhǔn)與審核方法，從而導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行效率低下。最終花旗銀行決定導(dǎo)入Interwoven提供的解決方案。

系統(tǒng)上線啟用后，花旗銀行建立了一個(gè)虛擬的工作空間，項(xiàng)目相關(guān)人員能夠集中地存放所有項(xiàng)目文件、模版、郵件、參考文件等，所有項(xiàng)目完整歷程中的內(nèi)容都能夠被系統(tǒng)地有效分類與儲(chǔ)存，查找便利，也使得之后的項(xiàng)目文件產(chǎn)生變得更加簡(jiǎn)單而快速。通過(guò)實(shí)施有效的文件管理，花旗銀行大幅提高了生產(chǎn)力，平均每個(gè)項(xiàng)目成員每個(gè)月可以節(jié)約5個(gè)工作小時(shí)，由此每年成本減少了約近500萬(wàn)的支出。并且大大減少用于協(xié)調(diào)溝通的時(shí)間耗費(fèi)，縮短了項(xiàng)目開(kāi)發(fā)周期，從而有效地提升了企業(yè)生產(chǎn)力！

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