7.2成本估計(jì)
成本估計(jì)涉及計(jì)算完成項(xiàng)目所需各資源成本的近似值。
當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目按合同進(jìn)行時(shí),應(yīng)區(qū)分成本估計(jì)和定價(jià)這兩不同意義的詞。成本估計(jì)涉及的是對(duì)可能數(shù)量結(jié)果的估計(jì)--執(zhí)行組織為提供產(chǎn)品或服務(wù)的化費(fèi)是多少。而定價(jià)是一個(gè)商業(yè)決策--執(zhí)行組織為它提供的產(chǎn)品或服務(wù)索取多少費(fèi)用,而成本估計(jì)只是定價(jià)要考慮的因素之一。
成本估計(jì)包括確認(rèn)和考慮各種不同的成本替代議程。例如,在許多應(yīng)用領(lǐng)域,在設(shè)計(jì)階段增加額外工作量可減少生產(chǎn)階段的成本。成本估計(jì)過程必須考慮增加的設(shè)計(jì)工作所多化的成本能否被以后的節(jié)省所抵消。
7.2.1成本過程輸入
1.WBS結(jié)構(gòu) WBS結(jié)構(gòu)圖見節(jié)5.3.3.1,結(jié)構(gòu)圖可用于成本估計(jì)以及確保所有工作均一一被估計(jì)成本了。
2.資源需求 資源需求見節(jié)7.1.3.1。
3.資源單價(jià) 做成本估計(jì)的個(gè)人和小組必須知道每種資料單價(jià)(例如:每小時(shí)人員費(fèi)用,單位體積材料價(jià)格)以計(jì)算項(xiàng)目成本。如果實(shí)際單價(jià)不知道,那么必須要估計(jì)單價(jià)本身。
4.活動(dòng)時(shí)間估計(jì) 活動(dòng)時(shí)間估計(jì)(見節(jié)6.3)會(huì)影響項(xiàng)目成本估計(jì),項(xiàng)目預(yù)算中包括財(cái)務(wù)費(fèi)用(例如由利息引起的財(cái)務(wù)費(fèi)用)。
5.歷史資料 許多有關(guān)資源成本的信息可從以下一些來源獲得:
-- 項(xiàng)目檔案--項(xiàng)目的一個(gè)或數(shù)個(gè)組織可能保留有先前項(xiàng)目的一些記錄,這些記錄相當(dāng)詳盡可用以成本估計(jì)。在一些應(yīng)用領(lǐng)域,個(gè)別小組成員也許保留這樣的紀(jì)錄。
-- 商業(yè)性的成本估計(jì)數(shù)據(jù)庫--歷史數(shù)據(jù)經(jīng)??蓮氖袌?chǎng)買得到。
-- 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)知識(shí)--項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的個(gè)別成員也許記得先前的實(shí)際數(shù)或估計(jì)數(shù),這樣的信息資料也是有用的,但可靠性通常比檔案結(jié)果要低得多。
6.會(huì)計(jì)科目表 會(huì)計(jì)科目表是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)在總帳系統(tǒng)中使用的用于報(bào)告該組織財(cái)務(wù)狀況的一套代碼。在項(xiàng)目成本估計(jì)中,應(yīng)把不同成本對(duì)應(yīng)到不同科目上。
7.2.2成本估計(jì)的工具和方法
1.類比估計(jì) 類比估計(jì)是用先前類似項(xiàng)目的實(shí)際數(shù)據(jù)作為估計(jì)現(xiàn)在項(xiàng)目的基礎(chǔ)。這種估計(jì)法適用于早期的成本估計(jì),因?yàn)榇藭r(shí)有關(guān)項(xiàng)目?jī)H有少量消息可供利用。類比估計(jì)是專家判斷的一種形式(見節(jié)7.1.2.1)類比估計(jì)是化費(fèi)較少的一種方法,但精確性也較差。以下情況下類比估計(jì)是可靠的:(a)先前的項(xiàng)目不僅在表面上且在實(shí)質(zhì)上和當(dāng)前項(xiàng)目是類同的(b)作估計(jì)的個(gè)人或小組具有必要經(jīng)驗(yàn)。
2.參數(shù)建模 參數(shù)建模是把項(xiàng)目的些特征作為參數(shù),通過建立一個(gè)數(shù)學(xué)模型預(yù)測(cè)項(xiàng)目成本。模型可簡(jiǎn)單(居民住房成本是以每平方尺的居住面積的成本作為參數(shù))也可復(fù)雜(軟件研制的模型涉及13個(gè)獨(dú)立參數(shù)因子,每個(gè)因子有5~7子因子)。
參數(shù)建模的成本和可靠性各不相同,參數(shù)建模法在下列情況下是可靠的:
(a) 用來建模的歷史數(shù)據(jù)是精確的
(b) 用來建模的參數(shù)容易定量化
(c) 模型對(duì)大型項(xiàng)目適用,也對(duì)小型項(xiàng)目適用。
3.累加估計(jì) 該技巧涉及單個(gè)工作的逐個(gè)估計(jì),然后累加得到項(xiàng)目成本的總計(jì)。
累加估計(jì)的成本和精度取決于單個(gè)工作的大?。汗ぷ鲃澋眯?,則成本增加,精確性也增加。項(xiàng)目管理隊(duì)伍必須在精確性和成本間做權(quán)衡。
4.計(jì)算工具 有一些項(xiàng)目管理軟件被廣泛利用于成本控制。這些軟件可簡(jiǎn)化上述幾種方法,便于對(duì)許多成本方案的迅速考慮。
7.2.3 成本估計(jì)的結(jié)果
1.成本估計(jì) 成本估計(jì)是項(xiàng)目各活動(dòng)所需資源的成本的定量估算,這些估算可以簡(jiǎn)略或詳細(xì)形式表示。
對(duì)項(xiàng)目所需的所有資源的成本均需加以估計(jì),這包括(但不局限于)勞力、材料和其它內(nèi)容(如考慮通貨膨脹或成本余地)
成本通常以現(xiàn)金單位表達(dá)(如元,法朗,美元等),以便進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?nèi)外的比較,也可用人*天或人*小時(shí)這樣的單位(除非這樣做要混淆項(xiàng)目成本,例不能區(qū)分具有不同成本的資源)。為便于成本的管理控制,有時(shí)成本估計(jì)要用復(fù)合單位。
成本估計(jì)是一個(gè)不斷優(yōu)化的過程。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展和相關(guān)詳細(xì)資料的不斷出現(xiàn),應(yīng)該對(duì)原有成本估計(jì)做相應(yīng)的修正,在有些應(yīng)用項(xiàng)目中提出了何時(shí)應(yīng)修正成本估計(jì),估計(jì)應(yīng)達(dá)什么樣精確度。例如:AACE已經(jīng)確認(rèn)在工程建筑成本估計(jì)的五個(gè)精度等級(jí):數(shù)量化、粗略估計(jì)、初步估計(jì)、精確估計(jì)和成本控制。
2.詳細(xì)說明 成本估計(jì)的詳細(xì)說明應(yīng)該包括:
-- 工作范圍的描述 這通??捎蓞⒖糤BS獲得。
-- 對(duì)估計(jì)的基礎(chǔ)作確認(rèn),即確認(rèn)估計(jì)是合理的,說明估計(jì)是怎樣作出的。
-- 確認(rèn)為成本估計(jì)所作的任何假設(shè)的合理性
-- 可能結(jié)果用一個(gè)范圍表示。
例如 $10000±$1000表示:估計(jì)成本在$9000和$11000之間。不同應(yīng)用領(lǐng)域細(xì)節(jié)的總量和種類也不同。留下甚至是粗糙的注釋也常被證明是有價(jià)值的因?yàn)樗芴峁┤绾喂浪愠杀镜囊粋€(gè)較好的說明。
3.成本管理計(jì)劃 成本管理計(jì)劃描述當(dāng)實(shí)際成本與計(jì)劃成本發(fā)生差異時(shí)如何進(jìn)行管理(差異程度不同則管理力度也不同)。一個(gè)成本管理計(jì)劃可以是高度詳細(xì)或粗框架的;可以是正規(guī)的也可非正規(guī)的;這些取決于與項(xiàng)目相關(guān)人員的需要。項(xiàng)目管理計(jì)劃是整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的一個(gè)輔助部分(在節(jié)4.1.3.1討論)。
7.3 成本預(yù)算
成本預(yù)算是把估算的總成本分配到各個(gè)工作細(xì)目,建立基準(zhǔn)成本以衡量項(xiàng)目執(zhí)行情況。
7.3.1 成本預(yù)算的輸入
1. 成本估計(jì) 成本估計(jì)見節(jié)7.2.3.1
2. 工作分析結(jié)構(gòu) 工作分析結(jié)構(gòu)(見節(jié)5.3.3.1)確認(rèn)了項(xiàng)目的細(xì)目,而成本要分配到這些工作中
去。
3. 項(xiàng)目進(jìn)度 項(xiàng)目進(jìn)度(見節(jié)6.4.3.1)包括了項(xiàng)目細(xì)目的計(jì)劃開始日期和預(yù)計(jì)結(jié)束日期。為了將成本分配到時(shí)間區(qū)間,進(jìn)度信息是不可缺少的。
7.3.2 成本預(yù)算的工具和方法
1.成本估計(jì)的工具和技巧 在節(jié)7.2.2項(xiàng)目成本估算中所用的工具和方法同樣適用于編制各項(xiàng)工作成本的預(yù)算。
7.3.3 成本預(yù)算所得輸出結(jié)果
1.基準(zhǔn)成本 基準(zhǔn)成本是以時(shí)間為自變量的預(yù)算,被用于度量和監(jiān)督項(xiàng)目執(zhí)行成本。把預(yù)計(jì)成本按時(shí)間累加便為基準(zhǔn)成本,可用S曲線表示(見圖7-2所示)。
許多項(xiàng)目(尤其大項(xiàng)目)可有多重基準(zhǔn)成本以衡量成本的不同方面。例如,一個(gè)費(fèi)用計(jì)劃或現(xiàn)金流量預(yù)測(cè)是衡量支付的基準(zhǔn)成本。
7.4 成本控制
成本控制與下列內(nèi)容有關(guān) (a)影響那些會(huì)使基準(zhǔn)成本發(fā)生改變的因素朝有利方向改變 (b) 識(shí)別已經(jīng)偏離基準(zhǔn)成本 (c)對(duì)實(shí)際發(fā)生的成本改變進(jìn)行管理。
成本控制包括:
-- 監(jiān)督成本執(zhí)行情況以及對(duì)發(fā)現(xiàn)實(shí)際成本與計(jì)劃的偏離。
-- 要把一些合理的改變包括在基準(zhǔn)成本中。
-- 防止不正確的、不合理的、未經(jīng)許可的改變包括在基準(zhǔn)成本中。
-- 把合理的改變通知項(xiàng)目的涉及方。
成本控制包括尋找產(chǎn)生正負(fù)偏差的原因。成本控制必須和其它控制過程結(jié)合(范圍控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和其它(見節(jié)4.3))。例如,對(duì)成本偏離采取不恰當(dāng)反應(yīng)常會(huì)引起項(xiàng)目的質(zhì)量或進(jìn)度問題或增大風(fēng)險(xiǎn)。
7.4.1 成本控制的輸出
1.基準(zhǔn)成本線 基準(zhǔn)成本線見節(jié)7.3.3.1
2.執(zhí)行報(bào)告 執(zhí)行報(bào)告(見節(jié)10.3.3.1的討論)提供了項(xiàng)目實(shí)施過程中成本方面的信息,例如,超預(yù)算的是哪些工作,仍在預(yù)算范圍內(nèi)的是哪些工作。執(zhí)行報(bào)告可提醒項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將來可能會(huì)發(fā)生的問題。
3.改變的要求 有關(guān)改變的要求可以有多種形式--口頭或書面,直接或間接的,組織外部要求的或內(nèi)部提出的,強(qiáng)制規(guī)定的或可選擇的。實(shí)現(xiàn)這些改變可能要增加或減少預(yù)算。
4.成本管理計(jì)劃 見節(jié)7.2.3.3。
7.4.2 成本控制的工具和方法
1.成本改變控制系統(tǒng) 一成本改變控制系統(tǒng)規(guī)定了改變基準(zhǔn)成本的一些步驟,它包括一些書面工作、跟蹤系統(tǒng)和經(jīng)許可的可改變的成本水平。成本改變控制系統(tǒng)應(yīng)和整體改變控制系統(tǒng)相結(jié)合(見節(jié)4.3討論)。
2.評(píng)估執(zhí)行情況 評(píng)估執(zhí)行情況技巧(見節(jié)10.3.2討論)幫助估計(jì)已發(fā)生的偏離的程度。盈余量分析(見節(jié)10.3.2.4)對(duì)成本控制特別有用。成本控制的一個(gè)重要內(nèi)容是確定什么原因引起偏差以及決定是否需要采取糾正措施。
3.原計(jì)劃的修改 很少項(xiàng)目精確按計(jì)劃進(jìn)行,可預(yù)見的改變可能需要對(duì)原成本估計(jì)進(jìn)行修正或用其它方法估計(jì)成本。
4.計(jì)算工具 一些管理軟件經(jīng)常被用以成本控制,可進(jìn)行計(jì)劃成本與實(shí)際成本間的對(duì)比以及預(yù)測(cè)成本改變的后果。
7.4.3 成本控制的輸出
1.原成本估計(jì)的修正 修改原有成本數(shù)據(jù)并通知與項(xiàng)目有關(guān)的涉及方。修改成本估計(jì)可能要求對(duì)整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。
2.預(yù)算修改 預(yù)算修改是一種類形的成本修改。預(yù)算修改是對(duì)原基準(zhǔn)成本的更改,這些數(shù)字通常在范圍改變時(shí)作修改的。有時(shí)成本偏差是如些之大以至于重新制訂基準(zhǔn)成本顯得必要,以便對(duì)以一步執(zhí)行提供一個(gè)現(xiàn)實(shí)的基準(zhǔn)成本。
3.糾正措施 指采取措施使項(xiàng)目執(zhí)行情況回到項(xiàng)目計(jì)劃。
4.完成項(xiàng)目所需成本估計(jì) 完成項(xiàng)目所需成本估計(jì)(EAC)是根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行的實(shí)際執(zhí)行情況為基礎(chǔ),對(duì)整個(gè)項(xiàng)目成本的一個(gè)預(yù)測(cè)。最常見的EAC有以下幾種:
-- EAC=實(shí)際已發(fā)生成本+對(duì)剩余的項(xiàng)目預(yù)算(但一般用成本執(zhí)行因子對(duì)原預(yù)算進(jìn)行修正見節(jié)10.3.2.4),在項(xiàng)目現(xiàn)在的偏差可視為將來偏差時(shí),這種方法通常被利用。
-- EAC=實(shí)際已發(fā)生成本+對(duì)剩余項(xiàng)目的一個(gè)新估計(jì)值。當(dāng)過去的執(zhí)行情況表明先前的成本假設(shè)有根本缺陷或由于條件改變而不再適用新的情況時(shí),這種方法最為常見。
-- EAC=實(shí)際已發(fā)生成本+剩余原預(yù)算。當(dāng)現(xiàn)有偏差被認(rèn)為是不正常的(由偶然因素引起)項(xiàng)目管理小組認(rèn)為類似偏差不會(huì)發(fā)生時(shí),用這種方法最為常見。
不同的工作可選用上述方法中一種。
5.教訓(xùn) 應(yīng)記錄下產(chǎn)生偏差的原因、采取糾正措施的理由和其它的成本控制方面教訓(xùn),這樣記錄下來的教訓(xùn)便成為這個(gè)項(xiàng)目和執(zhí)行組織其他項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)庫的一部分。
7.4 成本控制
成本控制指:a)對(duì)造成成本基準(zhǔn)變更的因素施加影響,以保證所有變更均經(jīng)過有關(guān)方面的認(rèn)可,b)確定成本基準(zhǔn)是否發(fā)生變更,和c)實(shí)際變更發(fā)生時(shí)對(duì)其實(shí)行管理。成本控制包括:
監(jiān)督成本績(jī)效,找出與計(jì)劃的偏差,并弄清原因。
確保所有恰當(dāng)?shù)淖兏紲?zhǔn)確的記載于成本基準(zhǔn)之中。
阻止不正確、不恰當(dāng)或未經(jīng)批準(zhǔn)的變更納入成本基準(zhǔn)中。
將經(jīng)核準(zhǔn)的變更通知利害關(guān)系者。
采取措施將預(yù)期成本限制在可接受的范圍之內(nèi)。
成本控制包括查找正、負(fù)偏差的原因。它必須與其它控制過程(范圍變更控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等,參看第4.3節(jié)介紹的其它控制 )緊密地結(jié)合起來。 例如,若對(duì)成本偏差采取不恰當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)措施,就可能造成質(zhì)量或進(jìn)度問題,或在項(xiàng)目的今后階段產(chǎn)生無法接受的巨大風(fēng)險(xiǎn)。
7.4.1 成本控制的投入
1 成本基準(zhǔn)。成本基準(zhǔn)在第7.3.3.1節(jié)中描述。
2 績(jī)效報(bào)告???jī)效報(bào)告(在第10.3.3.1節(jié)中介紹)提供有關(guān)項(xiàng)目范圍與成本績(jī)效的情況,例如哪些預(yù)算達(dá)到要求,哪些還沒有???jī)效報(bào)告還提醒項(xiàng)目班子注意將來可能出現(xiàn)麻煩的問題。
3 變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)具有多種形式——口頭或者書面,直接或者間接,外來或者內(nèi)部,具有法律強(qiáng)制性或者留有選擇余地。變更可能要求增加預(yù)算,也可能允許將其削減。
4 成本管理計(jì)劃。成本管理計(jì)劃已在第7.2.3.3節(jié)中介紹。
7.4.2 成本控制的工具與技術(shù)
1 成本變更控制系統(tǒng)。成本變更控制系統(tǒng)規(guī)定成本基準(zhǔn)變更所應(yīng)遵循的程序,包括書面申請(qǐng)、追蹤系統(tǒng)以及核準(zhǔn)變更的審批級(jí)別。成本變更控制系統(tǒng)應(yīng)與第4.3節(jié)描述的綜合變更控制系統(tǒng)緊密結(jié)合起來。
2 績(jī)效量度。第10.3.2節(jié)所描述的績(jī)效量度技術(shù)有助于評(píng)估已出現(xiàn)偏差的大小。第7.4.2.3節(jié)和第10.3.2.4節(jié)介紹的實(shí)現(xiàn)價(jià)值管理(EVM)則對(duì)成本控制極其有用。成本控制的一個(gè)重要部分,是確定何種原因造成了偏差,并決定偏差是否需要采取糾正行動(dòng)。
3 實(shí)現(xiàn)價(jià)值管理(EVM)。所有實(shí)現(xiàn)價(jià)值管理(EVM)控制帳目計(jì)劃(CAPs),均應(yīng)以下列三個(gè)獨(dú)立變量的相互關(guān)系為手段,來連續(xù)的量度項(xiàng)目的績(jī)效:1)計(jì)劃價(jià)值,已安排要完成的實(shí)際工作,包括該項(xiàng)工作的估算價(jià)值(原來稱為計(jì)劃工作預(yù)算成本(BCWS)和2)實(shí)現(xiàn)價(jià)值,已完成的實(shí)際工作,包括該項(xiàng)工作的估算價(jià)值(原來稱為完成工作預(yù)算成本BCWP),以及3)為完成實(shí)現(xiàn)價(jià)值而付出的實(shí)際成本。實(shí)現(xiàn)價(jià)值(2)減去計(jì)劃價(jià)值(1)就是進(jìn)度偏差(SV)。實(shí)現(xiàn)價(jià)值(2)減去實(shí)際成本(3)就是項(xiàng)目的成本偏差(CV)。另請(qǐng)參看第10.3.2.4節(jié)。
4 補(bǔ)充規(guī)劃。很少有項(xiàng)目能一絲不茍的按計(jì)劃執(zhí)行。預(yù)期的變更或可能要求制訂新成本估算、修改現(xiàn)有成本估算、或者分析替代方案。
5 電腦化工具。項(xiàng)目管理軟件、棋盤式電子表格程序等電腦化工具常被用來對(duì)計(jì)劃成本與實(shí)際成本進(jìn)行跟蹤,并預(yù)報(bào)成本變更的后果。
7.4.3 成本控制的產(chǎn)出
1 經(jīng)修改的成本估算。經(jīng)修改的成本估算指對(duì)用于管理項(xiàng)目的成本資料所做的修改。必要時(shí),必須通知有關(guān)的利害關(guān)系者。經(jīng)修改的成本估算可能要求,也可能不要求對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的其它方面進(jìn)行調(diào)整。
2 預(yù)算更新。預(yù)算更新是一種特殊類型的經(jīng)修改的成本估算。預(yù)算更新是對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)成本基準(zhǔn)所做的變更。這些數(shù)字一般只在范圍變更之后才作修改。在某些情況下,成本偏差有可能極其嚴(yán)重,需要重新調(diào)整基準(zhǔn),才能對(duì)績(jī)效進(jìn)行現(xiàn)實(shí)的量度。
3 糾正措施。糾正措施指為把項(xiàng)目未來期望績(jī)效達(dá)到項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)定而采取的任何行動(dòng)。
4 竣工估算。竣工估算(EAC)是根據(jù)項(xiàng)目的績(jī)效和第11.4.3節(jié)描述的風(fēng)險(xiǎn)量化對(duì)項(xiàng)目最可能的總成本所做的一種預(yù)測(cè)。最常用的預(yù)測(cè)技術(shù)為以下三種方法的某種變種:
EAC = 迄今為止的實(shí)際成本 + 對(duì)所有尚未完成工作的新估算。此種方法最通常用于以往績(jī)效表明原有估算假設(shè)有重大缺陷,或者由于情況改變,原有假設(shè)不再適用時(shí)。公式為:EAC=AC+ETC。
EAC = 迄今為止的實(shí)際成本 + 剩余預(yù)算(BAC - EV)。此種方法通常用于當(dāng)前出現(xiàn)的偏差被視為非典型特例。而且項(xiàng)目管理班子預(yù)計(jì)將來不至于出現(xiàn)類似偏差時(shí)。公式為:EAC= AC + BAC –EV。
EAC =迄今為止的實(shí)際成本 + 剩余的項(xiàng)目預(yù)算( BAC – EV)乘上一個(gè)績(jī)效系數(shù),通常是累計(jì)成本績(jī)效指數(shù)(CPI)。此種方法最通常用于當(dāng)前出現(xiàn)的偏差被視為具有典型性,可以代表未來偏差時(shí)。公式為:EAC = (AC + (BAC –EV)/CPI)——此處的CPI為累計(jì)CPI。
對(duì)于任何特定項(xiàng)目來說,上述方法中無論哪一種都可以是正確方法,都能為項(xiàng)目管理班子提供EAC預(yù)測(cè)是否超過可接受容差的信號(hào)。
5 項(xiàng)目收尾。應(yīng)當(dāng)制訂結(jié)束或取消項(xiàng)目的過程和程序。例如,狀況報(bào)表(美國注冊(cè)公共會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)——AICPA——頒發(fā)的SOP 98-1表)要求失敗的IT項(xiàng)目的所有成本都在項(xiàng)目取消的當(dāng)季度全部銷帳。
6 汲取的教訓(xùn)。造成偏差的原因、 所采取糾正措施的依據(jù)以及從成本控制中應(yīng)汲取的其它教訓(xùn)都應(yīng)形成文字記載 ,留做本項(xiàng)目和實(shí)施組織其它項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)庫的組成部分(參看第4.3.3.3節(jié))。
【?發(fā)表評(píng)論?0條?】