本專欄將通過案例分析、知識介紹、專家點(diǎn)評等形式，對IT渠道在方案服務(wù)過程中，所涉及的管理知識、服務(wù)規(guī)范和操作技巧等相關(guān)知識進(jìn)行介紹，希望能夠?yàn)榍榔髽I(yè)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展提供有益的借鑒。 好的開始是成功的一半。本期向大家介紹，在項(xiàng)目啟動時應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作。
趙曉東的煩惱
海正公司的趙曉東最近心里挺煩。公司前一段簽了一個100多萬的單子，由于雙方老板很熟，且都希望項(xiàng)目盡快啟動，在簽合同時也沒有舉行正式的簽字儀式。合同簽完，公司老總很快指定趙曉東及其他8名員工組成項(xiàng)目組，由趙曉東任項(xiàng)目經(jīng)理。老總把趙曉東引見給客戶老總，客戶老總在業(yè)務(wù)部給他們安排了一間辦公室。
項(xiàng)目進(jìn)展開始很順利，趙曉東有什么事都與客戶老總及時溝通。可客戶老總很忙，經(jīng)常不在公司。趙曉東想找其他部門的負(fù)責(zé)人，可他們不是推托說做不了主，就是說此事與他無關(guān)，有的甚至說根本就不知道這事兒。問題得不到及時解決不說，很多手續(xù)也沒人簽字。
項(xiàng)目組內(nèi)部問題也不少，有的程序員多次越過趙曉東直接向老板請示問題；幾個程序員編的軟件界面不統(tǒng)一；項(xiàng)目支出的每筆費(fèi)用，財務(wù)部都要求趙曉東找老板簽字。趙曉東頻繁打電話給老板，其他人心里想，趙曉東怎么老是拿老板來壓人。由此，趙曉東與項(xiàng)目組其他人員和財務(wù)部的人員產(chǎn)生了不少摩擦，老板也開始懷疑趙曉東的能力。
趙曉東的遭遇相信很多項(xiàng)目經(jīng)理都親身經(jīng)歷過，尤其是剛剛開始做行業(yè)客戶的公司，往往是公司的老板和客戶單位的某個主管關(guān)系不錯或業(yè)務(wù)人員關(guān)系做得很到位，公司老板希望趕緊做完項(xiàng)目，因此，常常跳過項(xiàng)目啟動環(huán)節(jié)，直接指令項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)入實(shí)施階段。結(jié)果項(xiàng)目剛開始就麻煩不斷。正所謂“好的開始是成功的一半”。做項(xiàng)目啟動是為了形成一個良好的溝通體系，讓所有與項(xiàng)目相關(guān)的人都理解項(xiàng)目的重要性，同時形成一個由雙方老總、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組成員所構(gòu)成的三級溝通體系，確保項(xiàng)目管理的暢通。
造勢：創(chuàng)造良好的施工環(huán)境
現(xiàn)在很多項(xiàng)目都涉及到用戶業(yè)務(wù)應(yīng)用的軟件開發(fā)，在實(shí)施中要跟用戶的各個層面打交道，但現(xiàn)實(shí)往往是用戶單位的員工根本不了解IT公司在給自己的企業(yè)做什么，因此，簽合同時有必要召開一個正式的儀式，向雙方員工傳遞項(xiàng)目的信息，激發(fā)公司全體員工對項(xiàng)目的熱情。IT公司老板、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、開發(fā)人員、施工人員和用戶方的領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)人、相關(guān)部門人員聚在一起，讓大家知道雙方的合作正式開始。儀式上，雙方領(lǐng)導(dǎo)要講話，特別是用戶方的領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目的意義。據(jù)說聯(lián)想上ERP項(xiàng)目時就專門召開了全體員工誓師大會，柳傳志親自到會講話，把ERP項(xiàng)目擺到關(guān)乎企業(yè)生死存亡的高度，并親手將一面大旗授予ERP項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。柳傳志還說，有人說現(xiàn)在上ERP是找死，但現(xiàn)在不上那就是等死，我們與其在這里等死，為什么不去拼搏一把呢？事實(shí)證明，這不僅極大地鼓舞了項(xiàng)目組成員的斗志，同時也使全體員工明白這不僅僅是信息部門的事，而是公司從上到下都要關(guān)心的事。
通過這個儀式，雙方要組成指導(dǎo)小組或項(xiàng)目管理委員會，由雙方總經(jīng)理牽頭，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為執(zhí)行人，日常聯(lián)系由雙方指定人員。在簽合同時，利用雙方人員到齊的機(jī)會，IT公司要把軟件功能用通用、專業(yè)的語言和用戶方的領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行最后確認(rèn)，因?yàn)榇藭r有分歧改正的成本不大。同時，還可使雙方人員彼此認(rèn)識，清楚各個層次的接口，大家混個臉熟，以后打交道就會更通暢。
項(xiàng)目簽字儀式可以在用戶單位舉行（可以節(jié)約用戶方時間），也可以在酒店舉行。要注意：簽字儀式要精心組織，場地要大一些，為雙方溝通營造一個好的環(huán)境。會前，每個模塊負(fù)責(zé)人要明確自己的客戶接口，要找機(jī)會和對方單獨(dú)聊，拉近彼此間的關(guān)系。另外，會場上雙方老板的融洽氣氛會對項(xiàng)目的實(shí)施具有一種震懾作用。
尚方寶劍：明確責(zé)權(quán)利
項(xiàng)目簽字儀式是造外勢。在公司也要造內(nèi)勢，讓各個部門都知道這個項(xiàng)目能為公司創(chuàng)造哪些經(jīng)濟(jì)效益，明確項(xiàng)目組人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的權(quán)限。公司財務(wù)、采購、人事、技術(shù)、銷售等部門都要參加，這樣才能創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部服務(wù)體系，讓項(xiàng)目組把主要精力放在為用戶服務(wù)上。
公司內(nèi)部要召開項(xiàng)目組成立會，會上最重要的就是頒布一個“項(xiàng)目憲章”，包括項(xiàng)目的內(nèi)容、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人權(quán)限、項(xiàng)目團(tuán)隊成員、項(xiàng)目時間周期、項(xiàng)目需要的設(shè)備、資金等，在憲章規(guī)定的范圍內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng)理比總經(jīng)理大，與此相關(guān)的事情，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。這樣，人事部在項(xiàng)目實(shí)施期間，就可以按照憲章規(guī)定，由項(xiàng)目經(jīng)理來調(diào)動項(xiàng)目人員，而設(shè)備采購（往往不是一次性采購，而是根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度購買，這樣可以省錢）也就不需要一次次找總經(jīng)理，只要是憲章規(guī)定范圍內(nèi)的，由項(xiàng)目經(jīng)理簽字就可以了。尤其是在軟件開發(fā)上，項(xiàng)目組成員一定要清楚用戶的需求，不能擅自答應(yīng)用戶增加功能，因?yàn)檫@會帶來很大的風(fēng)險（后面幾節(jié)我們會具體探討）。
項(xiàng)目憲章必須由總經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理簽字，并在會上宣讀。為了增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力，可以在會上舉行項(xiàng)目組宣誓或誓師宣言，形成“成則舉杯相慶，敗則拼死相救”的團(tuán)隊精神。內(nèi)部造勢不僅可以讓各個部門了解項(xiàng)目，創(chuàng)造條件服務(wù)項(xiàng)目組，而且可以給項(xiàng)目組成員以壓力和動力，意識到項(xiàng)目的意義和團(tuán)隊精神的重要性。項(xiàng)目憲章對項(xiàng)目經(jīng)理來說就是一把尚方寶劍，聯(lián)想ERP項(xiàng)目組的幸運(yùn)就在于一開始就拿到了這把尚方寶劍，而這正是海正公司的趙曉東沒有拿到的東西。
在項(xiàng)目憲章的基礎(chǔ)上，公司應(yīng)該形成具體的項(xiàng)目任務(wù)書，細(xì)分到各部門、個人，發(fā)到總經(jīng)理、專家小組、開發(fā)部、財務(wù)部、市場部銷售部、行政人力資源部等。
營造了內(nèi)外兩個良好的環(huán)境，項(xiàng)目啟動就是水到渠成的事，項(xiàng)目組成員就可以集中精力投入到實(shí)施中去，項(xiàng)目的成功也有了更大的保證。
最后，要提醒項(xiàng)目經(jīng)理特別注意：在項(xiàng)目合同確定的最后一刻，還要對合同進(jìn)行最后的審定，合同審定一定要聘請一位專業(yè)律師，對合同的一些關(guān)鍵細(xì)節(jié)進(jìn)行“咬文嚼字”的審定。
專家點(diǎn)評
一個項(xiàng)目的成功啟動絕不是靠項(xiàng)目組或項(xiàng)目經(jīng)理就可以的，必須具備內(nèi)部和外部兩個條件，所以，雙方的一把手都要高度重視，尤其是在目前中國的公司文化環(huán)境下，項(xiàng)目經(jīng)理需要“項(xiàng)目憲章”作為尚方寶劍，而用戶方的信息主管同樣需要自己領(lǐng)導(dǎo)的講話精神作為尚方寶劍。
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