如何優(yōu)化軟件企業(yè)項目管理
吳吉義
（浙江遠文信息技術(shù)有限公司，浙江 杭州 310012）
摘 要：高效的項目管理是軟件項目成功的重要保證，也是關(guān)系軟件企業(yè)生存發(fā)展的核心因素。本文首先總結(jié)了軟件企業(yè)項目管理中存在的共性問題，并拋磚引玉式地提出了優(yōu)化軟件企業(yè)項目管理的解決方案。
關(guān)鍵字：軟件企業(yè),項目管理,優(yōu)化,組織級戰(zhàn)略項目管理

一個程序員在海灘上發(fā)現(xiàn)了一盞神燈。他在燈上擦了幾下，一個妖怪就從燈里跳出來說：“我是世界上法術(shù)最強的妖怪。我可以實現(xiàn)你的任何夢想，但現(xiàn)在，我只能滿足你一個愿望?！背绦騿T攤開了一幅中東地圖說：“我想讓中東得到永久的和平?！毖执鸬溃骸芭叮覜]辦法。自打創(chuàng)世紀(jì)以來，那里的戰(zhàn)火就沒有停息過。這世上幾乎沒有我辦不到的事，但這件事除外?！背绦騿T于是說：“好吧，我是一個程序員，為許多用戶編寫過程序。你能讓他們把需求表訴的更清楚些，并且讓我們的軟件項目有那么一兩次按進度按成本完成嗎？”妖怪說：“唔，我們還是來看中東地圖吧?！边@段讓人一笑了之的幽默從很大程度上反映了國內(nèi)軟件企業(yè)中普遍存在的現(xiàn)象，由于客戶需求和內(nèi)部管理等原因軟件項目總是難以在預(yù)定的范圍、成本和時間內(nèi)完成。那么究竟是什么因素導(dǎo)致了該現(xiàn)象的延續(xù)呢？
1軟件企業(yè)項目管理中存在的主要問題
1.1 低劣的需求分析
需求分析階段沒能很好地掌握客戶需求，形成高質(zhì)量的軟件需求說明書，并交付客戶方關(guān)鍵項目干系人正式書面確認，就跨越式地進入系統(tǒng)設(shè)計階段，這必然導(dǎo)致項目執(zhí)行過程中項目范圍的頻繁變更。軟件產(chǎn)品范圍是指軟件產(chǎn)品所包含的特征或功能，而軟件需求說明書正是對軟件產(chǎn)品范圍正式書面的界定，是軟件項目管理過程必須的基礎(chǔ)性文檔。從項目管理的角度講，產(chǎn)品范圍和項目范圍的變更都是允許的，一般來說也是不可避免的。但對于軟件項目，產(chǎn)品范圍與項目范圍的制約關(guān)系變的非常嚴(yán)密，產(chǎn)品范圍的頻繁變更觸發(fā)的必然是項目控制過程的混亂，對于規(guī)模較大的項目最終的必然后果是項目的失控乃至失敗。
實踐表明，高質(zhì)量的需求分析是軟件項目成功的關(guān)鍵因素。需求分析是優(yōu)化企業(yè)軟件開發(fā)過程的起點，這在CMM2級把需求管理作
為首要關(guān)鍵過程領(lǐng)域(KPA)中得到了最好的反映。軟件項目的范圍控制應(yīng)該是在需求分析階段就開始的，就是說軟件需求說明書應(yīng)該是最大可能最大程度地理解了客戶實際業(yè)務(wù)需求的文檔，采用文字或圖形化的方式清晰正確地描述了至少90%的實際需求，并在完成系統(tǒng)設(shè)計完成或編碼階段開始前明確剩余需求。特別對于復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程型項目，涉及多客戶方干系人需求的項目和涉及引發(fā)客戶方機構(gòu)變革的項目，一般應(yīng)委托客戶方關(guān)鍵性干系人內(nèi)部協(xié)調(diào)達成一致意見后確定需求，切不可憑經(jīng)驗自作主張想當(dāng)然。在編碼階段開始后，應(yīng)做好產(chǎn)品范圍的變更控制，盡可能地對客戶施加影響，避免需求變更的發(fā)生，實在無法避免的變更一定要采用正式書面的形式。
1.2 缺乏項目管理理論知識
軟件研發(fā)項目組缺乏科學(xué)項目管理的知識體系的指導(dǎo)，完全從個人技術(shù)經(jīng)驗出發(fā)，管理工作的隨意性、盲目性比較大，看到某些軟件企業(yè)或一些軟件項目的管理過程我們甚至很難去承認那是一種項目管理。在軟件企業(yè)中，從項目經(jīng)理到程序員一般只具備單一的技術(shù)理論知識，不了解項目管理的知識體系和一些常用工具方法。
我們的觀點是項目管理要成功，從項目經(jīng)理到程序員都應(yīng)該具備相應(yīng)的項目管理的知識，只有這樣前者才能更好地懂得如何去做項目管理，而后者才能更好地懂得如何去配合項目管理。因此軟件企業(yè)研發(fā)人員掌握系統(tǒng)的項目管理知識是非常必要的，有了技術(shù)領(lǐng)域的知識與實踐，再加上項目管理知識與實踐和一般管理的知識和經(jīng)驗的有機結(jié)合，必能大大提高軟件企業(yè)人員整體的項目管理素質(zhì)。在項目管理知識普及的軟件企業(yè)里，一向為業(yè)界否定的“光環(huán)效應(yīng)”就成為一種合理的人才選拔制度。一個比較敏感的問題是職業(yè)的項目管理專業(yè)人員是不是適合在國內(nèi)的軟件企業(yè)中擔(dān)任項目經(jīng)理，我們的答案是否定。
實踐證明，與只具備技術(shù)知識的項目經(jīng)理一樣，只具備項目管理知識的職業(yè)項目經(jīng)理在軟件企業(yè)一樣是難以立足的，這其中的原因大家應(yīng)該很清楚，決定這一邏輯的是國情還有行業(yè)。
1.3 缺乏溝通管理
各項目干系人包括項目組成員之間，項目組之間，項目組與客戶之間中往往缺乏充分有效的溝通和信息的共享。項目溝通中沒有做到：正確的信息在正確的時間發(fā)布給正確的干系人。軟件研發(fā)人員缺乏溝通意識和習(xí)慣是比較明顯的問題，“自我欣賞、以自我為中心，經(jīng)驗萬歲”現(xiàn)象屢見不鮮。
有時候，項目都已經(jīng)進展到最后階段，客戶方突然提出了新的需求變更，這會讓項目經(jīng)理非常為難。一方面要盡量滿足客戶的需求，另一方面又不能對系統(tǒng)做太大的改動，影響項目進度。這種情況往往是與客戶的溝通出現(xiàn)了問題，說明在需求階段做的不夠好，同時在實施過程中沒有與客戶保持密切的聯(lián)系。

1.4 不重視經(jīng)驗的積累
軟件企業(yè)普遍缺乏經(jīng)驗總結(jié)，包括個人經(jīng)驗和組織經(jīng)驗。我們認為個人經(jīng)驗應(yīng)該以組織經(jīng)驗為載體，總結(jié)出各種項目的成功經(jīng)驗，使之規(guī)則化，把具體經(jīng)驗歸納為全組織的標(biāo)準(zhǔn)軟件過程。個人經(jīng)驗不能成功組織化的軟件企業(yè)是非常危險的，因為那就隱含著人員流動決定了其對組織穩(wěn)定作用的流動。改進組織的整體軟件過程能力的軟件過程活動，應(yīng)該作為軟件開發(fā)組織的責(zé)任。“總是從0開始”的軟件企業(yè)是不可想象的，放棄了對最大程度軟件復(fù)用的追求意味著企業(yè)放棄了“利潤最大化”的意愿。
軟件企業(yè)一般需要建立人員技能績效數(shù)據(jù)庫，風(fēng)險數(shù)據(jù)庫。風(fēng)險數(shù)據(jù)庫是對在項目風(fēng)險管理過程中收集和使用的數(shù)據(jù)進行收集、維護和分析的知識庫。有效的歷史信息將有助于對潛在風(fēng)險問題的控制，通過對產(chǎn)生風(fēng)險條件施加影響，最大程度地消除負面影響，使向有利與項目進展的方向發(fā)展。在風(fēng)險事件發(fā)生時，在規(guī)避、轉(zhuǎn)移、緩解、接受中選擇最合理的應(yīng)對方式。實踐證明，歷史信息有助于項目進行更為準(zhǔn)確全面的計劃與控制，歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)可以使項目少走不必要的彎路，少花不必要的代價，減少項目失敗的風(fēng)險。從項目管理的角度講，經(jīng)驗是對歷史信息的積累。這種總結(jié)應(yīng)該以優(yōu)化企業(yè)軟件過程為目的，貫穿于整個項目過程中，而絕不是一份簡單的項目總結(jié)報告。
1.5其他管理上的問題
混亂的開發(fā)過程，頻繁的人員變動, 無效的激勵機制, 不盡人意的企業(yè)文化等問題也是比較嚴(yán)重。當(dāng)然，也存在很多技術(shù)框架，開發(fā)模式問題導(dǎo)致的項目失敗的案例。
CMM模型提供了優(yōu)化軟件過程的最佳思路，如果說純粹為了通過CMM的評估的“形象工程”是沒有任何價值的，在項目合作中我們發(fā)現(xiàn)很多通過了 CMM3,CMM4級的公司重復(fù)著CMM1的雜亂無章和混亂，幾乎沒有任何定義過程的規(guī)則或步驟。
2優(yōu)化軟件企業(yè)項目管理的關(guān)鍵
2.1確立組織級戰(zhàn)略項目管理地位
軟件企業(yè)是全面實施項目管理的優(yōu)質(zhì)土壤，企業(yè)高層管理者必須高度重視項目管理，確立組織級戰(zhàn)略項目管理地位。托馬斯•彼得斯和羅伯特•小沃特曼在《探索企業(yè)成功之路》一書中說：“我們發(fā)現(xiàn)幾乎每一家優(yōu)秀公司都和一個（或兩個）在使該公司成為第一流的優(yōu)秀公司方面似乎大有作為的領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)”。組織級戰(zhàn)略項目管理要求，在企業(yè)內(nèi)建立一整套完整的實踐性很強的項目管理體系，以提供良好的項目運作環(huán)境，主要包括組織機構(gòu)、工作流程和內(nèi)部項目環(huán)境等方面。
■組織機構(gòu)
必要的項目管理組織機構(gòu)是企業(yè)項目管理的基礎(chǔ)，項目管理甚至比企業(yè)中的任何其他職能更需要我們提供結(jié)構(gòu)化的領(lǐng)導(dǎo)，這不是集權(quán)領(lǐng)導(dǎo)可以替代的。項目管理辦公室（PMO）代表著組織級戰(zhàn)略項目管理的公司中心，對于建立項目管理文化以及優(yōu)化項目和資源的協(xié)作必不可少。PMO是公司項目管理的最高決策機構(gòu)，一般由公司高層領(lǐng)導(dǎo)，項目管理專家和技術(shù)專家組成。

圖一：項目管理組織機構(gòu)圖
PMO的特定角色可根據(jù)軟件企業(yè)的不同而有所變動，在軟件企業(yè)中其職能可以包括：
制定維護項目工作流程、（項目文檔）標(biāo)準(zhǔn)、方法和程序；
提供項目管理的培訓(xùn)，咨詢和指導(dǎo)；
審批項目計劃，日常匯報、質(zhì)保，收集工作進度情況；
確定項目采用的技術(shù)框架和實現(xiàn)模式，專家級技術(shù)支持；
項目立項、結(jié)項決策，項目經(jīng)理、項目組人員確定；
提供強有力的項目支持，包括行政、人力、物力和財力等；
項目歷史信息數(shù)據(jù)庫的管理與知識管理；
軟件復(fù)用代碼庫的管理，組織軟件過程的優(yōu)化。
在一些企業(yè)中把變更控制CCB的職能放在其下實行多項目變更統(tǒng)一管理，我們認為也是可取的。
■工作流程
從根本意義上看，PMO完全是為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的工作流程服務(wù)的。PMI十二分地強調(diào)了項目經(jīng)驗教訓(xùn)的積累，因為只有實踐可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)工作流程中的不足與缺點。軟件企業(yè)必須有一套較完整的制度化的項目運作工作流程，包括（項目文檔）標(biāo)準(zhǔn)、方法和程序等。在不斷實踐與學(xué)習(xí)中，持續(xù)維護完善優(yōu)化該工作流程體系。
■內(nèi)部項目環(huán)境
這是一個比較綜合的建設(shè)要求，因為項目組織一般并不作為一個單獨的經(jīng)濟實體存在，而是依托于特定的企業(yè)內(nèi)部管理體系?？紤]到軟件項目需要以人力、物力和財力的較大投入為基礎(chǔ)，企業(yè)內(nèi)部環(huán)境對項目的支持徹底很重要。但我們相信，在PMO建設(shè)成功的情況下，內(nèi)部項目環(huán)境對項目的制約度顯著下降。
企業(yè)高層管理者對項目管理的高度重視和組織級戰(zhàn)略項目管理地位的確立將全面推動內(nèi)部項目環(huán)境向有利于項目在組織中存在的方向發(fā)展。
2.2優(yōu)化項目團隊組合
通過技術(shù)，管理等方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具備全球意識，學(xué)習(xí)意識，合作意識，競爭意識，創(chuàng)新意識的優(yōu)秀員工團隊。當(dāng)然要把握好綜合素質(zhì)與核心專長間的度，注意員工基于崗位和發(fā)展方向的核心專長的積累。項目經(jīng)理是項目團隊的核心人物，因此必須具備優(yōu)異的綜合素質(zhì)，需要在業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理等方面不斷提升自己。在組織內(nèi)，項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)可以獲得組建項目團隊所需的至少高于最低資源要求的相關(guān)人選。優(yōu)化的軟件團隊需要建立在合理的軟件過程及團隊密切合作的基礎(chǔ)上，表現(xiàn)出明確且具有挑戰(zhàn)性的共同目標(biāo)，強的凝聚力，融洽的溝通環(huán)境，標(biāo)準(zhǔn)化的工作規(guī)范、框架和合理的開發(fā)過程。從實踐中去發(fā)掘優(yōu)勢互補的項目團隊組合方式，用積極有效的激勵機制，在以人本化的企業(yè)文化氛圍中緊緊的留住每一名優(yōu)秀的員工，使全體員工在企業(yè)價值最大化的土壤中實現(xiàn)個人價值。
2.3建立項目級激勵制度
“人”是項目成功的最關(guān)鍵因素，而“人”又是需要激勵的動物。正確的激勵制度，能充分調(diào)動人們的積極性，促使項目目標(biāo)的順利實現(xiàn)。不正確的激勵制度，盡管也可能調(diào)動積極性，但容易偏離方向。激勵員工本來是人力資源部門的主要內(nèi)容，但我們發(fā)現(xiàn)在軟件企業(yè)中，企業(yè)級的激勵從來沒有讓誰滿意過。建立項目級激勵制度，將可以作為企業(yè)級激勵的有效補充。
基于項目績效考核情況，把責(zé)任、績效與獎勵捆綁在一起，實施目標(biāo)管理(OM)和掙值管理(EVM)，采取必要的物質(zhì)和精神激勵措施將極大調(diào)動團隊成員的積極性。盡管某些精神激勵手段也是行之有效的，但我們始終傾向性的認為在軟件企業(yè)中金錢激勵是最有效的手段。在薪酬體系中設(shè)立績效彈性工資部分或設(shè)立項目專項獎金等方式都是可以考慮的思路。
在項目級的激勵中，項目經(jīng)理無疑是最關(guān)鍵的角色。項目經(jīng)理的行為是影響項目級激勵制度成敗的一個重要因素，當(dāng)然在激勵中也不能忘記對項目經(jīng)理的激勵。需要指出的是，在員工激勵中如淘汰激勵、罰款、降職和開除激勵等懲罰性負激勵手段是不可取的。
2.4加強溝通管理
對于PMI“90%”溝通理論，我們認為其強調(diào)的實際上是溝通過程的重要性。在軟件項目中，各項目干系人包括項目組成員之間，項目組之間，項目組與客戶之間必須保持充分有效的溝通和信息的共享。在某些需求明確度低的軟件項目，溝通尤其重要。
我們認為通過與客戶的有效溝通，讓客戶更多的參與到項目過程中來，可以提高滿足客戶需求的可能性，比較有利于項目的成功，有效的溝通是控制客戶需求變更的有效手段。項目組間的溝通主要是從技術(shù)積累的角度考慮，事實上軟件項目中的很多技術(shù)問題都是在項目組相互學(xué)習(xí)中解決的。實踐證明，集中安排建立“作戰(zhàn)室”實現(xiàn)項目計劃進度等信息的全透明是比較好的方式。在集中安排不可行的情況下，采用時序安排頻繁的面對面的會議作為代替，但要把握要頻度和實際成效，否則讓會議成為形式上消耗時間的機器就不好了。對于跨地域甚至國家工作的項目團隊可能需要借助基于Web的PMIS了，實在不行就用Email，MSN等工具代替。軟件企業(yè)必須培養(yǎng)員工的溝通意識，建立必要的溝通制度，借助合適的溝通工具，保證項目信息暢通。
2.5優(yōu)化項目管理過程
項目管理的過程可以分解為啟動過程，計劃過程，實施過程，控制過程，收尾過程。反映了PDCA（PLAN,DO,CONTORL,ACTION）的原則，即事先計劃，事后控制。各項目管理過程的關(guān)系如圖二所示，項目過程通過它們創(chuàng)造的結(jié)果相互聯(lián)系。關(guān)于項目管理過程具體細節(jié)可以參考PMBOK相關(guān)內(nèi)容。

圖二：項目管理過程圖
不斷優(yōu)化項目管理過程，使整個組織全面采用綜合性的管理及工程過程來管理。追求軟件工程和管理活動的穩(wěn)定性、可重復(fù)性和連續(xù)性的。優(yōu)化的項目管理過程表現(xiàn)為每個過程都具備針對計劃的具體的執(zhí)行方法，通過強有力的執(zhí)行去達成預(yù)期的項目進展。
2.6項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）建設(shè)

項目管理的復(fù)雜性要求有合適的工具輔助項目管理人員進行項目管理工作。項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）是用于收集，綜合和分析項目管理過程輸出的工具和技術(shù)。通常用來支持項目從啟動到收尾的各個方面，可分為人工系統(tǒng)和自動系統(tǒng)。這里主要指能夠幫助項目進行范圍管理，時間管理，成本管理，采購管理，風(fēng)險分析等綜合功能的管理信息系統(tǒng)。PMIS一般包含兩塊核心的功能——計劃和控制。計劃系統(tǒng)主要圍繞質(zhì)量、時間、成本三大目標(biāo)，輔助完成項目計劃工作，如工作結(jié)構(gòu)分解(WBS),進度計劃（網(wǎng)絡(luò)圖、甘特圖）繪制，CPM，成本計劃等?？刂葡到y(tǒng)重要提供一些控制手段，以領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)項目組織的各種要素，包括人力資源、工程設(shè)計、原材料和財務(wù)等部門。
目前市場上大概存在150多種產(chǎn)品化的PMIS工具軟件，美國Primavera公司的產(chǎn)品Primavera Project Planner（簡稱P3），是國際上流行的高檔項目管理軟件，已成為項目管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。ABT的Project Management Workbench（PMV）是綜合，也是在國內(nèi)一些大中型的軟件企業(yè)中應(yīng)用較好。Microsoft公司的Project 2000也使用的較好。當(dāng)然基于成熟PMIS產(chǎn)品原型，結(jié)合軟件企業(yè)自身特點，開發(fā)行業(yè)性Web PMIS也是可以的。
實踐證明，透明的項目進展?fàn)顟B(tài)有利于避免工程的延遲，超過預(yù)算或者質(zhì)量低下。一個專用的系統(tǒng)來整合時間，預(yù)算，范圍，質(zhì)量的目標(biāo)。項目信息管理的效率和成本將直接影響項目管理其他環(huán)節(jié)的工作效率、質(zhì)量和成本。軟件企業(yè)必須結(jié)合企業(yè)實際，按照項目管理的方法，結(jié)合信息管理體統(tǒng)的特點，讓信息系統(tǒng)為項目管理更好地服務(wù)，加強項目控制與項目組建的信息溝通。
3 結(jié)束語
沒有項目管理，項目也可能成功。但沒有管理的項目，無論從質(zhì)量、時間、成本任何一個方面看都是有巨大風(fēng)險的。在國內(nèi)一些軟件企業(yè)中，軟件項目由于具有緊迫性、獨特性和不確定性等特點。要徹底消除進度延誤，預(yù)算超支等情況可能并不是那么現(xiàn)實，但我們?nèi)匀幌Ｍㄟ^對軟件項目管理中一些共性問題的探討，以引起軟件企業(yè)高層管理者的思考與重視。分享我們在項目管理中的實際經(jīng)驗與積累供大家參考，希望國內(nèi)軟件企業(yè)能結(jié)合自身企業(yè)實際情況，基于質(zhì)量、時間、成本三大目標(biāo)，在實踐中不斷思考與探索，找到巧合自身企業(yè)的優(yōu)化軟件項目管理模式，為企業(yè)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ), 使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。
注：本文首發(fā)與《中國系統(tǒng)分析員》2005/01

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