去年，我在做預(yù)算的時候，不得不面對很嚴(yán)峻的現(xiàn)實。由于技術(shù)消費支出的變化，在那一年里沒有什么大項目可做。
盡管如此，這并不意味著我們不能采取一些必要的變化措施來實現(xiàn)自己的目標(biāo)。嚴(yán)峻的現(xiàn)實只是要求我們付出艱辛的努力，通過小項目來實現(xiàn)大目標(biāo)。
每一個小項目都有其自身的價值，都能帶來投資回報。這些項目規(guī)模雖小，卻有自己獨立的工期、有嚴(yán)格的項目管理規(guī)則、并且能夠作為獨立項目為客戶帶來收益，同大項目有著嚴(yán)格的區(qū)別。如果不是這樣的話，我們做小項目就可能會入不敷出。小項目的價值能夠在一年以內(nèi)的時間里得到實現(xiàn)。
實踐中的理論
去年，我們打算在整個商店內(nèi)部實現(xiàn)完全的自動化。這樣，我們就能夠把員工數(shù)量減少到最低的限度，每年節(jié)省數(shù)十萬美元的費用。此外，我們打算應(yīng)用的系統(tǒng)還能夠消除工作中的失誤現(xiàn)象，這樣一來，公司每年要花費的費用就又減少了數(shù)千美元。但是，在經(jīng)過了更深一步的考慮之后，我們發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)的安裝同樣也會帶來很多問題，這其中當(dāng)然包括對員工工作士氣的毫無疑問的影響。安裝這個系統(tǒng)的成本同樣讓人望而生畏。
但是，這并不意味著我們的商店不需要自動化系統(tǒng)的幫助。我們在德克薩斯州的北部和中部有九個配送中心。這九個商店中沒有一個的運營效率達(dá)到了應(yīng)有的水平。我們的最終決定是，與其在整個商店內(nèi)部完全安裝價格昂貴的自動化系統(tǒng)，不如從小的方面開始著手。在對全部九家商店進(jìn)行了全面徹底的分析之后，我們認(rèn)為最初的項目應(yīng)該包括裝貨方式的改進(jìn)。每家商店裝貨的方式都各不相同。對于一個新員工來說，要掌握裝貨的最佳方式需要花費好幾個星期的時間。而在不同的商店，這種所謂的最佳方式又不盡相同。這種狀況為生產(chǎn)力帶來了極大的損失。我們必須要改進(jìn)裝貨的方式不可。
我們發(fā)現(xiàn)了一種名為Ultimate Load Manager的軟件包，它是由Ultimate Distribution Systems制造的。這種軟件能夠告訴我們的員工應(yīng)該如何去裝貨，如何去碼貨盤。該軟件的另外一個好處是我們以前沒有預(yù)料到的，那就是它能夠讓司機(jī)了解車上裝的是什么貨物，貨物的擺放位置如何。以前，貨物的擺放位置每天都在變化，司機(jī)對車上貨物情況的了解就經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤。這也影響到了司機(jī)的運輸效率。
我們還要做出決定，是否一次在全部九家商店內(nèi)應(yīng)用這種軟件。如果我們這樣做了，員工就需要加班工作至少兩個星期，整個商店的運營都要做出調(diào)整,IT員工也要遇到很多難題。因此，我們決定把小項目的思想應(yīng)用到試驗當(dāng)中，每次只在一家商店內(nèi)應(yīng)用這種軟件。最初的安裝用了將近一個星期的時間，并且做了很多的后續(xù)工作來確保軟件的正確運行。但是，在過去兩年的時間里，我們已經(jīng)為這種軟件的安裝積累了足夠的經(jīng)驗，現(xiàn)在只需要幾個小時的時間就足夠了。
節(jié)約時間和金錢
最初，我們打算用二十萬美元的資金來購買軟件，完成大的項目。在決定進(jìn)行小項目、并且進(jìn)行了一些艱苦的談判之后，我們節(jié)省了七萬美元的資金。我們還繼續(xù)同銷售商保持著合作，以進(jìn)一步改進(jìn)軟件的功能?，F(xiàn)在，我們只需要花費幾天的時間就能夠讓一名新員工掌握裝貨的最佳方式了，這與以往的幾個星期相比的確是很大的飛躍。
現(xiàn)在，全部九家商店的裝貨方式已經(jīng)得到了統(tǒng)一。貨運司機(jī)的運輸效率也有了很大的提高。按照我們的估計，每家商店每天每個員工的實際工作時間都減少了一個工時。在過去的一年中，這相當(dāng)于節(jié)省了四十萬美元。這還沒有包括司機(jī)運輸效率提高節(jié)省的費用以及裝貨準(zhǔn)確性提高而節(jié)省下來的重復(fù)裝貨費用?？蛻魸M意度的極大提高對于我們業(yè)務(wù)的開展也是一件大好事。
同樣的軟件在不同的商店安裝，情況各有不同。盡管對于不同的商店來說，投資回報有大有小，但不管怎樣，它們所獲得的投資回報都已經(jīng)足以抵得上投資。我們希望能夠進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)運營效率。這些小項目的價值將繼續(xù)更進(jìn)一步的呈現(xiàn)在我們的面前。
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