本文向大家介紹，在項目啟動時應該做哪些準備工作。 趙曉東的煩惱海正公司的趙曉東最近心里挺煩。公司前一段簽了一個100多萬的單子，由于雙方老板很熟，且都希望項目盡快啟動，在簽合同時也沒有舉行正式的簽字儀式。合同簽完，公司老總很快指定趙曉東及其他8名員工組成項目組，由趙曉東任項目經理。老總把趙曉東引見給客戶老總，客戶老總在業(yè)務部給他們安排了一間辦公室。 項目進展開始很順利，趙曉東有什么事都與客戶老總及時溝通?？煽蛻衾峡偤苊?，經常不在公司。趙曉東想找其他部門的負責人，可他們不是推托說做不了主，就是說此事與他無關，有的甚至說根本就不知道這事兒。問題得不到及時解決不說，很多手續(xù)也沒人簽字。 項目組內部問題也不少，有的程序員多次越過趙曉東直接向老板請示問題；幾個程序員編的軟件界面不統(tǒng)一；項目支出的每筆費用，財務部都要求趙曉東找老板簽字。趙曉東頻繁打電話給老板，其他人心里想，趙曉東怎么老是拿老板來壓人。由此，趙曉東與項目組其他人員和財務部的人員產生了不少摩擦，老板也開始懷疑趙曉東的能力。 趙曉東的遭遇相信很多項目經理都親身經歷過，尤其是剛剛開始做行業(yè)客戶的公司，往往是公司的老板和客戶單位的某個主管關系不錯或業(yè)務人員關系做得很到位，公司老板希望趕緊做完項目，因此，常常跳過項目啟動環(huán)節(jié)，直接指令項目經理進入實施階段。結果項目剛開始就麻煩不斷。正所謂“好的開始是成功的一半”。做項目啟動是為了形成一個良好的溝通體系，讓所有與項目相關的人都理解項目的重要性，同時形成一個由雙方老總、項目負責人和項目組成員所構成的三級溝通體系，確保項目管理的暢通。 造勢：創(chuàng)造良好的施工環(huán)境 現(xiàn)在很多項目都涉及到用戶業(yè)務應用的軟件開發(fā)，在實施中要跟用戶的各個層面打交道，但現(xiàn)實往往是用戶單位的員工根本不了解IT公司在給自己的企業(yè)做什么，因此，簽合同時有必要召開一個正式的儀式，向雙方員工傳遞項目的信息，激發(fā)公司全體員工對項目的熱情。IT公司老板、項目負責人、開發(fā)人員、施工人員和用戶方的領導、項目協(xié)調人、相關部門人員聚在一起，讓大家知道雙方的合作正式開始。儀式上，雙方領導要講話，特別是用戶方的領導要強調項目的意義。據說聯(lián)想上ERP項目時就專門召開了全體員工誓師大會，柳傳志親自到會講話，把ERP項目擺到關乎企業(yè)生死存亡的高度，并親手將一面大旗授予ERP項目的負責人。柳傳志還說，有人說現(xiàn)在上ERP是找死，但現(xiàn)在不上那就是等死，我們與其在這里等死，為什么不去拼搏一把呢？事實證明，這不僅極大地鼓舞了項目組成員的斗志，同時也使全體員工明白這不僅僅是信息部門的事，而是公司從上到下都要關心的事。 通過這個儀式，雙方要組成指導小組或項目管理委員會，由雙方總經理牽頭，項目負責人為執(zhí)行人，日常聯(lián)系由雙方指定人員。在簽合同時，利用雙方人員到齊的機會，IT公司要把軟件功能用通用、專業(yè)的語言和用戶方的領導、技術人員、業(yè)務負責人進行最后確認，因為此時有分歧改正的成本不大。同時，還可使雙方人員彼此認識，清楚各個層次的接口，大家混個臉熟，以后打交道就會更通暢。 項目簽字儀式可以在用戶單位舉行（可以節(jié)約用戶方時間），也可以在酒店舉行。要注意：簽字儀式要精心組織，場地要大一些，為雙方溝通營造一個好的環(huán)境。會前，每個模塊負責人要明確自己的客戶接口，要找機會和對方單獨聊，拉近彼此間的關系。另外，會場上雙方老板的融洽氣氛會對項目的實施具有一種震懾作用。 尚方寶劍：明確責權利 項目簽字儀式是造外勢。在公司也要造內勢，讓各個部門都知道這個項目能為公司創(chuàng)造哪些經濟效益，明確項目組人員和項目負責人，確定項目負責人的權限。公司財務、采購、人事、技術、銷售等部門都要參加，這樣才能創(chuàng)造一個良好的內部服務體系，讓項目組把主要精力放在為用戶服務上。 公司內部要召開項目組成立會，會上最重要的就是頒布一個“項目憲章”，包括項目的內容、項目負責人權限、項目團隊成員、項目時間周期、項目需要的設備、資金等，在憲章規(guī)定的范圍內，項目經理比總經理大，與此相關的事情，由項目經理負責。這樣，人事部在項目實施期間，就可以按照憲章規(guī)定，由項目經理來調動項目人員，而設備采購（往往不是一次性采購，而是根據項目進度購買，這樣可以省錢）也就不需要一次次找總經理，只要是憲章規(guī)定范圍內的，由項目經理簽字就可以了。尤其是在軟件開發(fā)上，項目組成員一定要清楚用戶的需求，不能擅自答應用戶增加功能，因為這會帶來很大的風險（后面幾節(jié)我們會具體探討）。 項目憲章必須由總經理和項目經理簽字，并在會上宣讀。為了增強團隊凝聚力，可以在會上舉行項目組宣誓或誓師宣言，形成“成則舉杯相慶，敗則拼死相救”的團隊精神。內部造勢不僅可以讓各個部門了解項目，創(chuàng)造條件服務項目組，而且可以給項目組成員以壓力和動力，意識到項目的意義和團隊精神的重要性。項目憲章對項目經理來說就是一把尚方寶劍，聯(lián)想ERP項目組的幸運就在于一開始就拿到了這把尚方寶劍，而這正是海正公司的趙曉東沒有拿到的東西。 在項目憲章的基礎上，公司應該形成具體的項目任務書，細分到各部門、個人，發(fā)到總經理、專家小組、開發(fā)部、財務部、市場部銷售部、行政人力資源部等。 營造了內外兩個良好的環(huán)境，項目啟動就是水到渠成的事，項目組成員就可以集中精力投入到實施中去，項目的成功也有了更大的保證。 最后，要提醒項目經理特別注意：在項目合同確定的最后一刻，還要對合同進行最后的審定，合同審定一定要聘請一位專業(yè)律師，對合同的一些關鍵細節(jié)進行“咬文嚼字”的審定。 專家 點評 一個項目的成功啟動絕不是靠項目組或項目經理就可以的，必須具備內部和外部兩個條件，所以，雙方的一把手都要高度重視，尤其是在目前中國的公司文化環(huán)境下，項目經理需要“項目憲章”作為尚方寶劍，而用戶方的信息主管同樣需要自己領導的講話精神作為尚方寶劍。 合同審定的關鍵字 ★ 合同歧義 ★ 硬件的數(shù)量、型號、品牌 ★ 應用模塊描述具體、清楚、準確 ★ 驗收的時間、內容 ★ 付款方式、時間、往來賬戶 ★ 質保、服務的內容、期限、費用情況 ★ 違約責任、解決途徑

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