在項目中，項目干系人有不同的溝通需要。作為項目經(jīng)理，必須了解：溝通要符合接收者的利益。高層經(jīng)理主要關(guān)心的是進度，想知道是否能按時交工；客戶主要關(guān)心的是成本和質(zhì)量，想知道是不是要增加投入，產(chǎn)品質(zhì)量能否達到要求。對于項目經(jīng)理來說，應實時反饋有關(guān)項目延期、成本增加和出現(xiàn)質(zhì)量問題等方面的信息，并盡早溝通，說明原因，使高層經(jīng)理和客戶能及時理解，并調(diào)整相關(guān)計劃。
溝通管理的另一部分是實施情況報告，有三種形式：定期報告、階段審查和緊急報告。 定期報告：就是在某一特定的時間內(nèi)將所完成的工作量向上級匯報。在CMM環(huán)境下，主要涉及項目成員周進展報告（WSR）和項目周報(WPR)。前者由項目組成員上報項目經(jīng)理；后者是對前者的總結(jié)，由項目經(jīng)理上報高層經(jīng)理；需寫明當前狀態(tài)、進度完成情況、當前問題和下周計劃等。
階段評審：在項目進行到重要的階段或里程碑階段，就要進行階段評審。在CMM環(huán)境下，主要是項目階段報告（PPR）。階段評審的意義就在于評審當前的項目情況，迫使人們對其工作負責；還可以提前發(fā)現(xiàn)問題，將問題解決在初期階段。
緊急報告：在出現(xiàn)意外情況下，進行緊急報告。在CMM環(huán)境下，主要涉及問題狀態(tài)報告(PSR)和問題狀態(tài)日志（PSL）。需寫明當前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、需如何解決（動用什么資源）、問題緊迫性（答復日期）等。
在CMM環(huán)境下質(zhì)量保證部門也將進行質(zhì)量審計，按階段提交產(chǎn)品審計報告（PAR）和過程審計報告(PRR)。前者針對交付的產(chǎn)品，后者針對項目執(zhí)行的過程。
項目干系人接到實施情況報告后應實時進行反饋，明確報告已經(jīng)收到，并提出項目意見或建議。
管理首尾是溝通管理的最后一步，其核心目的是與各項目干系人溝通，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓，將各類文件歸檔，從而實現(xiàn)對知識的積累。項目中的提交物是極好的資源，對未來的項目會有很大的幫助。良好的項目檔案能夠為以后的項目節(jié)省時間和金錢，為項目審計等提供有價值的信息。
通過在CMM環(huán)境下實施有效的溝通管理，L先生所負責的項目在中后期逐步趨于正軌，促進了過程改進的順利實施，按時按質(zhì)地完成了任務。更為可喜的是，經(jīng)過L先生的建議，在公司其他的項目中實施溝通管理，有效地提高了相關(guān)項目的開發(fā)效率，項目的凝聚力也得到了加強。最終公司如期通過了CMM認證。
有效的溝通管理會不斷地增加變革的動力，削弱阻力，是企業(yè)實施CMM過程改進的動力源泉。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
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