L先生所遇到的問題，可能會讓許多項目管理者一籌莫展。但只要稍加分析和通過類似PMP的學習，我們便會深切意識到問題不在于計劃、監(jiān)控上，而是出在溝通上面，必須竭盡全力地去加強這方面的管理。
根據(jù)要求，溝通管理的目標是及時并適當?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存和處理項目的信息，標準的項目溝通管理包含溝通計劃、信息傳遞、實施情況報告、管理收尾等過程。而溝通計劃是重中之重。要改善項目當時的狀況，當務之急是征求項目干系人的意見，制定溝通計劃。 根據(jù)溝通管理的要求，一個完整的項目管理計劃中應包括如下內(nèi)容：
文件保存方式：在溝通計劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權(quán)限，明確各類項目文檔、輔助文件等的存放位置，及相應的讀寫權(quán)限。在項目實施中，可以采用VSS進行文檔的統(tǒng)一管理，建立了相應的目錄結(jié)構(gòu)。這樣用于收集和保存不同類型的信息，進行統(tǒng)一的版本管理。
溝通列表：存放項目干系人的聯(lián)系方式。如開發(fā)成員、SQA、SCM、客戶、高層領導、系統(tǒng)支持、顧問、行政部等。記錄他們的座機、手機、職能等等，做到簡潔、明了。再加上某些特殊人員的標注，如說明各顧問所擅長的領域等。所有相關(guān)人員通過這個列表可以將項目涉及人員資料了然于胸。
工作匯報方式：明確說明項目組成員對項目經(jīng)理、項目經(jīng)理對上級及相干人員的工作匯報方式、準確時間和形式。比如，項目經(jīng)理的項目可以采取每周報告的原則，即每周五項目組成員提交周進展報告，匯報一周的工作進展狀況及遇到的問題，每周一上午項目經(jīng)理與業(yè)務經(jīng)理溝通后完成項目周報，下午1：30召開項目組例會，會后由項目經(jīng)理向高層經(jīng)理提交項目周報，每一階段結(jié)束后提交階段報告。所有文檔均提交至VSS統(tǒng)一管理。遇緊急情況必須通過電話及時溝通；另外規(guī)定所有的Mail必須回復是否收到。
統(tǒng)一項目文件格式：使用統(tǒng)一的文件格式，是項目標準化管理的一部分，因而必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供相應編寫指南。比如，一個項目處于CMM環(huán)境下，則可以全部采用SPEG（軟件工程過程小組）先前依據(jù)CMM規(guī)范剪裁修訂制定出的模板。
溝通計劃維護人：明確本計劃在發(fā)生變化時，由誰進行修訂，并對相關(guān)人員發(fā)送。
制定好溝通計劃，重要的是如何按照其進行各類信息的傳遞。
將項目管理的信息正確傳達到相應的人員，是相當重要并有一定困難的，經(jīng)常發(fā)生的情況是信息發(fā)送人覺得自己把信息正確傳達了，但實際卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。 溝通是雙向的，必須保證信息被接收者接到。所有的溝通方式，必須有反饋機制。例如：使用Mail進行溝通，必須要求接收者簡單回復“已收到”以進行回應。信息收到后還必須保證理解是正確的。很多信息是傳達到了，但卻被錯誤理解了，產(chǎn)生了大量扯皮的問題。項目經(jīng)理在溝通管理中對較重要的通知、變更等信息要求通過Mail進行二次表述。這種表述是在接收方確認自己理解了的同時再去細化或轉(zhuǎn)敘，而不是復述。說得直白些，就是要求信息接收方說明具體明白了哪些，打算如何去做，并用Mail把相關(guān)的想法或欲采取的措施傳給發(fā)送者，讓發(fā)送者進行確認。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
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