二、主動(dòng)溝通
與疲于應(yīng)付的項(xiàng)目經(jīng)理不同，也有相當(dāng)多的項(xiàng)目經(jīng)理有著主動(dòng)溝通的好習(xí)慣。主動(dòng)溝通與被動(dòng)溝通就好比是操之在我與受制于人。毫無疑問，大家都不想受制于人，可是，根據(jù)筆者多年從事項(xiàng)目的經(jīng)歷來判斷，有主動(dòng)溝通習(xí)慣的項(xiàng)目經(jīng)理所占比例甚至不超過50%，以致每天問題纏身。
項(xiàng)目例會(huì)是項(xiàng)目正式溝通的最主要形式之一，是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況、解決項(xiàng)目內(nèi)部沖突、確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行的有效手段。通過舉行項(xiàng)目例會(huì)，項(xiàng)目經(jīng)理還可以與項(xiàng)目組成員、甚至組織內(nèi)部的發(fā)起人、相關(guān)職能部門經(jīng)理等項(xiàng)目利害關(guān)系者進(jìn)行充分地、面對面地溝通，一方面可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理全面了解項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、范圍的完成狀況，以及項(xiàng)目成員表現(xiàn)和項(xiàng)目在執(zhí)行過程中暴露的問題，另一方面也有助于項(xiàng)目經(jīng)理集思廣益，博采眾長，充分聽取各方面意見，從而為提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣、進(jìn)行項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
當(dāng)然，主動(dòng)溝通的方式還有很多，比如主動(dòng)檢查，要求項(xiàng)目成員主動(dòng)匯報(bào)等一些正式的溝通渠道，也可以使用吃飯、聊天、OA系統(tǒng)在線交流、其它聊天工具交流等一些非正式的溝通渠道。
當(dāng)然，這并不是說，主動(dòng)溝通了，所有的溝通問題都能迎刃而解。溝通不在于形式，而在于它的實(shí)質(zhì)。某個(gè)工程建設(shè)公司的項(xiàng)目經(jīng)理李經(jīng)理，領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目人員始終在抱怨項(xiàng)目的工作氛圍不好。李經(jīng)理非常希望能夠通過自己的主動(dòng)溝通去努力改善這一狀況，因此制定了例會(huì)制度，要求項(xiàng)目組成員每周必須按時(shí)參加例會(huì)并發(fā)言，而且會(huì)前會(huì)后都會(huì)主動(dòng)找項(xiàng)目成員溝通。雖然這是一個(gè)很好的溝通會(huì)，但是由于李經(jīng)理對例會(huì)具體內(nèi)容及安排規(guī)定的不夠細(xì)致全面，導(dǎo)致推行沒多久后項(xiàng)目成員就開始抱怨例會(huì)效率低下，每人都要發(fā)言導(dǎo)致時(shí)間太長，很多問題議而不決等等。而且由于在例會(huì)上有些項(xiàng)目成員意見相左，甚至開始相互爭吵、指責(zé)，影響到了人際關(guān)系的融洽。李經(jīng)理苦惱異常，不知道他的問題到底出在了什么地方。
李經(jīng)理能主動(dòng)溝通很不錯(cuò)，例會(huì)也取得了一些效果，但他的問題是出在對例會(huì)沒有很好的規(guī)劃及安排，目的不明確，成員參與例會(huì)的主動(dòng)性不夠。如果李經(jīng)理能從以下幾方向修正，相信他的溝通效率會(huì)提高很多：1、將一些日常信息發(fā)布、績效進(jìn)展報(bào)告納入日常工作，只有重大信息才在例會(huì)上通報(bào);2、例會(huì)以解決問題、制定和落實(shí)糾偏措施為核心，把問題和偏差分為三類，推動(dòng)糾偏和問題解決：上期以來的糾偏進(jìn)展和問題解決、當(dāng)期發(fā)生的問題和偏差、下期可能出現(xiàn)的問題和偏差。只有主動(dòng)地有效地解決問題和糾正偏差，項(xiàng)目溝通管理的效率才會(huì)得到提高，項(xiàng)目溝通就納入到良性循環(huán)的軌道中來。
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文章來源：項(xiàng)目經(jīng)理溝通的四個(gè)好習(xí)慣
 締造高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)課程方案
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