另外，由于信息化項目的投資往往是分批投資的。如在簽訂合同的時候預(yù)交多少項目資金；剩余的再分期交付等等。對于這個情況，CIO也需要及時跟財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行溝通，以便于他們安排資金。因為在簽訂合同之前，這些付款條件什么的都可以商量，主動權(quán)在與企業(yè)與CIO。但是如果合同簽訂了，則這個主動權(quán)就在于軟件提供商。CIO很難再進(jìn)行更改。
所以，在了解了大致的項目成本之后，就需要跟財務(wù)總監(jiān)溝通，確認(rèn)預(yù)計的項目預(yù)算、付款方式等等。這不僅可以讓CIO更加靈活的安排項目資金，而且還可以縮小后續(xù)軟件選型的范圍。一舉多得，何樂而不為呢？
第三步：估計后續(xù)的維護費用。
在信息化項目預(yù)算中，有一塊內(nèi)容經(jīng)常被CIO所忽視，即后續(xù)的維護費用。如一些ERP系統(tǒng)，合作方往往不能夠提供終身的免費服務(wù)。如果項目上線后，第一年可能是免費提供售后服務(wù)的。但是，這個期限往往比較短，如只有一年。當(dāng)一年后，如果企業(yè)還需要得到合作廠方的支持的話，就必須付費。而且，這個費用可能還不在少數(shù)。如神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)，其往往是第一年免費。從第二年開始，企業(yè)就需要交合同金額的10%左右每年的后續(xù)維護費用，金額大概在幾萬左右到十幾萬不等。這筆對于不少企業(yè)來說，可能也是一筆不小的費用。所有，后續(xù)的維護費用也是項目實施成本中的一個重要部分。CIO在做項目預(yù)算的時候，需要把這筆錢考慮進(jìn)去。雖然其暫時不付，需要在后面付。
在預(yù)計后續(xù)維護費用的時候，主要是要考慮后續(xù)維護的期限。因為每年的服務(wù)金額就是合同金額與一個百分比的乘積，沒有多少難度。而問題主要在于這個后續(xù)期限的確定。也就是說，企業(yè)需要在軟件提供商幾年的支持下，才能夠獨立運作某個信息化系統(tǒng)。這主要根企業(yè)的實際情況有關(guān)。不過像ERP這種系統(tǒng)的話，三年的后續(xù)服務(wù)期往往是需要的。也就是說，企業(yè)在軟件的后續(xù)服務(wù)上，還需要花費將近十萬的資金。所以說，這比預(yù)算可不能夠不考慮。不然以后CIO像誰拿錢去？
第四步：做好項目預(yù)算的分配。
有時候財務(wù)總監(jiān)等高層領(lǐng)導(dǎo)可能只給了CIO一個總的預(yù)算，如一個ERP項目預(yù)算為500萬。具體如何分配就要靠CIO來把握了。如何是如此的話，那么CIO在拿到這個預(yù)算之后，需要對預(yù)算進(jìn)行分配。通常情況下，以一個ERP項目為例，其項目成本包括如下內(nèi)容。
一是軟件的授權(quán)費用。包括ERP管理軟件以及其他的配套軟件的價格。如除了ERP軟件本身的授權(quán)費用外，企業(yè)可能還需要購買數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，服務(wù)器操作系統(tǒng)等等�，F(xiàn)在有些企業(yè)比較貪心，跟微軟等軟件巨頭進(jìn)行戰(zhàn)略合作。他們除了在賺取ERP軟件的利潤之外，可能還要賺取微軟等軟件巨頭的反點等等。故軟件的授權(quán)費用具體要拿一些，在做預(yù)算分配的時候，CIO需要進(jìn)行細(xì)化。因為如果軟件授權(quán)費用過多的話，可以采取其他的措施來減少不必要的開支。如可以在Linux等開源操作系統(tǒng)上來部署應(yīng)用服務(wù)器，以減少服務(wù)器操作系統(tǒng)的授權(quán)費用。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
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