OA（Office Automation）作為組織內(nèi)部事務(wù)處理以及網(wǎng)絡(luò)辦公的載體，已經(jīng)得到越來越廣泛的應(yīng)用。公文流轉(zhuǎn)、檔案管理、內(nèi)部郵件以及資源管理等組織事務(wù)目前仍是OA應(yīng)用的重點(diǎn)，但是隨著IM、網(wǎng)真、文檔在線編輯等技術(shù)的異軍突起，OA也逐步過渡到協(xié)同化時代。從字面理解“協(xié)同”應(yīng)該是協(xié)助、共同參與的意思。
OA從誕生到現(xiàn)在，大致經(jīng)歷了從文件數(shù)字化到工作流程數(shù)字化再到管理數(shù)字化的三個階段，協(xié)同化OA是在保持OA原有的辦公事務(wù)處理基礎(chǔ)上，加強(qiáng)了資源作業(yè)能力和便捷性。協(xié)同化OA建立以人為中心的事件驅(qū)動，隨著組織結(jié)構(gòu)的日趨扁平化，一個用戶在系統(tǒng)中要承擔(dān)更多的角色，建立以人為中心的事件驅(qū)動模式，是協(xié)同OA的一個主要特征。
通常完成一個項(xiàng)目需要多人共同協(xié)作，人與人之間通過完成項(xiàng)目的一系列事件而聯(lián)系在一起。事件的發(fā)生的次序決定了系統(tǒng)內(nèi)用戶信息傳遞的流程。這樣對于協(xié)同辦公系統(tǒng)中的每個用戶，登錄系統(tǒng)都會獲取一個實(shí)時的事件清單，用戶只需對當(dāng)前事件進(jìn)行響應(yīng)，簡化了以往繁雜的處理過程。
同時，協(xié)同化OA更注重于組織門戶平臺的整合，將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的信息，按不同應(yīng)用層次，劃分為面向?yàn)g覽用戶的外部信息以及面向系統(tǒng)用戶的內(nèi)部信息，并通過統(tǒng)一的平臺集成顯示，通過辦公系統(tǒng)與組織門戶（PORTAL）的協(xié)同，解決了兩者以往存在的信息孤島問題，同時也降低了系統(tǒng)用戶的工作量。
協(xié)同化OA也為知識管理帶來了便捷，處于知識經(jīng)濟(jì)時代，尤其對于知識密集型組織，對知識的挖掘、存儲、應(yīng)用與更新是特別重要的。協(xié)同OA通過架設(shè)一個開發(fā)、共享的知識平臺，系統(tǒng)用戶可隨時將知識沉淀，并可隨時調(diào)用知識庫中的知識，形成經(jīng)驗(yàn)類知識庫、方法類知識庫、專家?guī)斓鹊纫幌盗兄R體系。目前協(xié)同OA與ERP、CRM等應(yīng)用軟件的界限已經(jīng)不是很明顯，通過標(biāo)準(zhǔn)接口，OA系統(tǒng)導(dǎo)入應(yīng)用程序輸出的結(jié)果。
尤其是目前SAAS模式得到越來越多用戶認(rèn)可的同時，協(xié)同OA將發(fā)揮各個應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)通訊與交流的樞紐作用。OA的協(xié)同化是與技術(shù)發(fā)展密不可分的，在Google率先推出在線文檔編輯與存儲功能之后，微軟也在近日推出了Office Live Workspace產(chǎn)品，雖然目前還不支持在線編輯，但用戶可通過安裝插件的方式將office文檔上傳到自己的Office Live Workspace網(wǎng)絡(luò)空間。在線文檔編輯與存儲是促進(jìn)OA協(xié)同化的關(guān)鍵技術(shù)。雖然目前市場上的OA產(chǎn)品基本都是B/S結(jié)構(gòu)，但都還很難實(shí)現(xiàn)文檔編輯與存儲的無縫集成。Google和微軟的先例給了國內(nèi)OA廠商一個很好的借鑒。國家電子簽名法的頒布，確立了電子文檔的法律效力，此外，即時通訊、視頻會議、網(wǎng)絡(luò)傳真、無線等技術(shù)的發(fā)展，也必將帶動OA的進(jìn)一步協(xié)同化與智能化。
在看到OA軟件協(xié)同化趨勢的同時，國內(nèi)OA市場卻是不容樂觀的，主要表現(xiàn)在國內(nèi)的OA產(chǎn)品缺乏差異化，也缺乏統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，另外IBM、微軟、Oracle等國外巨頭也逐步侵入國內(nèi)的OA市場，本土的OA軟件廠商應(yīng)該未雨綢繆了。
隨著Web2.0的升溫，其對OA產(chǎn)生的影響也將日趨明顯，博客、Wiki、RSS定制、Ajax這些都是OA實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)化的利器。當(dāng)OA系統(tǒng)與Web2.0完全整合之時，也正是OA真正實(shí)現(xiàn)協(xié)同化之日。