項目啟動會議是給團隊鼓舞士氣、建立以完成任務為共同目標的最佳時機。優(yōu)秀的項目啟動會議源自于精心的策劃。在完成了有關項目的準備工作后，你需要策劃一個有效的會議。
以下是我根據(jù)個人經(jīng)驗總結的一套策略。這些策略曾幫助我在會議上保持條理、建立領導威信，并且使每個項目參與者融入團隊。它們對你也會有所幫助，使你能夠將項目啟動會議進行得更有成效。
請記住，把握好項目啟動會議，這對項目的成功至關重要。
制定會議議程
項目啟動會議與任何成功的會議一樣，與會者都只有在清楚地了解會議的進程安排后，方可更出色地完成會議任務。為了更好地幫助團隊成員做會前準備，我一般在項目啟動會議前，會讓自己填寫一份表格來制定基本會議議程安排，表格內容包括項目經(jīng)理、日期、與會成員、項目意義、目標和可交付成果、項目成員介紹及其職責、項目假設、項目計劃、取得成功的關鍵因素等。
啟動會議
會議開始后，應盡快進入會議主題——介紹項目及其重要意義，并闡明項目目標及可交付成果。介紹項目成員并對每個人在項目中的職責做簡要討論。由于這是整個項目的第一次會議，所以多數(shù)的發(fā)言應由你一個人來完成。項目啟動會議旨在使全體成員了解項目情況并達成一致目標，并不需要對每個一條目進行詳細討論。你要讓每名與會者感覺到會議議程是由你安排并控制的。
制定項目計劃
介紹完項目大致情況后，開始討論項目假設，項目假設是你制定項目計劃的基礎。現(xiàn)在拿出你之前發(fā)給大家的項目計劃草案，逐條講解。你需要解釋并強調：這只是一個草案，當務之急是確保任務設置沒有遺漏、分配得當、時間進度安排合理。說明項目計劃將成為項目進展會議的基礎，并用作項目管理工作中的基本溝通依據(jù)。在逐條講解項目任務的時候，指出之前準備工作中你所發(fā)現(xiàn)的影響任務完成的關鍵因素。
在給團隊逐條介紹項目計劃的過程中，你就可以指出其中的關鍵任務，即影響整個項目完成的潛在瓶頸。確保討論緊繞主題，不要陷在某一個問題之中，但同時也要借此機會幫助團隊成員指出可能會遇到的問題。強調取得成功的關鍵因素，并解釋其重要性。
建立團隊成員期望
為每周的項目進展會議安排一個合適的時間，會議長度在一小時左右。強調每個團隊成員都必須完成每周布置的工作任務并務必參加進展會議。
花一些時間提醒大家團隊協(xié)作的重要性。強調團隊成員之間相互關照的必要性。當前的目標是成功地完成項目，而這個目標的實現(xiàn)則取決于大家能否各盡其職、互幫互助。
要求團隊成員承擔起各自的職責，并賦予其尋求幫助的權力。重申一下：除非提前告知你確有困難，否則團隊成員應按時完成布置的任務并參加項目進展會議。項目管理工作中的一部分內容就是幫助團隊發(fā)現(xiàn)瓶頸和消除障礙。
解釋溝通計劃
討論一下關于分享信息的計劃，并與團隊及相關群體協(xié)商確認。計劃包括如下幾個方面：每周項目進展會議；子項目計劃會議；項目計劃更新狀態(tài)；高級管理更新；公司局域網(wǎng)及其他溝通工具的利用。
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文章來源：中國項目管理資源網(wǎng)
 高級項目經(jīng)理專題演練課程方案
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