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項(xiàng)目組合管理方略
2009-5-11 10:41:45  作者：佚名
  　　PPM的三項(xiàng)優(yōu)勢(shì)
　　防止IT人員被削減
　　Robert Biles是邁阿密海灘市的應(yīng)用系統(tǒng)經(jīng)理，他面臨削減成本的壓力。與美國(guó)其他許多城市一樣，邁阿密海灘市預(yù)計(jì)今年會(huì)因經(jīng)濟(jì)衰退出現(xiàn)財(cái)政赤字。
　　Biles表示，在過(guò)去兩年中，他因員工調(diào)動(dòng)或退休而少了五個(gè)人手，但同時(shí)又沒(méi)有填補(bǔ)這些崗位的預(yù)算。如今，由于州和地方政府將面臨又一個(gè)困難的年頭，Biles表示該市預(yù)算局建議他把工資總額削減7萬(wàn)美元——相當(dāng)于一名開(kāi)發(fā)人員的年薪，他領(lǐng)導(dǎo)的16人組成的應(yīng)用開(kāi)發(fā)部門的工作量加大就更不用說(shuō)了。
　　他在談到與預(yù)算局的對(duì)話時(shí)說(shuō)： “他們問(wèn)我‘你有多少人在支持建筑應(yīng)用軟件？’我說(shuō)‘三個(gè)人’。他們說(shuō)‘我們覺(jué)得一個(gè)開(kāi)發(fā)人員就夠了，因?yàn)樵搼?yīng)用軟件得到了開(kāi)發(fā)商的支持。既然我們?cè)诔鲥X讓開(kāi)發(fā)商來(lái)支持，為什么內(nèi)部需要三個(gè)人員來(lái)支持呢？’”
　　Biles的策略是： 他利用項(xiàng)目組合管理（PPM）軟件，向預(yù)算局表明為什么該市絕不能失去任何一名開(kāi)發(fā)人員。
　　合理分配資源
　　邁阿密海灘市的IT部門在2008年10月開(kāi)始使用Métier公司的項(xiàng)目組合管理軟件，以便讓像Biles這樣的經(jīng)理們能更清楚地了解到，該部門的45名員工如何被分配到60～70個(gè)項(xiàng)目中。
　　IT部門以前一直在使用微軟的Project軟件管理各個(gè)項(xiàng)目。但Biles表示，他和同事不了解員工精力如何分配在項(xiàng)目中，因而吃不準(zhǔn)他們能不能處理另外的工作。有時(shí)Biles及其他經(jīng)理盲目地把任務(wù)分配給員工。最終結(jié)果是： IT員工經(jīng)常超負(fù)荷工作，經(jīng)理們不得不在最后期限前幾天確定什么工作將優(yōu)先處理。
　　借助Métier PPM的解決方案WorkLenz，Biles及邁阿密海灘市IT部門的其他經(jīng)理現(xiàn)在能知道誰(shuí)在什么時(shí)候做什么工作，并掌握了所有項(xiàng)目的情況。Biles表示，由于經(jīng)理知道哪些員工抽不開(kāi)身，不太可能再把任務(wù)交給他們，更有可能討論如何讓空閑的IT員工接手項(xiàng)目。
　　簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)報(bào)表
　　WorkLen軟件還大大方便了Biles向預(yù)算局報(bào)告他的員工花費(fèi)多少時(shí)間用于每個(gè)市政部門開(kāi)展的項(xiàng)目上。這有助于他證明員工對(duì)該市的價(jià)值。他說(shuō)： “預(yù)算局老想知道我在每個(gè)部門上花了多少資金或時(shí)間、我在為這些部門干些什么�！�
　　Biles表示，使用微軟Project無(wú)法輕松地把各項(xiàng)技術(shù)任務(wù)歸為預(yù)算局能看懂的幾大類，比如戰(zhàn)略、設(shè)計(jì)、運(yùn)營(yíng)和持續(xù)改進(jìn)。他說(shuō)： “如果我說(shuō)花了65個(gè)小時(shí)為移動(dòng)筆記本電腦安裝了NetMotion，沒(méi)人關(guān)心或理解這種行為�！�
　　但使用WorkLenz之后，Biles可以為項(xiàng)目或任務(wù)添加信息字段，那樣他就能確認(rèn)哪些任務(wù)與戰(zhàn)略、設(shè)計(jì)或是與運(yùn)營(yíng)有關(guān)。比方說(shuō)，現(xiàn)在他可以告訴預(yù)算局，部門今年把20%的時(shí)間用在了為建筑部門從事戰(zhàn)略性工作上（如項(xiàng)目規(guī)劃和需求征集）。

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