PPM的三項優(yōu)勢
防止IT人員被削減
Robert Biles是邁阿密海灘市的應(yīng)用系統(tǒng)經(jīng)理，他面臨削減成本的壓力。與美國其他許多城市一樣，邁阿密海灘市預(yù)計今年會因經(jīng)濟衰退出現(xiàn)財政赤字。
Biles表示，在過去兩年中，他因員工調(diào)動或退休而少了五個人手，但同時又沒有填補這些崗位的預(yù)算。如今，由于州和地方政府將面臨又一個困難的年頭，Biles表示該市預(yù)算局建議他把工資總額削減7萬美元——相當(dāng)于一名開發(fā)人員的年薪，他領(lǐng)導(dǎo)的16人組成的應(yīng)用開發(fā)部門的工作量加大就更不用說了。
他在談到與預(yù)算局的對話時說： “他們問我‘你有多少人在支持建筑應(yīng)用軟件？’我說‘三個人’。他們說‘我們覺得一個開發(fā)人員就夠了，因為該應(yīng)用軟件得到了開發(fā)商的支持。既然我們在出錢讓開發(fā)商來支持，為什么內(nèi)部需要三個人員來支持呢？’”
Biles的策略是： 他利用項目組合管理（PPM）軟件，向預(yù)算局表明為什么該市絕不能失去任何一名開發(fā)人員。
合理分配資源
邁阿密海灘市的IT部門在2008年10月開始使用Métier公司的項目組合管理軟件，以便讓像Biles這樣的經(jīng)理們能更清楚地了解到，該部門的45名員工如何被分配到60～70個項目中。
IT部門以前一直在使用微軟的Project軟件管理各個項目。但Biles表示，他和同事不了解員工精力如何分配在項目中，因而吃不準(zhǔn)他們能不能處理另外的工作。有時Biles及其他經(jīng)理盲目地把任務(wù)分配給員工。最終結(jié)果是： IT員工經(jīng)常超負(fù)荷工作，經(jīng)理們不得不在最后期限前幾天確定什么工作將優(yōu)先處理。
借助Métier PPM的解決方案WorkLenz，Biles及邁阿密海灘市IT部門的其他經(jīng)理現(xiàn)在能知道誰在什么時候做什么工作，并掌握了所有項目的情況。Biles表示，由于經(jīng)理知道哪些員工抽不開身，不太可能再把任務(wù)交給他們，更有可能討論如何讓空閑的IT員工接手項目。
簡化財務(wù)報表
WorkLen軟件還大大方便了Biles向預(yù)算局報告他的員工花費多少時間用于每個市政部門開展的項目上。這有助于他證明員工對該市的價值。他說： “預(yù)算局老想知道我在每個部門上花了多少資金或時間、我在為這些部門干些什么�！�
Biles表示，使用微軟Project無法輕松地把各項技術(shù)任務(wù)歸為預(yù)算局能看懂的幾大類，比如戰(zhàn)略、設(shè)計、運營和持續(xù)改進。他說： “如果我說花了65個小時為移動筆記本電腦安裝了NetMotion，沒人關(guān)心或理解這種行為�！�
但使用WorkLenz之后，Biles可以為項目或任務(wù)添加信息字段，那樣他就能確認(rèn)哪些任務(wù)與戰(zhàn)略、設(shè)計或是與運營有關(guān)。比方說，現(xiàn)在他可以告訴預(yù)算局，部門今年把20%的時間用在了為建筑部門從事戰(zhàn)略性工作上（如項目規(guī)劃和需求征集）。
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文章來源：互聯(lián)網(wǎng)
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