在缺乏訓(xùn)練有素的項目經(jīng)理和項目數(shù)目增加時，情況進一步惡化。Y2K問題已經(jīng)導(dǎo)致了包括IT支持在內(nèi)的項目的延期。在許多機構(gòu)內(nèi)的業(yè)務(wù)部門已經(jīng)對IT部門失去了耐心和信心。他們不會去尋找項目無法成功的原因而只關(guān)心結(jié)果。大多項目經(jīng)理聲稱缺乏足夠的及時的資源以及急需的技術(shù)時項目失敗的主要原因。
但是在大多數(shù)的項目中，主要的支出在與人員的投入，而人員的投入又導(dǎo)致了人員危機。在Information Week上刊登的研究表明，IT項目75%的預(yù)算花費在人員上面。雖然人員花費不象建筑或者飛機制造那樣高，但是這并不意味著它是不重要的且不需要更好的控制。矩陣管理已經(jīng)被提出來作為治療人力資源匱乏的藥方，但是它存在嚴重的缺點。在多項目環(huán)境中，如果沒有集中的人力資源控制，矩陣管理很難實施。而Cutter Group最近研究發(fā)現(xiàn)40%的IT部門所進行的項目羽企業(yè)的業(yè)務(wù)目標(biāo)毫無聯(lián)系，這無疑使問題變得更加復(fù)雜。
總之，許多組織人力資源缺乏，然而他們所擁有的人力資源的相當(dāng)一部分正在從事不會給組織帶來價值的項目。這些事實表明，需要更好的控制人力資源。在多項目環(huán)境中，這個問題更加嚴重。由于人力資源匱乏而進行的競爭可能變得十分尖銳?？赡艽嬖谶@樣的例子，有些項目經(jīng)理雪藏了一些資源而另外一些項目經(jīng)理焦頭爛額的尋找合適的熟練人手或者干脆勉強湊合著。項目辦公室在這方面可以發(fā)揮巨大的幫助作用，它可以隊可為項目所使用的人力資源的集中管理和控制。
在某些組織中，對項目可使用的所有資源進行控制是一項具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。企業(yè)政治經(jīng)常會擾亂實際問題且會引發(fā)圈地戰(zhàn)爭。項目辦公室必須具有準(zhǔn)確的、可信的實事來說服高級管理層：集中控制的項目資源池是一個英明的決策。
6．資源控制
·可供使用的人力資源目錄
·確定目前誰在管理著人力資源
·確定如何管理人力資源
·建立一個簡單的人力資源管理過程
·向所有的用戶傳播管理過程
·熟悉必需的資源管理軟件
·根據(jù)優(yōu)先級為各項目分配資源
·提供資源利用報告
以上列舉的各項說明了一旦達成建立一個集中控制的資源數(shù)據(jù)庫的決定后，項目辦公室應(yīng)該采取的步驟。沒有對現(xiàn)有可用的人力資源進行分析就選擇并贊成開始一個新項目的做法是愚蠢的。
7．改進項目管理環(huán)境
項目辦公室推行的有效過程為組織提供穩(wěn)定的項目管理環(huán)境。這個過程包括項目選擇、項目啟動、項目策劃、項目執(zhí)行和項目終結(jié)。這個過程是培訓(xùn)課程和指導(dǎo)計劃的基礎(chǔ)，它對組織的發(fā)展至關(guān)重要。這個簡單有效的過程包括了項目控制和未決問題預(yù)警的必備因素。項目經(jīng)理不需要一個400多頁的過程指南。大多的項目管理工具和技術(shù)都是簡單的，因此把這個過程弄得太復(fù)雜會導(dǎo)致它不被接受。這些是為復(fù)雜的人提供的簡單工具。建立一個項目管理過程只是萬里長征的第一步，更難的是如何執(zhí)行這個過程。它需要高級管理層的支持來創(chuàng)造一個項目管理環(huán)境，要所有的項目經(jīng)理與項目辦公室在項目上通力合作并在執(zhí)行過程中向項目辦公室提供報告。
項目辦公室必須不斷強調(diào)，這個過程的循環(huán)最終會獲得更好的項目成果。它還必須確保所有的項目團隊擁有完成項目所必需的軟硬件。當(dāng)項目辦公室負責(zé)為多個項目提供支持的時候，這一點更顯重要。項目辦公室還必須發(fā)起正面積極的溝通計劃，單單建立一個包含項目辦公室信息的項目辦公室Web網(wǎng)頁是不走的。溝通計劃必須強調(diào)一致過程和經(jīng)驗教訓(xùn)的價值。項目辦公室必須建立一個面向所所有項目經(jīng)理的廣播網(wǎng)絡(luò)，向他們告知新的經(jīng)驗教訓(xùn)、摸板和工具。
項目辦公室必須堅持以改善過程的敏銳視覺來使用過程。它不是為