具和技術(shù)來(lái)控制項(xiàng)目并對(duì)即將來(lái)臨的問(wèn)題提出預(yù)警。應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目的規(guī)劃階段開(kāi)始建立控制項(xiàng)目和保持活力的工具并在每個(gè)后續(xù)的項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議上進(jìn)行評(píng)估。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目規(guī)劃階段建立的東西都不應(yīng)該被忽略或拋棄。成功的要爵士強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)潔以及最少的項(xiàng)目控制必備工具。
項(xiàng)目失敗的主要原因之一是不良的、不一致的估算。利用WBS結(jié)構(gòu)和自下而上的估算方法是對(duì)項(xiàng)目實(shí)施一致估算的簡(jiǎn)單方式之一。除了估算過(guò)程外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該建立一個(gè)簡(jiǎn)單的風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程對(duì)事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進(jìn)行估算。使用縮寫(xiě)RAID是一泓簡(jiǎn)單的提醒方式以促使項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始界定風(fēng)險(xiǎn)、假設(shè)、內(nèi)容和定義。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段哪怕是僅僅考慮以下項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)都是有幫助的。此外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)負(fù)起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任尋找能夠滿(mǎn)足組織的估算和風(fēng)險(xiǎn)需求的軟件包。
3．評(píng)審并管理項(xiàng)目卷宗
項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目業(yè)務(wù)量過(guò)程中發(fā)揮著主要租用。作為許多項(xiàng)目管理的重點(diǎn)，它是項(xiàng)目辦公室參與從項(xiàng)目的開(kāi)始到結(jié)束整個(gè)過(guò)程的主要原因。項(xiàng)目辦公室可以建立完整的項(xiàng)目業(yè)務(wù)量過(guò)程或者確保它們被包含在現(xiàn)有的過(guò)程中。項(xiàng)目卷宗管理過(guò)程包括兩部分--項(xiàng)目選擇和卷宗評(píng)審。建立項(xiàng)目卷宗過(guò)程的第一個(gè)挑戰(zhàn)就是查清現(xiàn)存的項(xiàng)目以及它們是如何啟動(dòng)的。在開(kāi)始的時(shí)候評(píng)估選擇項(xiàng)目是如何完成的并用最佳案例完成這個(gè)過(guò)程（如項(xiàng)目?jī)?yōu)化）是深思熟慮的。項(xiàng)目辦公室還應(yīng)當(dāng)提議建立由業(yè)務(wù)部門(mén)和IT組織高級(jí)管理人員項(xiàng)目選擇和審核委員會(huì)。項(xiàng)目選擇和審核的領(lǐng)域可能是十分的政治性的，因此項(xiàng)目辦公室應(yīng)該謹(jǐn)慎的應(yīng)對(duì)這個(gè)挑戰(zhàn)。大多組織重視項(xiàng)目選擇但是很少組織有一個(gè)一致的審核過(guò)程。項(xiàng)目辦公室項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)提供管理支持，項(xiàng)目辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)主持每個(gè)月四次的卷宗審核會(huì)議。為了召開(kāi)這個(gè)會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)搜集和整理項(xiàng)目數(shù)據(jù)，并在會(huì)議上提交給審核委員會(huì)。會(huì)議的目的是審核項(xiàng)目狀態(tài)是否按照計(jì)劃進(jìn)行并決定項(xiàng)目是否繼續(xù)。整個(gè)項(xiàng)目卷宗的Mix應(yīng)該能夠給組織提供最高的投資回報(bào)率ROI，如果不是這樣的話(huà)，審核委員會(huì)應(yīng)當(dāng)立即決定推遲或者中止項(xiàng)目并尋找其他機(jī)會(huì)。通過(guò)中止或者推遲來(lái)減少卷宗中活躍項(xiàng)目的個(gè)數(shù)將對(duì)其他的項(xiàng)目有積極的影響并將哦打組織的聲譽(yù)。例如，在 USA Today (October 1, 1998)中, Novell 的CEO Eric Schmidt, 說(shuō)過(guò)他曾經(jīng)把Novell工程師工作的項(xiàng)目從幾百個(gè)削減到幾十個(gè)。結(jié)果， Novell的核心產(chǎn)品--NetWare 5比預(yù)定日期提前10天交付審核。
4．進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)審和稽核
項(xiàng)目評(píng)審和稽核與項(xiàng)目卷宗的審核不同。項(xiàng)目辦公室是將項(xiàng)目評(píng)審和稽核與項(xiàng)目作為提高項(xiàng)目運(yùn)作質(zhì)量的擁護(hù)者。它還具有對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)提供早期預(yù)警的作用。在不斷前進(jìn)過(guò)程中蘊(yùn)含的導(dǎo)致失敗的趨勢(shì)通常易于被非項(xiàng)目管理人所察覺(jué) 我們獲得的教訓(xùn)就是我們不吸取教訓(xùn) ）。項(xiàng)目評(píng)審和稽核應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目規(guī)劃階段開(kāi)始，并在整個(gè)項(xiàng)目中持續(xù)進(jìn)行。在項(xiàng)目規(guī)劃階段，由與項(xiàng)目沒(méi)有直接關(guān)系的專(zhuān)家組成的審核小組可以提供有價(jià)值的洞察和指導(dǎo)。項(xiàng)目評(píng)審和稽核在脆弱的項(xiàng)目初期經(jīng)常進(jìn)行。由于它將占用項(xiàng)目的時(shí)間，因此在項(xiàng)目過(guò)程中英港將其列入項(xiàng)目計(jì)劃。這些審核不是隔靴搔癢而，其目的是為項(xiàng)目經(jīng)理提供幫助。當(dāng)項(xiàng)目成熟后，審核可以從每個(gè)月一次改為每季度一次。在項(xiàng)目評(píng)審和稽核中獲得的教訓(xùn)應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目經(jīng)理中共享并用于改進(jìn)項(xiàng)目管理過(guò)程、培訓(xùn)課程和指導(dǎo)教程，此外，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)在主頁(yè)上貼出獲得的教訓(xùn)。經(jīng)驗(yàn)表明，很少組織能夠適當(dāng)?shù)奶幚斫逃?xùn)，以至于連續(xù)不斷的犯錯(cuò)誤或者重蹈覆轍。
5．組織并管理資源池
現(xiàn)在大多數(shù)組織面臨的最大難題是缺乏能夠按照計(jì)劃完成任務(wù)的熟練人才，在IT機(jī)構(gòu)中尤其嚴(yán)重。