所謂驗(yàn)收就是一個(gè)確認(rèn)的過(guò)程，包括對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況、業(yè)務(wù)流程重組的有效性、生產(chǎn)運(yùn)作的效率等方面的一個(gè)評(píng)估。ERP項(xiàng)目的實(shí)施，一般都會(huì)包括六個(gè)階段，即項(xiàng)目的選型、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、會(huì)議室試點(diǎn)、切換等，在ERP系統(tǒng)切換后，參與項(xiàng)目實(shí)施的人員都會(huì)松下一口氣，但這時(shí)大家往往沒(méi)有想到，緊接著的還有一項(xiàng)重要的工作，就是項(xiàng)目的驗(yàn)收。ERP項(xiàng)目驗(yàn)收看似簡(jiǎn)單，事實(shí)上是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須引起公司“一把手”和項(xiàng)目組成員的重視，千萬(wàn)不能敷衍了事。
ERP項(xiàng)目是否成功，關(guān)鍵要看最后系統(tǒng)是否能夠平穩(wěn)順利的運(yùn)行，不同用戶操作起來(lái)是否得心應(yīng)手，各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程是否清楚明了。與此同時(shí)，ERP的驗(yàn)收是一個(gè)非常模糊的概念，行內(nèi)一直都沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，隨意性非常大。而這種"驗(yàn)收的隨意性"對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)將是一個(gè)致命性的錯(cuò)誤，產(chǎn)生此類(lèi)問(wèn)題的根源就在于客戶不知道或根本就沒(méi)有制定合理的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致ERP項(xiàng)目在驗(yàn)收過(guò)程中，主次顛倒，忽視了對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的驗(yàn)收。因此，只有明確了ERP項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，才會(huì)做到有備而來(lái)，從而達(dá)到驗(yàn)收的目的。
整個(gè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施，要?dú)v時(shí)半年多時(shí)間，有的項(xiàng)目工程比較大，要一年多時(shí)間，才能夠上線，實(shí)施的時(shí)間很長(zhǎng)。不管是企業(yè)還是實(shí)施顧問(wèn)，都不希望項(xiàng)目的周期過(guò)長(zhǎng)，一方面是拖的時(shí)間太長(zhǎng)需要更多的人力物力的投入，另一方面是時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的差錯(cuò)，項(xiàng)目組成員身心疲憊，逐漸喪失信心。所以為了避免類(lèi)似問(wèn)題的出現(xiàn)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，必須將項(xiàng)目驗(yàn)收的事宜提上議事日程，ERP項(xiàng)目驗(yàn)收包括階段性驗(yàn)收和整體驗(yàn)收。
階段驗(yàn)收，一般選擇的時(shí)機(jī)就是系統(tǒng)上線之后，錄入了一個(gè)月以上的數(shù)據(jù)，能夠準(zhǔn)確導(dǎo)出各類(lèi)月度報(bào)表的時(shí)候，由項(xiàng)目組提出驗(yàn)收階段應(yīng)該達(dá)到的效果，認(rèn)為系統(tǒng)應(yīng)用和各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作基本正常，或者是達(dá)到了先前預(yù)定的目標(biāo)，可以說(shuō)系統(tǒng)上線成功了。一個(gè)月剛好是一個(gè)小的系統(tǒng)周期，在這個(gè)時(shí)間周期內(nèi)，系統(tǒng)運(yùn)行的順不順暢，基本上都能反映出來(lái)，如果這一個(gè)月都不能挺過(guò)去，那就說(shuō)明系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中存在較多的問(wèn)題。因?yàn)橐粋€(gè)系統(tǒng)有幾十個(gè)模塊，涉及到每個(gè)部門(mén)，大家應(yīng)用的情況各有差異，這個(gè)時(shí)期也是趁實(shí)施顧問(wèn)還在工廠的時(shí)候，集中解決問(wèn)題的大好時(shí)機(jī)。根據(jù)實(shí)際情況的不同，有些大型的ERP項(xiàng)目是邊實(shí)施邊驗(yàn)收，一步一步的向前推進(jìn)。但中小型的ERP項(xiàng)目最好是成功切換后，運(yùn)行一個(gè)月時(shí)間，再來(lái)驗(yàn)收。
在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中和在初次切換的那段時(shí)間，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，以滿足實(shí)際業(yè)務(wù)流程的需要，二次開(kāi)發(fā)的內(nèi)容也應(yīng)該納入驗(yàn)收的范圍，因?yàn)槎伍_(kāi)發(fā)時(shí)間的不確定性，也可能是邊應(yīng)用邊開(kāi)發(fā)，所以，ERP系統(tǒng)驗(yàn)收可以分開(kāi)進(jìn)行，先對(duì)原始系統(tǒng)的應(yīng)用情況進(jìn)行驗(yàn)收，最后再對(duì)二次開(kāi)發(fā)后的輔助系統(tǒng)和一些報(bào)表進(jìn)行驗(yàn)收。
ERP項(xiàng)目驗(yàn)收的主要內(nèi)容應(yīng)該是由系統(tǒng)中不同模塊決定的，包括系統(tǒng)運(yùn)行情況、業(yè)務(wù)處理情況、各種單據(jù)及報(bào)表出具情況，主要涉及到財(cái)務(wù)模塊、銷(xiāo)售管理模塊、庫(kù)存管理模塊、采購(gòu)模塊、生產(chǎn)計(jì)劃模塊、工程BOM等，在驗(yàn)收過(guò)程中，可以以部門(mén)為單位來(lái)進(jìn)行，便于集中精力來(lái)處理主要問(wèn)題。在庫(kù)存管理方面，重點(diǎn)是物料收發(fā)的流程是否合理，物料收發(fā)的效率是否有所提高，各種單據(jù)是否按照要求及時(shí)處理完，還有就是在這種操作模式下，所有庫(kù)存物料數(shù)據(jù)的質(zhì)量情況，包括物料收發(fā)的準(zhǔn)確率達(dá)到了多少，賬物相符率提高了多少，庫(kù)位相符率是多少，庫(kù)存積壓物料是否有所降低，呆滯物料是否有所減少等，這里面的一些具體數(shù)據(jù)可以去倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)抽查獲得。在工程BOM方面，主要是BOM結(jié)構(gòu)的合理性和準(zhǔn)確性，以及BOM導(dǎo)入到系統(tǒng)中的及時(shí)性，