我國目前的軟件企業(yè)大部分是產(chǎn)品與項(xiàng)目相互雜合的企業(yè)，即每個企業(yè)都有一個或多個固定的產(chǎn)品線，在這條線上按照用戶的要求定制產(chǎn)品，每個被要求定制的產(chǎn)品由于其差異(差異可能是需求不同或者實(shí)施的團(tuán)隊(duì)的不同等)則常被稱為項(xiàng)目。 對這樣的軟件企業(yè)來講，“項(xiàng)目最終成功”有兩個明顯的標(biāo)志，一是合同款全額收回，這標(biāo)志著企業(yè)本身的項(xiàng)目目標(biāo)已達(dá)到，二是用戶的投訴在最近的一年內(nèi)零投訴或者即使有投訴也能在短時間內(nèi)給予響應(yīng)，這標(biāo)志著用戶的項(xiàng)目目標(biāo)也達(dá)到了。要達(dá)到這兩個目標(biāo)可不是件容易的事情，主要原因是項(xiàng)目的生命周期和產(chǎn)品的周期太長，而負(fù)責(zé)這個項(xiàng)目運(yùn)作的市場部門和技術(shù)部門都不可能自始至終只盯在這一個項(xiàng)目上。市場部門可能在簽完合同就不再關(guān)注技術(shù)部門的實(shí)施了，只有到收款的時候才露面。而技術(shù)部門中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更是一個臨時性的組織，根據(jù)合同完成了必要的技術(shù)工作后可能就解散了。
那么在這中間有很多事情需要做，沒有一個專門的組織來做這些事情，一個好好的項(xiàng)目可能會很變得很糟糕。那么這個專門的組織就是項(xiàng)目管理辦公室。它的職能就是管理每一個項(xiàng)目，從“生”管到“死”。一個項(xiàng)目管理辦公室需要做哪些事情呢?按照項(xiàng)目的生命期，包括但不限于如下內(nèi)容：
1、合同的管理
(1)正確性和準(zhǔn)確性管理。這包括對合同正本和合同各種附件、協(xié)議、補(bǔ)充的管理。一個大的合同不僅內(nèi)容很多，而且變更也很多，因此妥善地正確地記錄是應(yīng)該的?，F(xiàn)在的合同的介質(zhì)一般都存有三種，紙質(zhì)，CD和電子文檔，如果不做到一致性，可能會引起爭議。
(2)保密性。這個至關(guān)重要，合同的復(fù)印，借閱等應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)章制度。
(3)變更管理。在變更后必須通知重要的項(xiàng)目干系人?！?/span>
(4)收尾管理。合同執(zhí)行結(jié)束后相關(guān)管理。
2、項(xiàng)目信息的起草與發(fā)布
(1)立項(xiàng)之初。一個項(xiàng)目一旦立項(xiàng)后或者合同簽訂后，一般會給各職能部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布關(guān)于此項(xiàng)目的信息。在項(xiàng)目管理中通常叫做項(xiàng)目章程的發(fā)布。它包括項(xiàng)目的名稱，來源，目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要成員，合同號等。不同的組織和個人可能需要不同的信息，如領(lǐng)導(dǎo)層可能關(guān)注于項(xiàng)目的目標(biāo)和合同額。財務(wù)部門可能只關(guān)注于項(xiàng)目用錢的日期和合同號等。
(2)實(shí)施過程中的信息發(fā)布。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況隨時向各項(xiàng)目干系人通報項(xiàng)目的狀況。這里的項(xiàng)目狀況可能包括項(xiàng)目的狀態(tài)如計(jì)劃，成本，質(zhì)量，時間等，也包括產(chǎn)品的狀態(tài)，如技術(shù)，方案，問題等。
(3)項(xiàng)目收款狀態(tài)的報告。這個是大家都比較關(guān)心的問題，可能會每周向主要相關(guān)的人通報。
3、項(xiàng)目的跟蹤與預(yù)警
這可能是項(xiàng)目管理辦公室的最主要的職能之一。它包括項(xiàng)目計(jì)劃的索取，跟蹤，以及跟蹤結(jié)果的發(fā)布。
(1)項(xiàng)目計(jì)劃的索取。一旦項(xiàng)目立項(xiàng)之后，那么項(xiàng)目經(jīng)理就會制定一份項(xiàng)目計(jì)劃書，這一份項(xiàng)目計(jì)劃書可能很粗糙，但必須包括幾項(xiàng)最重要的東西，即項(xiàng)目主要交付成果，項(xiàng)目的里程碑，完成的時間，預(yù)算的成本，主要的項(xiàng)目成員。由于這幾項(xiàng)就有了跟蹤的依據(jù)。
(2)實(shí)時跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)行。根據(jù)項(xiàng)目的緊急程度，制訂跟蹤周期。對于時間比較長的項(xiàng)目可能一個月檢查一次，對于時間比較短的，可能一周檢查一次。檢查的根據(jù)是項(xiàng)目經(jīng)理、財務(wù)和客戶提交的資料。檢查方法主要是掙值分析。
(3)當(dāng)項(xiàng)目已經(jīng)超時或者超支或者接近這一狀態(tài)時應(yīng)及時通知相關(guān)人員。
(4)一些特殊情況下，跟蹤顯得尤其重要。如原來負(fù)責(zé)本項(xiàng)目市場人員的離職，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的解散，項(xiàng)目經(jīng)理的更替，項(xiàng)目從一個部門轉(zhuǎn)移到另一個部門，客戶的項(xiàng)目經(jīng)理的變