項(xiàng)目管理知識(shí)體系中, 將項(xiàng)目管理定義為運(yùn)用各種知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、工具、技能對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理, 以達(dá)到或超過項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的要求或期望。這種定義適用于任何一個(gè)項(xiàng)目或一次性活動(dòng), 其原則也適用于多項(xiàng)目管理。項(xiàng)目戰(zhàn)略是發(fā)展戰(zhàn)略的精華部分, 是實(shí)施發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)鍵。項(xiàng)目辦公室可以認(rèn)為是制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的支持機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目戰(zhàn)略實(shí)施的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目辦公室在企業(yè)整體的平臺(tái)和角度上, 將利用項(xiàng)目管理的思想、理論和方法、技術(shù)對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行管理、規(guī)范、協(xié)調(diào)和監(jiān)督, 應(yīng)是企業(yè)常設(shè)的多項(xiàng)目管理職能部門, 以便為多項(xiàng)目管理提供持續(xù)的支持和指導(dǎo), 但在人員配備特別是在項(xiàng)目管理人才培養(yǎng)和輸出上又體現(xiàn)了動(dòng)態(tài)調(diào)整以適應(yīng)多項(xiàng)目管理的特征。
現(xiàn)代項(xiàng)目管理是對(duì)傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方法和實(shí)踐的提煉和優(yōu)化, 已經(jīng)上升到了理論學(xué)科水平并具有實(shí)際可操作性。我國項(xiàng)目管理師職業(yè)資格的確立, 體現(xiàn)了項(xiàng)目管理理論和方法的巨大價(jià)值。項(xiàng)目管理理論和方法體現(xiàn)了集約管理的原則,有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置資源的內(nèi)在要求。項(xiàng)目管理技術(shù)對(duì)項(xiàng)目成功實(shí)施所起的作用已為越來越多的人所認(rèn)可, 被認(rèn)為是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理的更有效工具。并且在企業(yè)整體運(yùn)作方面的效果也很明顯。運(yùn)用項(xiàng)目管理進(jìn)行戰(zhàn)略管理應(yīng)該成為眾多企業(yè)的選擇。
1、項(xiàng)目辦公室的職能
(1)建立標(biāo)準(zhǔn)
項(xiàng)目實(shí)施具有某些同質(zhì)性和相通性, 項(xiàng)目管理作為企業(yè)項(xiàng)目戰(zhàn)略實(shí)施的重要工具, 項(xiàng)目辦公室首先應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目管理活動(dòng)建立一套工作標(biāo)準(zhǔn), 以便對(duì)具體項(xiàng)目管理提供指導(dǎo)。這些標(biāo)準(zhǔn)一般有程序標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)( 方法) 標(biāo)準(zhǔn)和其他標(biāo)準(zhǔn)。程序標(biāo)準(zhǔn)主要指工作開展、項(xiàng)目實(shí)施的程序方面的標(biāo)準(zhǔn)。一般而言, 企業(yè)都注重程序標(biāo)準(zhǔn)的建立和維護(hù)。技術(shù)( 方法) 標(biāo)準(zhǔn)主要是指項(xiàng)目管理知識(shí)表達(dá)和工具應(yīng)用方面的標(biāo)準(zhǔn)。由于項(xiàng)目管理在我國的應(yīng)用并不普及,因此技術(shù)( 方法) 標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)的弱項(xiàng), 項(xiàng)目辦公室應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)( 方法) 標(biāo)準(zhǔn)的建立、維護(hù)和推行, 以充分發(fā)揮項(xiàng)目管理的作用。其他標(biāo)準(zhǔn)主要有溝通、激勵(lì)、信息渠道、行政管理等方面的工作標(biāo)準(zhǔn), 這些標(biāo)準(zhǔn)在某種程度上可能比前兩者更重要。
工作標(biāo)準(zhǔn)的建立是為了使工作程序明確以便增強(qiáng)工作的目的性。當(dāng)然, 工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整, 標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)工作, 不能工作適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。
(2)整體推進(jìn)
整體推進(jìn)就是項(xiàng)目戰(zhàn)略實(shí)施的整體、協(xié)調(diào)進(jìn)行, 反映了戰(zhàn)略實(shí)施的綜合性、平衡性, 既重點(diǎn)突出又協(xié)調(diào)推進(jìn)。整體推進(jìn)并不強(qiáng)調(diào)單個(gè)項(xiàng)目的重要性, 因?yàn)轫?xiàng)目戰(zhàn)略規(guī)定了多項(xiàng)目選擇都是為戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)的, 項(xiàng)目辦公室應(yīng)把多項(xiàng)目看作一個(gè)有機(jī)整體。加強(qiáng)多項(xiàng)目之間的聯(lián)系和溝通, 為企業(yè)決策層提供項(xiàng)目進(jìn)展階段性成果報(bào)告和情況分析是項(xiàng)目辦公室的重要工作。項(xiàng)目辦公室主要為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供指導(dǎo)和服務(wù), 不能試圖解決項(xiàng)目管理的所有具體問題。
(3)系統(tǒng)解決
項(xiàng)目實(shí)施會(huì)出現(xiàn)很多問題, 雜亂無章的解決問題勢必造成麻煩。同質(zhì)性的問題要制定系統(tǒng)解決的計(jì)劃?？梢哉f, 項(xiàng)目辦公室就是為解決問題存在的。各項(xiàng)目組織要主動(dòng)提出和報(bào)送問題, 項(xiàng)目辦公室也要主動(dòng)提出并匯總問題, 更重要的是分析問題, 提出解決問題的思路和方法, 建立系統(tǒng)解決問題的框架, 使問題解決有章可循。具體性和突發(fā)性的問題由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解決, 整體性和系統(tǒng)性的問題由項(xiàng)目辦公室考察并提出意見或建議。系統(tǒng)解決使問題處于受控狀態(tài), 可以節(jié)省資源、提高效率。
2、項(xiàng)目辦公室的作用
(1)多項(xiàng)目選擇及其優(yōu)先級(jí)
多項(xiàng)目選擇及其優(yōu)先級(jí)確定是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的關(guān)鍵。對(duì)于企業(yè)來說, 合適的多項(xiàng)目選擇是非常困難的。項(xiàng)目辦公室的特征決定了其組成人員必須是項(xiàng)目管理專家和管理通才, 可以為決策提供