的工具和技術(shù)來控制項目并對即將來臨的問題提出預(yù)警。應(yīng)當在項目的規(guī)劃階段開始建立控制項目和保持活力的工具并在每個后續(xù)的項目狀態(tài)會議上進行評估。在項目執(zhí)行過程中，項目規(guī)劃階段建立的東西都不應(yīng)該被忽略或拋棄。成功的要爵士強調(diào)簡潔以及最少的項目控制必備工具。
項目失敗的主要原因之一是不良的、不一致的估算。利用WBS結(jié)構(gòu)和自下而上的估算方法是對項目實施一致估算的簡單方式之一。除了估算過程外，項目辦公室應(yīng)該建立一個簡單的風險過程對事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進行估算。使用縮寫RAID是一泓簡單的提醒方式以促使項目經(jīng)理開始界定風險、假設(shè)、內(nèi)容和定義。在項目啟動階段哪怕是僅僅考慮以下項目風險都是有幫助的。此外，項目辦公室應(yīng)當負起領(lǐng)導(dǎo)責任尋找能夠滿足組織的估算和風險需求的軟件包。
3．評審并管理項目卷宗
項目辦公室在項目業(yè)務(wù)量過程中發(fā)揮著主要租用。作為許多項目管理的重點，它是項目辦公室參與從項目的開始到結(jié)束整個過程的主要原因。項目辦公室可以建立完整的項目業(yè)務(wù)量過程或者確保它們被包含在現(xiàn)有的過程中。項目卷宗管理過程包括兩部分--項目選擇和卷宗評審。建立項目卷宗過程的第一個挑戰(zhàn)就是查清現(xiàn)存的項目以及它們是如何啟動的。在開始的時候評估選擇項目是如何完成的并用最佳案例完成這個過程（如項目優(yōu)化）是深思熟慮的。項目辦公室還應(yīng)當提議建立由業(yè)務(wù)部門和IT組織高級管理人員項目選擇和審核委員會。項目選擇和審核的領(lǐng)域可能是十分的政治性的，因此項目辦公室應(yīng)該謹慎的應(yīng)對這個挑戰(zhàn)。大多組織重視項目選擇但是很少組織有一個一致的審核過程。項目辦公室項目辦公室應(yīng)當提供管理支持，項目辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當主持每個月四次的卷宗審核會議。為了召開這個會議，項目經(jīng)理應(yīng)當搜集和整理項目數(shù)據(jù)，并在會議上提交給審核委員會。會議的目的是審核項目狀態(tài)是否按照計劃進行并決定項目是否繼續(xù)。整個項目卷宗的Mix應(yīng)該能夠給組織提供最高的投資回報率ROI，如果不是這樣的話，審核委員會應(yīng)當立即決定推遲或者中止項目并尋找其他機會。通過中止或者推遲來減少卷宗中活躍項目的個數(shù)將對其他的項目有積極的影響并將哦打組織的聲譽。例如，在 USA Today (October 1, 1998)中, Novell 的CEO Eric Schmidt, 說過他曾經(jīng)把Novell工程師工作的項目從幾百個削減到幾十個。結(jié)果， Novell的核心產(chǎn)品--NetWare 5比預(yù)定日期提前10天交付審核。
4．進行項目評審和稽核
項目評審和稽核與項目卷宗的審核不同。項目辦公室是將項目評審和稽核與項目作為提高項目運作質(zhì)量的擁護者。它還具有對潛在的風險提供早期預(yù)警的作用。在不斷前進過程中蘊含的導(dǎo)致失敗的趨勢通常易于被非項目管理人所察覺 我們獲得的教訓(xùn)就是我們不吸取教訓(xùn) ）。項目評審和稽核應(yīng)當在項目規(guī)劃階段開始，并在整個項目中持續(xù)進行。在項目規(guī)劃階段，由與項目沒有直接關(guān)系的專家組成的審核小組可以提供有價值的洞察和指導(dǎo)。項目評審和稽核在脆弱的項目初期經(jīng)常進行。由于它將占用項目的時間，因此在項目過程中英港將其列入項目計劃。這些審核不是隔靴搔癢而，其目的是為項目經(jīng)理提供幫助。當項目成熟后，審核可以從每個月一次改為每季度一次。在項目評審和稽核中獲得的教訓(xùn)應(yīng)當在項目經(jīng)理中共享并用于改進項目管理過程、培訓(xùn)課程和指導(dǎo)教程，此外，項目辦公室應(yīng)當在主頁上貼出獲得的教訓(xùn)。經(jīng)驗表明，很少組織能夠適當?shù)奶幚斫逃?xùn)，以至于連續(xù)不斷的犯錯誤或者重蹈覆轍。
5．組織并管理資源池
現(xiàn)在大多數(shù)組織面臨的最大難題是缺乏能夠按照計劃完成任務(wù)的熟練人才，在IT機構(gòu)中尤其嚴