項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目管理中是一個(gè)穩(wěn)定的力量，它必須在保持長期目標(biāo)的同時(shí)獲得立即成果。項(xiàng)目辦公室一旦建立，高級管理層就會想獲得立即成果，即使在形成這種局面此之前得好幾年他們曾經(jīng)忽略、反對它?，F(xiàn)實(shí)要求項(xiàng)目辦公室必須對組織的需求迅速回應(yīng)，但是，快速的修正措施并不能持續(xù)很長時(shí)間，很快整個(gè)組織又陷入混亂狀態(tài)。假如你有一個(gè)項(xiàng)目辦公室，你將如何去運(yùn)營它？項(xiàng)目辦公室的遠(yuǎn)景是在組織內(nèi)部推廣項(xiàng)目管理知識使其成為企業(yè)文化的一部分。以下分享幾大秘訣是：
1．失控項(xiàng)目的控制
為了獲得立即的成果，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該采取的第一個(gè)行動是控制失控的項(xiàng)目。大多數(shù)組織都有一些失控的項(xiàng)目。有些組織承認(rèn)這一點(diǎn)有些則不然。把失控的項(xiàng)目重新扳回到正確的軌道上來將為項(xiàng)目辦公室?guī)砗玫穆曌u(yù)。如果組織拒絕承認(rèn)存在失控的項(xiàng)目，那么去尋找失控項(xiàng)目的一些警告跡象。失控項(xiàng)目的一些警告跡象如下：
·不充分的項(xiàng)目計(jì)劃
·錯(cuò)誤的任務(wù)管理
·糟糕的報(bào)告和交流
·不經(jīng)常的狀態(tài)報(bào)告會議
·不足的文檔
·突然的時(shí)間表變更
·項(xiàng)目組織渙散
·混亂的業(yè)務(wù)目標(biāo)
·極端的項(xiàng)目復(fù)雜性
·不斷上升的投入
·過多的項(xiàng)目會議
一旦項(xiàng)目辦公室確定了失控的項(xiàng)目，下一個(gè)步驟是向其提供幫助。如果失控的項(xiàng)目不止一個(gè)，項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)將注意力集中在優(yōu)先級最高的項(xiàng)目上。通常，支持關(guān)鍵業(yè)務(wù)目標(biāo)的項(xiàng)目會吸引高級管理層的注意。但是，不是所有的項(xiàng)目經(jīng)樂意接受幫助，原因僅僅是項(xiàng)目處于困境并不意味著項(xiàng)目經(jīng)理希望得到幫助。許多項(xiàng)目經(jīng)理相信問題是暫時(shí)的并且將很快得以解決。他們的獨(dú)立、傲慢的態(tài)度經(jīng)常是項(xiàng)目即將失敗的主要原因。正如項(xiàng)目辦公室所顧慮的那樣，許多失控的項(xiàng)目是不可回復(fù)的且必須完全重新組織重新計(jì)劃。項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)意識到失控項(xiàng)目的這種氣氛和形勢。比如說，以下的諸多情況將會出現(xiàn)：
·項(xiàng)目內(nèi)的溝通不良
·士氣低下的骨干人員已經(jīng)逃離或者正在逃離
·項(xiàng)目交付推遲
·項(xiàng)目范圍失控
·投資不斷上升
·項(xiàng)目計(jì)劃已經(jīng)完全被遺棄
·項(xiàng)目成員陷入無休止的會議之中
·客戶失去信心，經(jīng)常過問一些越來越具體的的細(xì)節(jié)
假如提供綠燈的話，項(xiàng)目辦公室可以通過許多方式為失控項(xiàng)目提供幫助。首先，項(xiàng)目辦公室可以進(jìn)行評估并向項(xiàng)目經(jīng)理提交評估結(jié)果以利于項(xiàng)目實(shí)施。雖然這是具有吸引力且威脅更少的方式，這種解決方案很少奏效，因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)早已負(fù)擔(dān)過重了。第二，項(xiàng)目辦公室可以為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同工作為提出補(bǔ)救計(jì)劃并實(shí)施這個(gè)計(jì)劃提供咨詢和指導(dǎo)。補(bǔ)救計(jì)劃應(yīng)當(dāng)與其他項(xiàng)目人工以并安排。不幸的是，這將進(jìn)一步推遲交付日期并將給有關(guān)方面造成更大的震動。雖然這些方案可能奏效，通常，項(xiàng)目可能在某一個(gè)點(diǎn)上被中止以重新分組、組織或計(jì)劃。
2．幫助啟動項(xiàng)目并建立估算和風(fēng)險(xiǎn)過程
許多組織無法在三個(gè)限制的范圍內(nèi)完成項(xiàng)目，因而項(xiàng)目失控是件常事而非例外。俗話說“一分防勝過十分補(bǔ)”，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該關(guān)注正在啟動的項(xiàng)目以防止將來的失敗和補(bǔ)救。項(xiàng)目不是在一夜之間就失敗的，普遍是一段時(shí)間一點(diǎn)點(diǎn)的走向失敗的。通常，項(xiàng)目偏離軌道的幅度是如此的微小以至于難于察覺，項(xiàng)目辦公室不愿意追蹤這些蛛絲馬跡因此它必然會走向失敗項(xiàng)目的道路上來。更安全的說法是如果項(xiàng)目開始得當(dāng)?shù)脑挘某晒Ω怕示蜁笠恍?。因此，?xiàng)目辦公室必須立即開始幫助新項(xiàng)目的啟動，這樣才能獲得服務(wù)有價(jià)值的聲譽(yù)。
開始的時(shí)候，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該為所有的新項(xiàng)目建立一個(gè)包括估算與風(fēng)險(xiǎn)管理在內(nèi)的項(xiàng)目管理流程。項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)項(xiàng)目經(jīng)理使用最少的、必備