管理計(jì)劃工具，它能夠識(shí)別項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑以及顯示任務(wù)間的相互關(guān)聯(lián)。因?yàn)镻ERT/CPM網(wǎng)絡(luò)圖能夠以多種方法建立，因此項(xiàng)目辦公室應(yīng)該建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)方法。項(xiàng)目辦公室通?？捎玫囊环N方法就是創(chuàng)建PERT/CPM圖表模板，以供項(xiàng)目工作人員在編制計(jì)劃時(shí)使用。這種模板的方法在管理具有相同結(jié)構(gòu)的工作元素方面有著特殊的效果。例如，在電信項(xiàng)目中開(kāi)關(guān)的安裝、通過(guò)FDA的批準(zhǔn)過(guò)程以及在一個(gè)大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中建造房屋的地基等。
7、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序
如果組織使用系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序，則項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是可以識(shí)別和減輕的。項(xiàng)目辦公室應(yīng)該開(kāi)發(fā)維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)檢查表，列出項(xiàng)目中可能發(fā)生的不利事件并且對(duì)其影響作出評(píng)估。很多現(xiàn)有的手段，如建立情景假設(shè)、蒙特卡洛仿真法等都能夠幫助進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)影響的分析。項(xiàng)目辦公室還應(yīng)提出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的建議方法，特別是應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和轉(zhuǎn)移的手段。
8、文檔標(biāo)準(zhǔn)
項(xiàng)目通常是以文件的形式記錄下來(lái)的，一個(gè)項(xiàng)目的確立通常也是源于文件。例如，當(dāng)投標(biāo)小組對(duì)客戶(hù)的招標(biāo)書(shū)作出回應(yīng)時(shí)，這一投標(biāo)文件就預(yù)示著一個(gè)新的項(xiàng)目的產(chǎn)生。像預(yù)算和資源需求、范圍說(shuō)明、月進(jìn)度報(bào)告、變更單和其他要求都是與項(xiàng)目相關(guān)的文檔的一小部分。
項(xiàng)目辦公室經(jīng)常要為項(xiàng)目組成員提供指導(dǎo)，告訴他們選用何種文檔、何時(shí)使用以及如何使用等。通過(guò)履行這個(gè)角色，項(xiàng)目辦公室使組織內(nèi)的溝通加強(qiáng)，從而保證項(xiàng)目的參與者協(xié)調(diào)一致地工作。通常地，項(xiàng)目辦公室人員必須在渴望一致性又需要合理的靈活性之間進(jìn)行平衡，其中一項(xiàng)主要任務(wù)就是要確認(rèn)何種文檔應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化。下面列出的是項(xiàng)目辦公室應(yīng)該予以標(biāo)準(zhǔn)化的一些文檔例子。
9、狀態(tài)報(bào)告
狀態(tài)報(bào)告要定期發(fā)布，通常是每周一次，以便項(xiàng)目組成員能夠及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展的最新情況。狀態(tài)報(bào)告通常應(yīng)包括報(bào)告期內(nèi)的成本和進(jìn)度情況的數(shù)據(jù)。項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃相對(duì)照可以使項(xiàng)目成員明確在成本和進(jìn)度方面的差異，因此是項(xiàng)目控制的重要工具。項(xiàng)目辦公室應(yīng)該負(fù)擔(dān)編制狀態(tài)報(bào)告的主要職責(zé)，使其能夠在整個(gè)組織中使用；項(xiàng)目辦公室還應(yīng)決定狀態(tài)報(bào)告中應(yīng)包含哪些信息以及這些信息的表述方式。
10、工時(shí)表
大多數(shù)以項(xiàng)目為中心的組織都要求其員工填寫(xiě)工時(shí)表，通常為每周一次。員工在工時(shí)表上標(biāo)明其在報(bào)告期內(nèi)在各項(xiàng)目上所分配的時(shí)間。理論上，對(duì)這些工時(shí)表的分析會(huì)顯示出員工是如何花費(fèi)時(shí)間的。令人遺憾的是，工時(shí)表會(huì)產(chǎn)生很多不完美的信息，有些缺陷是和不誠(chéng)實(shí)的報(bào)告內(nèi)容有關(guān)的。例如，員工報(bào)告時(shí)夸大時(shí)間以顯得很忙。很多錯(cuò)誤的發(fā)生是因?yàn)閱T工在報(bào)告其時(shí)間分配時(shí)前后不一致；需要明確的還包括諸如超時(shí)和超量的工作如何報(bào)告，以及員工同時(shí)參加多個(gè)項(xiàng)目工作時(shí)如何進(jìn)行時(shí)間的分配等。
11、變更單
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要應(yīng)對(duì)的一件事情就是需求將會(huì)發(fā)生改變，因此，項(xiàng)目辦公室認(rèn)真制定變更請(qǐng)求表格是很重要的。需要用變更請(qǐng)求表來(lái)啟動(dòng)變更管理過(guò)程。當(dāng)變更請(qǐng)求得到批準(zhǔn)時(shí)，變更執(zhí)行表就會(huì)發(fā)給應(yīng)該執(zhí)行該變更的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)。變更請(qǐng)求處置表提供了同意或拒絕變更請(qǐng)求的決定信息。
12、軟件標(biāo)準(zhǔn)
項(xiàng)目辦公室在建立用于項(xiàng)目管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)方面起著主導(dǎo)作用。當(dāng)組織采取以項(xiàng)目為中心的運(yùn)作模式時(shí)，他們需要闡明的首要管理問(wèn)題之一就是確認(rèn)一個(gè)能夠用于所有項(xiàng)目的計(jì)劃軟件包。此外，他們還幫助選擇一個(gè)單一的標(biāo)準(zhǔn)用于文字和表格的處理。對(duì)軟件標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注之所以重要是因?yàn)椋?/span>
▲單一標(biāo)準(zhǔn)的使用加強(qiáng)了組織內(nèi)的交流，使得一個(gè)部門(mén)的工作人員能夠看懂另外一個(gè)部門(mén)用軟件制作的報(bào)告。如有必要，員工甚至可以通過(guò)磁盤(pán)進(jìn)行項(xiàng)目之間數(shù)據(jù)的交換。
▲采用單一的軟件標(biāo)準(zhǔn)能夠促進(jìn)更有效