每一個項目經(jīng)理人都需要一套方法來做項目管理?；蛘呤且粋€簡單流程。PMO他應(yīng)該去定義，并且提供這個方法。這些方法不應(yīng)該因為某一個項目而不一樣。當(dāng)然各位會有問題，大型項目和小項目方法不一樣，對，拿掉哪一部分模組也是PMO設(shè)計方法論的時候就考慮過，整個來看這些管理方法還是維持在PMO當(dāng)初定義的框架內(nèi)，而不是因為你小了就不需要做，你可以拿掉哪一些，這次在德國交通部也做了分級的概念，你做什么樣規(guī)模的項目，就可以用哪些，叫查檢表，有一個基礎(chǔ)的LIST是你最初要用的。
項目經(jīng)理人每一個項目都需要去執(zhí)行、控管。PMO去協(xié)調(diào)，它的工作就是協(xié)調(diào)不同項目之間的問題。每一個項目出現(xiàn)問題的時候，無外乎是資源的問題、時間的問題，或者是范圍的問題，因為公司就這么大，資源就在那個地方，可是單一的項目經(jīng)理可能他看不到所有的資源，PMO可以提供這樣的角色。這里面有一個簡單的范例，要做什么工作，大家可以看一下，你的需求單應(yīng)該怎么做，到最后該怎么樣去做結(jié)案的工作，各位可以從表里看得到。剛才提到的PMO有一個功能，它能夠把項目管理做集中式管理，集中式管理最主要需要有一個KPI系統(tǒng)，各個項目他們的執(zhí)行成效到底怎么樣，一般來講做項目管理時候，各個項目經(jīng)理人可能會自己定，或者公司會給他一些，可是項目管理辦公室的話可以定出一系列的數(shù)據(jù)，然后針對項目來挑選出合適的數(shù)據(jù)。之后，有機會對各個項目的執(zhí)行成效做評比，也因此找出可能的問題，及早改正。
你提供這些樣本給我們各個項目管理人，請他們?nèi)ナ杖”匾臄?shù)據(jù)，之后才能夠做分析，他們交給你的報告跟他們產(chǎn)出的報告也可以去做一個比較客觀的審查。因為你不止可以做文件的審查，你還可以做功能性的審查。提供這樣的方法論和工具。里面會有MTA，EVA，這里面已經(jīng)放在我們的KPI里面。有了縱觀、橫向比較以后能夠提供給CIO，告訴他們整體項目里有哪些是好的，哪些是不好的，哪些是落后的，可以做到早期預(yù)警的功能。提供可能的修整方案，讓項目能夠及時如其地完成。這就是從達(dá)成率，以及從風(fēng)險角度來設(shè)定出不同的KPI。
剛才說有7個階段，你從這個階段完成以后要進(jìn)入到下一個階段。一般性項目管理并沒有這個東西，所以我們前一階段沒有真的完成，還是進(jìn)入第二個階段，或者沒有很清楚階段的分界。我們PMO設(shè)計比較清楚地告訴你說：你這個階段工作是什么，前面已經(jīng)定義完了。不但有很清楚的定義內(nèi)容，而且這些工作還必須做到這樣的程度，這樣下一階段才可以正式地起始。我們有很多不同的方法，這里就不一一列出來了。這是控管不同階段的方法。
該怎么樣達(dá)到的話，PMO會定下來。假如已經(jīng)達(dá)到了，我們才能進(jìn)入下一個階段，假如沒有達(dá)到，必須要去檢查，因為我們當(dāng)初定的時候都有指向道不同的問題、原因，你沒有達(dá)到可能是人員的培訓(xùn)，或者人員的知識能力、流程、資源應(yīng)用不對，所以在質(zhì)量里門檻它都會指向我們的原因分析，可以針對這個原因去分析，做完改善之后，重新評估一個新的量表，這個量表就可以判定你是否可以完成這個階段的工作，以進(jìn)入第二個階段，這是一個風(fēng)險控管的過程，你不會在前一個階段還沒有完全結(jié)束的時候就進(jìn)入第二個階段，否則到時候拉不回來。
接下來有獨立的風(fēng)險審查和管理的方向。最后這是我剛才講的，資源是有限的，這些資產(chǎn)配置在各個項目之間該怎么做才有辦法達(dá)到最好的應(yīng)用。PMO有辦法做及時的經(jīng)驗交流，然后把資料給到每一個項目管理人。它可以提供主動的資源給每一個項目經(jīng)理人，因為PMO的功能就在這個地方。因為這樣的做法，所以它可以把標(biāo)準(zhǔn)化的動作做得更確實。標(biāo)準(zhǔn)化的話大家都想要標(biāo)準(zhǔn)化，都需要這個程序，可是標(biāo)準(zhǔn)化程度能不能落實到地，實際上這是一個可行的，操作起來就在我們的生活、工作里，透過這個有辦法來做到。PMBoK給我們這樣的方便性和彈性去做這樣的事情。我們思考PMO目的是能夠把我們的效益極大化，各個項目的管理效應(yīng)能夠極大化，讓資源應(yīng)用做到有效，所以才會有這樣獨立PMO的產(chǎn)生。從這些經(jīng)驗里來看，透過PMO，各個項目管理有機會做經(jīng)驗交流，而不需要等到一個項目結(jié)束才學(xué)到一些東西。