PMO要對(duì)所有正在進(jìn)行的、還處于未決狀態(tài)的以及已經(jīng)完成的項(xiàng)目進(jìn)行完整、全面的追蹤和報(bào)告。對(duì)企業(yè)內(nèi)部正在進(jìn)行的所有項(xiàng)目的狀況進(jìn)行報(bào)告是項(xiàng)目管理辦公室(PMO)提供的一項(xiàng)特色服務(wù)。從表面上看，這種服務(wù)似乎微不足道。畢竟，你只需要讓項(xiàng)目經(jīng)理按照一定的格式和時(shí)間要求向你發(fā)送項(xiàng)目報(bào)告就可以了。
然而，如果你曾經(jīng)有過(guò)讓很多人向你發(fā)送信息的經(jīng)歷，你就會(huì)了解，接下來(lái)的事情會(huì)很浪費(fèi)時(shí)間的。PMO還必須與管理層一起對(duì)報(bào)告的內(nèi)容進(jìn)行界定。有的企業(yè)喜歡對(duì)項(xiàng)目狀況進(jìn)行單一、直觀的描述，利用綠(良好)、黃(注意)和紅(問(wèn)題)三種顏色來(lái)從整體上顯示項(xiàng)目狀況。如果看報(bào)告的人想要了解更多的信息，那么他就要到項(xiàng)目經(jīng)理那里請(qǐng)教。還有一些企業(yè)喜歡對(duì)項(xiàng)目狀況進(jìn)行全面的描述。如果看報(bào)告的人想要了解什么問(wèn)題，那么他可以直接在報(bào)告中找到答案，而不必再去項(xiàng)目經(jīng)理那里請(qǐng)教。下面讓我們來(lái)看看很多PMO提供的一般服務(wù)：了解項(xiàng)目狀況并制成報(bào)告。
了解企業(yè)的項(xiàng)目狀況看上去可能是很簡(jiǎn)單的一件事。PMO只需要收集和整理信息，然后再制成報(bào)告就可以了。然而，同所有依賴于人力進(jìn)行的活動(dòng)一樣，了解企業(yè)的項(xiàng)目狀況也是看事容易做事難。PMO在了解項(xiàng)目狀況時(shí)可能會(huì)遇到下面這些挑戰(zhàn)。
1、時(shí)間問(wèn)題
沒(méi)有哪個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理能夠在你需要的第一時(shí)間向你提供項(xiàng)目狀況信息。1990年，我曾經(jīng)和一名負(fù)責(zé)Y2K項(xiàng)目的管理員進(jìn)行了交流，他告訴我說(shuō)，收集半個(gè)月的狀況信息要花費(fèi)他至少八個(gè)小時(shí)的時(shí)間。如果是你要進(jìn)行這項(xiàng)工作的話，是不是通常要把它安排在幾乎所有工作任務(wù)的最后來(lái)完成呢?
2、準(zhǔn)確性問(wèn)題
在很多情況下，收集到的信息是不準(zhǔn)確的。例如，你可能已經(jīng)注意到了，項(xiàng)目小組下一個(gè)月的工作計(jì)劃同上一個(gè)月的工作計(jì)劃可能是相同的，這說(shuō)明報(bào)告信息的人只是把以前報(bào)告過(guò)的信息又重新報(bào)告了一遍。同樣，你可能也注意到了，項(xiàng)目經(jīng)理總是會(huì)報(bào)告說(shuō)項(xiàng)目按照預(yù)計(jì)工期進(jìn)展的很好，即使并不是所有的工作都能如期完成。
通常，即使信息準(zhǔn)確及時(shí)，你也會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，那就是信息不完整。例如，你所得到的信息可能非常簡(jiǎn)要，并不能讓你對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的狀況有完整的了解。
3、克服狀況報(bào)告會(huì)遇到的問(wèn)題
當(dāng)然，這些問(wèn)題必須而且能夠得到克服。下面這些行動(dòng)可能會(huì)對(duì)PMO有所幫助：
說(shuō)明信息的使用者和用途。這一點(diǎn)非常重要。如果一個(gè)人感覺(jué)不到自己提供的信息的使用價(jià)值，他就不愿意花時(shí)間去提供信息。如果他知道了信息的使用者是誰(shuí)，就會(huì)對(duì)這件事更加重視。清楚自己需要的信息的內(nèi)容和用途。不要收集那些與報(bào)告內(nèi)容無(wú)關(guān)的信息。
提出正當(dāng)要求。你在獲取信息時(shí)可能會(huì)面臨來(lái)自各個(gè)方面的挑戰(zhàn)，但只要你的要求是正當(dāng)?shù)模筒灰屓魏稳艘圆恢罏榻杩趤?lái)拒絕你。
明確要進(jìn)一步了解的問(wèn)題。讓項(xiàng)目經(jīng)理知道對(duì)哪些問(wèn)題你想有進(jìn)一步的了解，希望他們能夠在報(bào)告中明確這些問(wèn)題，這樣就不用再去找他們請(qǐng)教了。
在必要的情況下運(yùn)用管理手段。如果你覺(jué)得PMO每月用在信息報(bào)告上的時(shí)間太多了，那么就可以適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用管理手段。
4、證明自身價(jià)值
在企業(yè)內(nèi)部，PMO是唯一能夠?qū)菊谶M(jìn)行的所有項(xiàng)目有全面了解的部門(mén)。PMO如果不能對(duì)項(xiàng)目管理的價(jià)值進(jìn)行追蹤和量化，就無(wú)法證明自身的價(jià)值。通常，項(xiàng)目管理價(jià)值是PMO價(jià)值的間接反映。例如，在一定時(shí)期內(nèi)按照預(yù)定目標(biāo)完成的項(xiàng)目越多，就證明項(xiàng)目管理的價(jià)值越大，從而也就體現(xiàn)出了PMO的價(jià)值。
5、確定項(xiàng)目管理的價(jià)值